AACP-02 - настанови щодо взаємного проведення аудитів контрактів

Що це таке

AACP-02 - це Allied Acquisition Publication NATO, яка визначає, як органи аудиту контрактів різних країн NATO допомагають одні одним перевіряти витрати за неконкурентними оборонними контрактами з єдиним джерелом постачання. Документ існує тому, що закупівельна програма NATO зазвичай проходить через підрядника або ланцюг субпідрядників, розташованих не в тій країні, яка купує техніку, а уряд-покупець не має власних повноважень перевіряти бухгалтерські записи на чужій території. Настанови "offered for use by countries and NATO organisations that do not have existing agreements on contract audit services with each other" і поширюються серед країн NATO за STANREC 4812 - рекомендацією зі стандартизації, а не ратифікованим зобов'язанням. Чинне видання - Edition C Version 1, оприлюднене в липні 2019 року; документ не зазначає, що саме він замінив.

Хто запитує, хто перевіряє і що саме перевіряють

Усю цю конструкцію тримають дві державні ролі. Орган, що подає запит, - це "the agency of a NATO country or a NATO organisation making the request for the provision of contract audit services"; орган, що виконує аудит, - це "the agency of a NATO country providing contract audit services" у країні, де працює підрядник. Сам підрядник, визначений широко як "any commercial enterprise or government Organisation undertaking work under a contract or a prospective contract", є об'єктом аудиту, а не стороною домовленості між двома урядами.

У сферу дії входять п'ять видів аудиту, кожен зі своїм очікуваним строком звітування: витрати, уже заявлені як понесені за контрактом (180 календарних днів), кошторис витрат, що лежить в основі тендерної або цінової пропозиції (90 днів), окремі елементи витрат чи індекси зміни цін (90 днів), фінансова оцінка потенційного підрядника (120 днів) і претензії за розірваним контрактом (90 днів). Аудит зазвичай не запитують для контрактів вартістю нижче 1 млн EUR, і лише для вже укладених неконкурентних контрактів або для тих, які орган, що подає запит, вирішив укласти залежно від висновків аудиту.

Як аудит запитують, приймають і виконують

Запит подається письмово і містить те, що перелічено в додатку A: компанію, яку потрібно перевірити, характер і обсяг аудиту, кінцевий строк, копію контракту та все інше, що може стати в пригоді. Великі програми з кількома рівнями підрядників, можливо розкиданих по різних країнах, вимагають від органу, що подає запит, заздалегідь спланувати координацію кількох національних органів аудиту і вчасне врахування їхніх результатів в аудиті вищого рівня. Отримавши запит, орган, що виконує аудит, невідкладно письмово повідомляє про його прийняття - із зауваженнями, пропозиціями змін або орієнтовною сумою оплати - або відмовляє, якщо запит суперечив би його власному національному законодавству.

Далі орган, що виконує аудит, перевіряє за власними стандартами обліку, власною практикою та національним законодавством, "as if the audit were being carried out for its own Government", а не за правилами органу, що подав запит. Звіти мають лише рекомендаційний характер: відповідальність за переговори та погодження фактичної ціни з підрядником залишається за органом, що подав запит, і він не має дублювати чи переоцінювати роботу органу, який аудит виконував. Дані контракту та витрат вважаються комерційно конфіденційними, з матеріалами обмеженого доступу поводяться за правилами, які й так на них поширюються, а у звіті про витрати субпідрядника має бути відокремлено те, чого підрядник вищого рівня бачити не може.

Де національна практика розходиться

Настанови вказують на точки тертя, які закупівельному органу варто перевірити до того, як він укладе контракт з іноземним постачальником, а не після: чи має країна, що виконує аудит, взагалі національний орган аудиту, чи передала цю функцію приватній фірмі; які категорії витрат - проценти та фінансові витрати, незалежні дослідження та розробки, амортизація, зв'язки з громадськістю, представницькі витрати - країна вважає недопустимими; чи можна взагалі коментувати прибуток під час аудиту; і що насправді містить звіт про аудит. Порада всюди та сама: погоджувати з підрядником порядок поводження з усім, що різниться, заздалегідь, а не давати цьому виринути посеред аудиту.

Усе це тримається на спільному словнику. Настанови визначають комерційну конфіденційність, підрядника, підрядника вищого рівня, неконкурентний оборонний контракт, орган, що виконує аудит, орган, що подає запит, і взаємність - "the performing authority and the requesting authority have every expectation that ... there will be a balance in the number and effort expended on the audit requests received and made", тобто йдеться про взаємну допомогу між державними органами аудиту, а не про послугу за плату. Лексикон у додатку додає словник обліку витрат - допустимі витрати, прямі та непрямі витрати, загальні й адміністративні витрати, вартість капіталу, вкладеного у виробничі потужності, та інші, - бо такі терміни означають різне в регулюванні різних країн.

Оплата, відповідальність і те, чого настанови не врегульовують

За загальним принципом і за умови взаємності два уряди не стягують одне з одного плати за аудит, хоча національне законодавство може вимагати оплати в кожному окремому випадку, застосованої однаково до кожного органу, що подає запит. Кожна сторона відмовляється від претензій до іншої щодо втрат або шкоди, пов'язаних з аудитом, крім умисних неправомірних дій або грубої необережності, а запити та звіти мають бути офіційною мовою NATO, якщо не погоджено інакше. Чого настанови не роблять, так це не створюють самі собою жодного права на доступ для аудиту: воно має бути прописане в тендерній документації та в контракті органу, що подає запит, до того, як запит можна опрацювати, і ніщо тут не стає прямим обов'язком підрядника.

Запросити доступ до цього стандарту

Розкажіть, як ви плануєте працювати з AACP-02 і що вам від нього потрібно. Ми зв'яжемося з вами та повідомимо, чим тут може допомогти ComplyTrain.