Керування документами
Створюйте документи з відповідності за допомогою ШІ, контролюйте кожну версію та експортуйте їх у гарному фірмовому оформленні. Усе в одному місці.
Пишіть настанови з якості, процедури, оцінки ризиків і тендерні відповіді в одному місці. ШІ допоможе скласти чернетки, а контроль версій і погодження вбудовані в систему. Готові документи експортуються у Word або PDF з вашим брендуванням.
Тримайте потрібний документ пов'язаним із роботою, якою він керує
Управління документами - це місце, де пишуть, переглядають і затверджують ваші документи з відповідності: посібники з якості, процедури, оцінки ризиків, тендерні пропозиції. ШІ готує чернетки на основі того, що ваша організація вже знає, команда доопрацьовує й затверджує, а готовий документ отримує версію, контроль і готовність до аудиту.
Структуроване створення документів і Document Vault виконують два різні завдання і поєднуються в момент затвердження. Створення - це написання й затвердження контрольованого вмісту. Vault зберігає файли з їхніми метаданими, версіями, доступом і мовним охопленням. Затверджена інформація потім пов'язується з вимогами, які вона охоплює, з навчанням, що на неї спирається, і з повсякденною роботою з якості, яка її використовує.
ШІ готує чернетки, а ваша команда лишається за кермом
Вбудований ШІ-помічник готує розділи з наявних у вас знань і пропонує покращення просто під час написання. Ви починаєте з готової чернетки, а не з чистого аркуша. Команда переглядає і затверджує кожну зміну та відповідає за остаточне підписання. Після затвердження публікується заблокована, незмінна версія, і фіксується, які вимоги вона охоплює.
Як це виглядає
Зберігайте файл разом із його метаданими та засобами контролю версій. Завантаження файлу фіксує його ідентичність і версію, але саме по собі не означає, що вміст затверджено.
Сценарії використання
Хай ШІ напише першу чернетку
Попросіть ШІ підготувати розділ на основі того, що ваша організація вже знає, або доручіть йому заповнити частини, до яких ви ще не дійшли. Так ви починаєте не з чистого аркуша, а з готової чернетки, яку ваша команда доопрацьовує та затверджує.
Керовані процедури
Робочі інструкції та процедури перебувають під контролем версій. Актуальну затверджену версію завжди чітко видно, а повна історія змін доступна для аудиту.
Підтвердження, яке можна довести
Затвердження та підтвердження про ознайомлення фіксуються як електронні підписи, прив'язані до конкретної версії документа. Так формується документальний доказ.
Надішліть у бездоганному вигляді
Експортуйте будь-який документ у Word або PDF з вашим брендингом: ваш логотип, ваші кольори і повноцінний зміст. Такий документ можна одразу передати клієнту, аудитору чи додати до тендерної пропозиції.
Усе, що потрібно для документа з відповідності, в одному місці
AI drafting
Створюйте та вдосконалюйте документи за допомогою ШІ на основі того, що ваша організація вже знає. Формує і затверджує їх ваша команда.
Контроль версій і затвердження
Кожна версія відстежується, кожне затвердження підписується, журнал аудиту вбудований у систему. Ви завжди можете показати, що і коли було затверджено.
Експорт з логотипом
Готові документи Word і PDF у вашому фірмовому стилі, зі справжнім змістом. Можна одразу надсилати.
Історія версій
Знати, яку версію використано під час ухвалення рішення
Кожен файл у сховищі зберігає історію версій, тож ви можете відкрити саме ту зафіксовану версію, а не покладатися на назву файлу. Це важливо скрізь, де рішення згодом доведеться пояснювати: докази, долучені до висновку аудиту, процедура, з якою пов'язане підтвердження навчання, специфікація, за якою переглядали зміну продукту.
Історія версій і затвердження - це навмисно різні речі. Наведена вище історія показує зафіксовані версії файлу. Затвердження контрольованого вмісту відбувається у структурованому редагуванні, де погодження фіксується як електронний підпис для конкретної версії. Обидва задокументовані та відповідають на різні запитання.
- Відкрийте зафіксовану версію, а не ту, яку хтось лише сподівається вважати чинною.
- Навчання та докази прив'язані до конкретної версії, тож у записі видно, що діяло на той момент.
- Блокування документа, поки хтось працює з файлом
Розповсюдження та мови
Тримайте розподіл і мовне покриття на видноті
Сховище показує, якими мовами документ реально існує. Тому прогалину видно одразу, а не тоді, коли майданчик просить процедуру своєю мовою.
Контрольовані копії, права доступу та переклади відстежуються окремо від статусу індексації та синхронізації. Хто має право читати документ і чи завершила система його обробку - це різні речі. Звіт про мовне покриття показує, що наявне. Він не означає, що переклад перевірено.
- Подивіться, які мови є у сховищі, а яких бракує
- Записи про контрольовані копії та надані права доступу зберігаються окремо для кожного документа
- Права доступу зберігаються окремо від статусу індексації та синхронізації