Lenkung dokumentierter Information
Erstellen Sie Compliance-Dokumente mit KI, behalten Sie jede Version unter Kontrolle und exportieren Sie sie sauber gestaltet im Corporate Design - alles an einem Ort.
Erstellen Sie Ihre Qualitätsmanagement-Handbücher, Verfahren, Risikobewertungen und Ausschreibungsantworten an einem Ort. Eine KI unterstützt Sie beim Entwurf. Versionsverwaltung und Freigabe sind integriert, und Sie exportieren im eigenen Branding nach Word oder PDF.
Das richtige Dokument bleibt mit der Arbeit verknüpft, die es regelt
In der Dokumentenlenkung entstehen Ihre Compliance-Dokumente, werden geprüft und freigegeben: Qualitätsmanagementhandbücher, Verfahren, Risikobewertungen, Antworten auf Ausschreibungen. Die KI erstellt Entwürfe aus dem Wissen, das in Ihrer Organisation bereits vorhanden ist. Ihr Team arbeitet daran und gibt frei. Das fertige Dokument wird versioniert, gelenkt und ist auditbereit.
Strukturiertes Verfassen und der Document Vault erfüllen zwei verschiedene Aufgaben und treffen bei der Freigabe zusammen. Beim Verfassen entstehen gelenkte Inhalte, die freigegeben werden. Im Vault liegen die Dateien mit ihren Metadaten, Versionen, Zugriffsrechten und Sprachabdeckung. Freigegebene Information verweist anschließend auf die Anforderungen, die sie abdeckt, auf die Schulungen, die auf ihr aufbauen, und auf die tägliche Qualitätsarbeit, die sie nutzt.
Die KI schreibt den Entwurf, Ihr Team behält die Kontrolle
Ein integrierter KI-Assistent entwirft Abschnitte aus Ihrem vorhandenen Wissen und schlägt beim Schreiben Verbesserungen vor. So beginnen Sie nicht mit einem leeren Blatt, sondern mit einem fertigen Entwurf. Ihr Team prüft und gibt jede Änderung frei und entscheidet über die endgültige Freigabe. Mit der Freigabe wird eine gesperrte, unveränderliche Version veröffentlicht und festgehalten, welche Anforderungen sie abdeckt.
So sieht es aus
Datei, Metadaten und Versionskontrolle bleiben zusammen. Wenn Sie eine Datei hochladen, werden ihre Identität und ihre Version erfasst. Das bedeutet aber noch nicht, dass der Inhalt freigegeben ist.
Anwendungsfälle
KI schreibt den ersten Entwurf
Lassen Sie die KI einen Abschnitt aus dem vorhandenen Wissen Ihrer Organisation entwerfen oder die Teile ergänzen, die Sie noch nicht ausgefüllt haben. So starten Sie mit einem Entwurf statt mit einer leeren Seite. Ihr Team gestaltet das Ergebnis und gibt es frei.
Gelenkte Verfahren
Arbeitsanweisungen und Verfahren bleiben unter Versionskontrolle. Die aktuell freigegebene Version ist eindeutig erkennbar, und die vollständige Historie steht für das Audit bereit.
Freigabe, die Sie nachweisen können
Freigaben und Kenntnisnahmen (gelesen und verstanden) werden als elektronische Signaturen zu einer bestimmten Version erfasst. So liegt der Nachweis dokumentiert vor.
Überzeugend präsentieren
Exportieren Sie jedes Dokument als Word- oder PDF-Datei im Corporate Design: mit Ihrem Logo, Ihren Farben und einem vollständigen Inhaltsverzeichnis. So ist das Dokument fertig für Kunden, Auditoren oder eine Ausschreibung.
Alles, was ein Compliance-Dokument braucht, an einem Ort
KI-gestütztes Entwerfen
Entwerfen und überarbeiten Sie Ihre dokumentierte Information mit KI, aufbauend auf dem Wissen, das in Ihrer Organisation bereits vorhanden ist. Ihr Team gestaltet und gibt frei.
Versionskontrolle und Freigabe
Jede Version wird nachverfolgt, jede Freigabe unterzeichnet, der Audit-Trail ist integriert. So weisen Sie jederzeit nach, was wann freigegeben wurde.
Export mit Markenlogo
Fertige Word- und PDF-Dokumente in Ihrem Corporate Design, mit echtem Inhaltsverzeichnis. Direkt versandfertig.
Versionsverlauf
Nachvollziehen, welche Version der Entscheidung zugrunde lag
Jede Datei in einem Vault behält ihre Versionshistorie. Sie öffnen genau die aufgezeichnete Version, statt sich auf einen Dateinamen zu verlassen. Das zählt überall dort, wo eine Entscheidung später erklärt werden muss: der Nachweis zu einer Abweichung im Audit, das Verfahren, an das eine Schulungsbestätigung geknüpft war, oder die Spezifikation, anhand derer eine Produktänderung bewertet wurde.
Versionshistorie und Freigabe sind bewusst getrennt. Die Historie oben zeigt die aufgezeichneten Dateiversionen. Die Freigabe gelenkter Inhalte erfolgt im strukturierten Authoring, wo die Zeichnung als elektronische Signatur zu einer bestimmten Version erfasst wird. Beides ist dokumentiert, und beides beantwortet unterschiedliche Fragen.
- Öffnen Sie die dokumentierte Version, nicht die, von der jemand hofft, sie sei noch aktuell.
- Schulungen und Nachweise sind mit einer bestimmten Version verknüpft. So zeigt der Datensatz, was zum jeweiligen Zeitpunkt galt.
- Sperren von Dokumenten, während jemand eine Datei bearbeitet
Vertrieb und Sprachen
Vertrieb und Sprachabdeckung im Blick behalten
Ein Tresor zeigt, in welchen Sprachen ein Dokument tatsächlich vorliegt. Eine Lücke sehen Sie so direkt, statt sie erst zu bemerken, wenn ein Standort ein Verfahren in seiner eigenen Sprache anfordert.
Kontrollierte Kopien, Zugriffsrechte und Übersetzungen werden getrennt vom Indexierungs- und Synchronisationsstatus geführt. Denn wer ein Dokument lesen darf und ob ein System die Verarbeitung abgeschlossen hat, sind zwei verschiedene Sachverhalte. Die Sprachabdeckung zeigt, was vorhanden ist. Sie besagt nicht, dass eine Übersetzung geprüft wurde.
- Sehen Sie, welche Sprachen in einem Vault vorhanden sind und welche fehlen
- Aufzeichnungen zu gelenkten Exemplaren und Zugriffsrechte, je Dokument gespeichert
- Zugriffsrechte getrennt vom Index- und Synchronisierungsstatus