Sprachen
Compliance in der Sprache, die Ihr Team wirklich spricht
ComplyTrain arbeitet in neun Sprachen. Die Agenten erstellen Ihre dokumentierte Information direkt in der Sprache, in der die Arbeit stattfindet. Nicht auf Englisch, das vor dem Audit erst noch jemand übersetzen muss.
Sprache ist ein Compliance-Problem, keine Frage des Geschmacks
Dokumentierte Information ist dafür da, verwendet zu werden. ISO 9001 verlangt, dass sie dort verfügbar und geeignet ist, wo die Arbeit stattfindet. Das heißt: Wer nach einer Arbeitsanweisung arbeitet, muss sie lesen können. Eine Anweisung, die nur auf Englisch vorliegt, in einem Werk, in dem auf Polnisch gearbeitet wird, wird mündlich erklärt und dann aus dem Gedächtnis befolgt. Die dokumentierte Information ist gelenkt. Die Praxis nicht.
Dieselbe Lücke tut sich im Audit auf. Ein Auditor arbeitet in der Sprache des Audits. Wenn das Qualitätsmanagementsystem Englisch erzeugt und das Audit auf Spanisch läuft, übersetzt in der Woche davor jemand die Unterlagen von Hand. Diese Übersetzung hat keine Version, ist ungeprüft und entfernt sich mit jedem Zyklus weiter vom gelenkten Original. Genau diese Abweichung landet dann im Bericht. Sie ist eine wiederkehrende Quelle von Feststellungen, die mit der Qualität des zugrunde liegenden Systems nichts zu tun hat.
Die meiste Compliance-Software antwortet darauf, indem sie ihre eigenen Schaltflächen und Menüs übersetzt. Das hilft dem, der klickt. Für die dokumentierte Information, die er erstellt, bringt es nichts. Und genau die liest der Auditor.
Was in Ihrer Sprache läuft
Damit Sprache kein Compliance-Risiko mehr ist, müssen drei Dinge lokalisiert werden. Die meisten Tools erledigen nur das erste.
Die Oberfläche
Menüs, Felder, Prüf-Warteschlangen und Systemmeldungen in allen neun Sprachen. Ihre Mitarbeiter arbeiten in der Sprache, in der sie denken. Das entscheidet darüber, ob ein System genutzt oder umgangen wird.
Die Dokumente, die die Agenten erstellen
Verfahren, Richtlinien und Aufzeichnungen entstehen in der Sprache der Person, der die Arbeit gehört. Es gibt kein englisches Original, an das nachträglich eine Übersetzung angehängt wird. Damit gibt es auch keine zweite Fassung, die auseinanderdriften kann.
Der Freigabeverlauf
Reviews, Freigaben und der Nachweis, wer was akzeptiert hat, bleiben in dieser Sprache mit der dokumentierten Information verknüpft. Der Auditor liest genau den Nachweis, den Ihr Team erstellt hat.
Die neun Sprachen
ComplyTrain läuft auf Englisch, Dänisch, Deutsch, Spanisch, Finnisch, Französisch, Polnisch, Schwedisch und Ukrainisch.
Jeder Nutzer wählt seine eigene Sprache. Die Wahl gilt pro Person, nicht pro Organisation. So arbeiten ein dänischer Qualitätsmanager und ein polnischer Produktionsleiter im selben System, an denselben gelenkten Dokumenten, jeder in seiner eigenen Sprache.
Ein System, mehrere Länder
Grenzüberschreitend tätige Unternehmensgruppen landen meist bei einer von zwei Lösungen, und beide sind teuer. Entweder betreibt jede Tochtergesellschaft ihr eigenes Qualitätsmanagementsystem, und die Muttergesellschaft hat keinen konsolidierten Überblick. Oder die Gruppe betreibt ein einziges System auf Englisch, und jeder Standort pflegt für die Mitarbeiter vor Ort eine inoffizielle übersetzte Kopie.
Die zweite Variante ist die häufigere und die gefährlichere. Die inoffizielle Kopie liegt in der Fertigung. Und sie ist es, die veraltet.
Ein einziges System, das in der Sprache jedes Standorts erstellt, nimmt der Schattenkopie den Grund. Das gelenkte Dokument und das genutzte Dokument sind ein und dasselbe. Sehen Sie, wie das zusammen mit der Dokumentenlenkung und dem nach ISO 9001 strukturierten Qualitätsmanagementsystem funktioniert, oder lesen Sie, welche Normen wir unterstützen.
Sprache auswählen
Jede Person wählt ihre eigene aus, und es ist eine einzige Einstellung.
Die Sprachauswahl gilt pro Nutzer, nicht pro Organisation. Ein dänischer Qualitätsmanager und ein polnischer Produktionsleiter öffnen dasselbe gelenkte Dokument im selben System, und jeder liest es in seiner eigenen Sprache.
Drei Dinge sollten Sie auseinanderhalten, denn es sind getrennte Entscheidungen. Die Sprache der Oberfläche ist dieses Menü. Die Sprache, in der ein Dokument erstellt wird, richtet sich nach der Tätigkeit, die das Dokument regelt. Und ein übersetztes Dokument bleibt Maschinenausgabe, bis ein Mensch es prüft. Das ist ein Prüfschritt mit einem Namen dahinter, kein Vorgang, den das System still für abgeschlossen erklärt.
- Neun Oberflächensprachen, pro Person wählbar
- Die Sprache eines Dokuments richtet sich nach dem Vorgang, nicht nach dem Kunden
- Eine Übersetzung wird vor der Freigabe von einer Person geprüft.
Häufige Fragen
Müssen wir uns organisationsweit auf eine Sprache festlegen?
Nein. Die Sprache wird pro Benutzer festgelegt. Ein Konzern mit Standorten in mehreren Ländern betreibt ein einziges Qualitätsmanagementsystem. Jede Person liest und arbeitet in ihrer eigenen Sprache.
Was passiert, wenn der Auditor in einer anderen Sprache arbeitet als der Standort?
Ein Dokument existiert in der Sprache, in der es erstellt wurde, samt seiner Prüf- und Freigabehistorie. Verlangt ein Audit eine andere Sprache, entsteht das Dokument in dieser Sprache über denselben gelenkten Prozess. Es wird nicht formlos außerhalb des Systems übersetzt.
Übersetzt ComplyTrain Dokumente automatisch aus dem Englischen?
Nein. Die Agenten formulieren direkt in der Zielsprache, statt hinterher zu übersetzen. Das ist wichtig, denn eine übersetzte Verfahrensanweisung übernimmt den Satzbau der Ausgangssprache. Und Compliance-Dokumentation wird von Menschen genau gelesen, die sie nicht selbst verfasst haben.
Wo werden die Daten gespeichert?
In der EU. ComplyTrain läuft in AWS eu-central-1 (Frankfurt). Jeder Kunde ist nach dem Silo-Modell isoliert: ein eigenes Schema, ein eigener Cognito-User-Pool und ein eigener Storage-Bucket pro Mandant. Die Sprachunterstützung ändert nichts am Speicherort der Daten.