Sprachen
Compliance in der Sprache, die Ihr Team wirklich spricht
ComplyTrain arbeitet in neun Sprachen. Die Agenten erstellen Ihre Dokumentation in der Sprache, in der die Arbeit stattfindet. Nicht auf Englisch, damit sie vor dem Audit erst noch jemand übersetzen muss.
Sprache ist ein Compliance-Problem, keine Frage des Geschmacks
Dokumentierte Information ist dazu da, genutzt zu werden. ISO 9001 verlangt, dass sie dort verfügbar und geeignet ist, wo die Arbeit stattfindet. Konkret heißt das: Wer eine Arbeitsanweisung befolgt, muss sie auch lesen können. Liegt eine Verfahrensanweisung nur auf Englisch vor, obwohl im Werk auf Polnisch gearbeitet wird, wird sie mündlich erklärt und danach aus dem Gedächtnis angewendet. Die dokumentierte Information ist gelenkt. Die Praxis nicht.
Dieselbe Lücke tut sich im Audit auf. Ein Auditor arbeitet in der Sprache des Audits. Liefert das Qualitätsmanagementsystem auf Englisch, läuft das Audit aber auf Spanisch, übersetzt in der Woche davor jemand die Unterlagen von Hand. Diese Übersetzung hat keine Versionierung, ist nicht geprüft und entfernt sich mit jedem Zyklus weiter vom gelenkten Original. Genau diese Abweichung wird dann aufgeschrieben. So entstehen wiederkehrende Feststellungen, die mit der Qualität des eigentlichen Systems nichts zu tun haben.
Die meisten Compliance-Programme lösen das, indem sie ihre eigenen Schaltflächen und Menüs übersetzen. Das hilft der Person, die klickt. Für das erzeugte Dokument bringt es nichts. Und dieses Dokument ist es, das der Auditor tatsächlich liest.
Was in Ihrer Sprache läuft
Damit Sprache kein Compliance-Risiko mehr darstellt, müssen drei Dinge lokalisiert sein. Die meisten Werkzeuge schaffen nur das erste.
Die Benutzeroberfläche
Menüs, Felder, Warteschlangen zur Prüfung und Systemmeldungen in allen neun Sprachen. Jeder arbeitet in der Sprache, in der er denkt. Das entscheidet darüber, ob ein System genutzt oder umgangen wird.
Die von den Agenten erstellte dokumentierte Information
Verfahren, Richtlinien und dokumentierte Informationen entstehen in der Sprache dessen, dem die Arbeit gehört. Es gibt kein englisches Original, dem nachträglich ein Übersetzungsschritt angehängt wird. Also gibt es auch keine zweite Fassung, die auseinanderlaufen könnte.
Der Freigabeverlauf
Bewertungen, Freigaben und die Aufzeichnung, wer was akzeptiert hat, bleiben in dieser Sprache mit der dokumentierten Information verknüpft. Der Nachweis, den ein Auditor liest, ist genau der Nachweis, den Ihr Team erstellt hat.
Die neun Sprachen
ComplyTrain läuft auf Englisch, Dänisch, Deutsch, Spanisch, Finnisch, Französisch, Polnisch, Schwedisch und Ukrainisch.
Jeder Nutzer wählt seine eigene Sprache. Die Wahl gilt pro Person, nicht pro Organisation. So arbeiten eine dänische Qualitätsmanagerin und ein polnischer Produktionsleiter im selben System an denselben gelenkten dokumentierten Informationen, jeder in seiner Sprache.
Ein System, mehrere Länder
Grenzüberschreitend tätige Unternehmensgruppen landen meist bei einer von zwei Lösungen. Beide sind teuer. Entweder betreibt jede Tochtergesellschaft ihr eigenes Qualitätsmanagementsystem, und die Muttergesellschaft hat keinen konsolidierten Überblick. Oder die Gruppe führt ein System auf Englisch, und jeder Standort pflegt für die Mitarbeiter vor Ort eine inoffizielle übersetzte Kopie.
Die zweite Variante kommt häufiger vor und ist die gefährlichere. Die inoffizielle Kopie ist die, die in der Produktion genutzt wird. Und sie ist die, die veraltet.
Ein einziges System, das in der Sprache jedes Standorts erstellt, nimmt der Schattenkopie den Grund für ihre Existenz. Die gelenkte dokumentierte Information und die genutzte dokumentierte Information sind dasselbe Dokument. Sehen Sie, wie das im Zusammenspiel mit der Dokumentenlenkung und dem an ISO 9001 strukturierten Qualitätsmanagementsystem funktioniert, oder lesen Sie, welche Normen wir unterstützen.
Häufige Fragen
Müssen wir uns für die gesamte Organisation auf eine Sprache festlegen?
Nein. Die Sprache wird pro Benutzer festgelegt. Eine Gruppe mit Standorten in mehreren Ländern betreibt ein einziges Qualitätsmanagementsystem. Jede Person liest und arbeitet in ihrer eigenen Sprache.
Was passiert, wenn der Auditor in einer anderen Sprache arbeitet als der Standort?
Das Dokument liegt in der Sprache vor, in der es erstellt wurde, samt seiner Prüf- und Freigabehistorie. Wird für ein Audit eine andere Sprache benötigt, erstellen Sie das Dokument in dieser Sprache über denselben gelenkten Prozess, statt es informell außerhalb des Systems zu übersetzen.
Übersetzt ComplyTrain Dokumente maschinell aus dem Englischen?
Nein. Die Agenten formulieren direkt in der Zielsprache, statt nachträglich zu übersetzen. Das ist wichtig, denn ein übersetztes Verfahren übernimmt den Satzbau der Ausgangssprache. Und Compliance-Dokumentation wird von Menschen genau gelesen, die sie nicht selbst verfasst haben.
Wo werden die Daten gespeichert?
In der EU. ComplyTrain läuft in AWS eu-central-1 (Frankfurt). Jeder Kunde wird nach dem Silo-Modell isoliert: ein eigenes Schema, ein eigener Cognito-User-Pool und ein eigener Storage-Bucket pro Mandant. Die Sprachunterstützung ändert nichts daran, wo die Daten liegen.