Schulungsmanagement
Weisen Sie Schulungen zu, belegen Sie deren Verständnis und halten Sie die Kompetenznachweise bereit, nach denen ein Auditor fragt.
Weisen Sie Schulungen nach Rolle oder Regel zu. Prüfen Sie das Verständnis, nicht die bloße Teilnahme. Und halten Sie für jeden Teilnehmer Nachweise bereit, die ein Auditor lesen kann. Ein Abschluss allein belegt noch keine Kompetenz. Genau diesen Unterschied prüft das Audit.
Schulungen mit den Aufgaben verknüpfen, für die Ihre Mitarbeiter sie brauchen
Wer regulierte Tätigkeiten ausführt, muss dafür geschult sein - und Sie müssen das nachweisen können. Das Modul Training Management weist die Schulung zu, dokumentiert den Ablauf und prüft, ob der Inhalt verstanden und nicht nur geöffnet wurde.
Kurse und Lehrpläne bauen auf realen Aufgaben auf. Sie werden den richtigen Personen zugewiesen, per Regel oder von Hand, und mit den gelenkten Dokumentversionen und Rollen verknüpft, die davon abhängen. Abschluss, Kompetenznachweis und Freigabeberechtigung bleiben miteinander verbunden, sind aber getrennte Kontrollen.
So sieht es aus
Verbinden Sie Lerninhalte und erforderliche Bewertungen in einem Kurs. Dies ist der veröffentlichte Kurs in der erstellten Fassung, nicht der Nachweis, dass jemand ihn abgeschlossen hat.
Anwendungsfälle
Onboarding in eine regulierte Rolle
Ein neuer Mitarbeiter erhält die für seine Rolle erforderlichen Schulungen über eine Regel, nicht über eine Checkliste. Er arbeitet sie durch und wird freigegeben. Der Nachweis ist ihm vom ersten Tag an zugeordnet.
Erneute Schulung bei einem geänderten Verfahren
Ein gelenktes Verfahren wird überarbeitet. ComplyTrain weist die Änderung den betroffenen Personen automatisch zu. Ihre Kenntnisnahme wird zu genau dem Text erfasst, den sie gesehen haben, nicht zum Dokument insgesamt.
Kompetenznachweis im Audit
Ein Auditor fragt, woher Sie wissen, dass eine namentlich genannte Person für eine Aufgabe kompetent war. Die Antwort liefert ein einziger Export: die Schulung, das Ergebnis der Wissensüberprüfung, die praktische Freigabe und die zugehörigen Daten.
Beschönigte Nachweise erkennen
Eine Gruppe schließt eine Pflichtschulung verdächtig schnell ab. Das System markiert das Muster mit einer Schweregradstufe. Eine Führungskraft prüft den Fall und hält die Entscheidung fest: begründeter Verdacht oder Fehlalarm, jeweils mit Begründung.
Nachweisbare Kompetenz
Lernpfade und Kompetenzen
Kurse, Module und Lehrpläne, in Lernpfaden organisiert. Skill- und Kompetenzmatrizen sind den Rollen zugeordnet, die sie benötigen.
Aufgaben, die sich selbst erstellen
Manuell, regelbasiert oder abgeleitet aus einer Dokumentenrevision oder einer erfassten Ursache. So löst das Ereignis selbst die erneute Schulung aus und nicht der Umstand, dass sich jemand daran erinnert.
Bestätigung gegen einen Snapshot
Eine Lesebestätigung ist an den Inhalt in genau der Fassung gebunden, die zum Zeitpunkt der Bestätigung galt. So belegt der Nachweis, welche Version des Textes eine Person tatsächlich akzeptiert hat.
Verständnis anhand einer Bewertungsmatrix geprüft
Tests mit konfigurierbarer Anzahl an Versuchen und einstellbaren Bestehensgrenzen. Dazu KI-gestützte Verständnisgespräche, die serverseitig und nicht im Browser des Lernenden bewertet werden.
Erkennung von Anomalien im Nutzerverhalten
Schnelle Abschlüsse, kurze Verweildauer, überflogene Videos, Manipulation bei Wiederholungsversuchen und wiederholter Fokusverlust werden mit einem Schweregrad markiert. Ein Vorgesetzter kann sie bestätigen oder mit einer Begründung verwerfen.
Praktische Freigaben und Nachweise
Praktische Kompetenz, abgezeichnet von einem namentlich benannten Assessor anhand definierter Kriterien. Für jeden Lernenden lässt sich der Nachweis als PDF für Auditoren exportieren.
Zuordnung
Die richtige Version den richtigen Personen zuweisen
Schulungen werden auf drei Wegen zugewiesen: von Hand, per Regel anhand von Rollen und Kompetenzen oder ausgelöst durch ein Ereignis an anderer Stelle im System. Wird ein gelenktes Verfahren überarbeitet oder ein Ursachentyp im Risikomanagement erfasst, kann daraus die Nachschulung selbst entstehen.
Eine Zuweisung ordnet einem Lernenden eine bestimmte Schulung und eine Frist zu. Genau das zeigt der Bildschirm oben. Sie ist der Anfang des Nachweises, nicht sein Ende: Abschluss, Verständnis und eine etwaige praktische Freigabe sind getrennte Einträge, und erst diese belegen die Kompetenz.
- Zuweisung manuell, regelbasiert oder per Event Sourcing
- Übernimmt eine neue Person eine Rolle, erbt sie die für diese Rolle erforderlichen Schulungen.
- Erneute Schulung aus einer Revision dokumentierter Information oder einer erfassten Ursache
- Verweise auf feste Versionen bleiben getrennt von Richtlinien, die auf die jeweils aktuelle Version verweisen
Kursinhalte
Verständnis prüfen, nicht Anwesenheit
Ein Häkchen für "abgeschlossen" belegt nur, dass jemand eine Seite geöffnet hat. Das Modul stellt die schwierigere Frage, ob die Person den Inhalt verstanden hat. Genau danach fragt ein Auditor. Ein Modul kann Lehrinhalt sein, ein Video mit Fortschrittserfassung, ein Quiz mit Lösungsschlüssel und Regeln für Wiederholungsversuche, ein KI-Verständnisinterview mit serverseitiger Bewertung oder eine Lies-und-bestätige-Aufgabe, die mit einer zulässigen dokumentierten Information verknüpft ist.
Die Bestätigung ist an eine Momentaufnahme des Inhalts gebunden. So zeigt der Nachweis, welcher Text bestätigt wurde, und nicht bloß, welche dokumentierte Information. Manche Kompetenz lässt sich am Bildschirm gar nicht belegen. Eine praktische Freigabe hält fest, dass ein benannter Bewerter die Ausführung der Arbeit anhand festgelegter Kriterien beobachtet hat.
- Lese- und Kenntnisnahme-Aufgaben, die an eine bestimmte gültige dokumentierte Information gebunden sind
- Wissensüberprüfungen mit Lösungsschlüssel und konfigurierbarer Richtlinie für Versuche und Wiederholungen
- KI-gestützte Verständnisinterviews - die Auswertung erfolgt serverseitig, nicht im Browser
- Praktische Abnahme durch einen benannten Assessor anhand definierter Kriterien