Die Plattform
Eine Plattform für Ihr gesamtes Compliance-Programm
ComplyTrain bündelt in einem System die Arbeit, die regulierte Organisationen leisten und nachweisen müssen: vom Qualitätsmanagementsystem bis zur Antwort auf eine Ausschreibung. Alle Module greifen auf denselben Bestand an dokumentierter Information zu, strukturiert nach Ihren Standards. Die KI übernimmt das aufwendige Lesen, die Entscheidung trifft immer ein Mensch.
Warum ein System besser ist als ein Stapel Einzeltools
Compliance-Arbeit hängt zusammen: Ein geändertes Verfahren bedeutet eine neue Schulung. Eine neue Anforderung bedeutet einen neuen Nachweis. Aus dem Risiko eines Lieferanten wird Ihre Abweichung. Liegt jeder dieser Punkte in einem anderen Tool oder einer anderen Tabelle, pflegen Sie die Verbindungen von Hand. Und genau diese Verbindungen reißen vor einem Audit als Erstes.
ComplyTrain hält das gesamte Programm in einem System, sodass die Verbindungen für Sie erhalten bleiben. Eine abgeschlossene Checkliste kann selbst die Korrekturmaßnahme auslösen und das Risiko eintragen. Eine Angabe, die Sie einmal machen, erscheint in Ihrer dokumentierten Information und liegt jedem späteren Gespräch zugrunde. Ein Nachweis, den Sie an einer Stelle akzeptieren, beantwortet an anderer Stelle eine Frage aus einer Ausschreibung. Das Ergebnis ist nicht mehr Software, sondern weniger von der Handarbeit, mit der regulierte Teams ihre Wochen verbringen.
Aufgebaut nach Ihren Normen
Jede Norm kommt vollständig: Anforderungsbibliothek, Dokumentvorlagen, Workflows und Rollenmodell sind bereits vorhanden. So beginnen Sie nie mit einem leeren System. Übernehmen Sie eine zweite Norm, liest ComplyTrain die Dokumente, die Sie für die erste bereits geschrieben haben, und zeigt Ihnen, welche Anforderungen diese erfüllen, jeweils mit schriftlicher Begründung. Das verschafft Ihnen bei den Überschneidungen einen Vorsprung, ohne je etwas in Ihrem Namen als erledigt zu markieren.
Entwickelt und gehostet für regulierte Arbeit
ComplyTrain läuft in der EU (AWS eu-central-1). Jeder Kunde ist auf Ebene der Datenbank, der Identität und des Speichers isoliert: ein eigenes Schema, ein eigener Identity-Pool und ein eigener Storage-Bucket je Organisation. Skylen entwickelt es für Organisationen, die nicht nur an ihren Produkten gemessen werden, sondern auch daran, wie sie mit Informationen umgehen.
In neun Sprachen verfügbar
Die Plattform läuft in neun Sprachen. Die Agenten entwerfen Ihre Dokumentation in der Sprache, in der die Arbeit stattfindet, und nicht auf Englisch, sodass sie jemand vor dem Audit übersetzen muss. So funktioniert die Sprachunterstützung.
Eine Änderung, alles was sie betrifft
Die Plattform besteht aus den Verbindungen zwischen den Modulen.
Eine Produktkonfiguration ändert sich. Für sich genommen ist das eine Änderung an einem Datensatz. In einem vernetzten System steht damit aber alles Nachgelagerte zur Frage: Welche Qualifikationsnachweise gelten noch? Muss eine Arbeitsanweisung überarbeitet werden? Wer braucht eine erneute Schulung? Und welche laufende Ausschreibung hat gerade etwas anderes zugesagt?
Für genau diese Kette sind die folgenden Module gedacht. Jedes ist für sich nützlich. Sie zusammen zu betreiben lohnt sich, weil eine Änderung im einen Modul die Folgefrage in den anderen aufwirft - zur Bestätigung durch eine Person, statt darauf zu warten, dass jemand sie bemerkt.
- Eine Änderung schlägt ihre eigene Folgemaßnahme vor, zur Überprüfung
- Nachweise, Schulungen und Angebote - verknüpft mit dem, wovon sie abhängen
- Ein Nachweis darüber, was entschieden wurde und von wem
KI übernimmt das Lesen. Ihr Team behält die Kontrolle.
Der Unterschied liegt nicht darin, dass KI im Spiel ist. Er liegt darin, dass die KI die aufwändige Lese- und Entwurfsarbeit übernimmt, während eine namentlich benannte Person entscheidet. Jede von der KI beeinflusste Änderung wird dokumentiert.
Fundiert durch Ihre eigenen Dokumente
Der Assistent antwortet auf Grundlage Ihrer freigegebenen Verfahren, dokumentierten Informationen und Nachweise, nicht aus dem offenen Internet. Sie legen fest, aus welcher dokumentierten Information er lesen darf. So arbeitet er ausschließlich mit dem, was Sie freigegeben haben.
KI erstellt den ersten Entwurf, ein Mensch gibt ihn frei
Die KI liest einen Standard durch, entwirft die Abschnitte und prüft, an welchen Stellen Ihre dokumentierten Informationen die jeweilige Anforderung erfüllen. Lücken markiert sie mit einer Schweregradangabe. Jeder Vorschlag erreicht Sie als nachverfolgte Änderung, die Sie annehmen, ablehnen oder überschreiben. Das geprüfte Dokument selbst schreibt die KI dabei nicht um.
Jede KI-Änderung ist nachvollziehbar und lässt sich rückgängig machen
Nach der Freigabe ist ein Dokument gesperrt. Keine KI-Route kann es mehr verändern. Jede KI-Sitzung und jeder Vorschlag wird einem benannten Akteur zugeordnet, ob Maschine oder Mensch. KI-beeinflusste Änderungen bleiben so nachvollziehbar und lassen sich über die Versionshistorie zurücknehmen. Jede Bewertung kann von einer qualifizierten Person überstimmt werden.
Wie ComplyTrain Sie kennenlernt
Das System lernt Ihre Organisation kennen
Statt Ihr Unternehmen monatelang in fremde Vorlagen zu übertragen, richtet ComplyTrain Ihren Arbeitsbereich ein. Die Software liest aus, was bereits vorhanden ist, und den Rest erfragt sie im Gespräch mit Ihnen.
Ihr Arbeitsbereich steht bereit, bevor Sie sich anmelden
Ihre isolierte Umgebung wird für Sie eingerichtet und ist von Anfang an ausgestattet: mit der Anforderungsbibliothek, den Dokumentvorlagen, den Workflows und dem Rollenmodell für die Normen, die Sie halten. Für jede Norm liegt ein Umsetzungsplan bei, aufgesetzt auf den Termin, auf den Sie hinarbeiten. Ein eigenes Einführungsprojekt zur Inbetriebnahme entfällt.
Es liest, was Sie bereits haben
Richten Sie ComplyTrain auf Ihre Website und laden Sie die Dokumentation hoch, die Sie ohnehin führen. ComplyTrain liest und indexiert sie, auch gescannte PDFs. Die Software ermittelt, welche Anforderungen Sie bereits erfüllen, und zeigt Ihnen, wo die tatsächlichen Lücken liegen.
Ein Compliance-Berater befragt Sie in einfachem Deutsch
Ein KI-Berater stellt Fragen zu Ihrem Unternehmen, immer nur eine auf einmal, und fragt nur das ab, was er noch nicht weiß. Jede Frage leitet er an die Person weiter, die sie beantworten kann. Was Sie im Moment nicht beantworten können, wird als Aufgabe hinterlegt und bleibt nicht offen liegen.
Einmal erfassen - und immer wieder verwenden
Was Sie ComplyTrain mitteilen, wird zusammen mit der Quelle und dem Verlauf erfasst. Sie behalten die volle Kontrolle und können es jederzeit bearbeiten. Ihre Unternehmensdaten fließen in jedes erzeugte Dokument ein. Alles Übrige bildet die Grundlage für das nächste Gespräch und für das Interview zur nächsten Norm. So geht die zweite Norm deutlich schneller als die erste.
Die Module
Neun Module, die auf einem gemeinsamen Datenbestand arbeiten. Führen Sie die Module ein, die Sie brauchen, und ergänzen Sie die übrigen, wenn Sie wachsen.
Qualitätsmanagement
Audits, Korrekturmaßnahmen, Prozesse und Freigaben in einem Qualitätsmanagementsystem, strukturiert nach ISO 9001.
Lenkung dokumentierter Information
Erstellen Sie Compliance-Dokumente mit KI, behalten Sie jede Version unter Kontrolle und exportieren Sie sie sauber gestaltet im Corporate Design - alles an einem Ort.
Schulungsmanagement
Weisen Sie Schulungen zu, belegen Sie deren Verständnis und halten Sie die Kompetenznachweise bereit, nach denen ein Auditor fragt.
Risikomanagement
Risiken identifizieren, bewerten, behandeln und überprüfen - alles an einem Ort. Eine KI unterstützt jeden Anwender dabei, eine fundierte Bewertung durchzuführen. Und hinter jeder Entscheidung steht ein belastbarer Nachweis.
Anforderungsmanagement
Sehen Sie jede Anforderung, die für Sie gilt: über alle Normen hinweg, dazu Ihre eigenen Verträge und Richtlinien. Jede ist mit den dokumentierten Informationen, Nachweisen und Prozessen verknüpft, die sie erfüllen.
Stakeholder-/Lieferantenmanagement
Ein aktuelles Verzeichnis aller Lieferanten und Partner, auf die Sie angewiesen sind. Jeder Eintrag ist risikobewertet, bewertet sich planmäßig selbst neu und ist direkt mit Ihrem Risikomanagement verbunden.
Fördermittel und Ausschreibungen
Die KI liest die Ausschreibungsunterlagen und extrahiert die Anforderungen, Fristen und Regeln. Anschließend unterstützt sie Sie beim Entwurf der Antwort auf Basis Ihrer eigenen freigegebenen Inhalte. Jeden Schritt prüfen Sie selbst.
Media Monitoring
Nachrichten aus Ihrer Branche, die für Ihre Organisation zählen. Eine KI liest und bewertet sie. Sie erhalten das Ergebnis als geplante Zusammenfassung in Ihrer Sprache.
Berichte und Auswertungen
Acht integrierte Berichte über alle Module hinweg. Sie werden planmäßig erstellt, zugestellt und dort abgelegt, wo die Nachweise liegen.
Produkt-Compliance
Wissen Sie, was Sie anbieten können, und halten Sie für jede Konfiguration, in der Sie es anbieten, den Nachweis bereit.
Projektplaner
Machen Sie aus der Compliance-Arbeit, die Sie ohnehin kennen, einen Plan mit Verantwortlichen, Abhängigkeiten und Terminen.
Kontrollen und Nachweise
Wissen Sie, ob Ihre Kontrollen tatsächlich wirken - nicht nur, ob eine Richtlinie ihre Existenz behauptet.
Formulare und Wiedervorlage
Erfassen Sie Informationen jedes Mal auf dieselbe Weise. Legen Sie im Voraus fest, was als Nächstes geschieht.
Über die gesamte Plattform hinweg
Funktionen, auf die jedes Modul zurückgreift - keine eigenständigen Module.
KI in ComplyTrain
Wie die Assistenten arbeiten, was sie ändern dürfen und wer die Freigabe erteilt.
KI in ComplyTrainWissen der Organisation
Gepflegte Unternehmensdaten und verbundene Quellen, von Menschen geprüft, bevor sie an anderer Stelle wiederverwendet werden.
Wissen der OrganisationIntegrationen
Wie sich ComplyTrain mit den Systemen verbindet, die in Ihrem Unternehmen bereits im Einsatz sind.
SchnittstellenSprachen
Wir arbeiten in den Sprachen, die Ihre Standorte und Lieferanten tatsächlich verwenden.
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