Die Plattform
Eine Plattform für Ihr gesamtes Compliance-Programm
ComplyTrain ist ein System für die Arbeit, die regulierte Organisationen leisten und nachweisen müssen. Es deckt alles ab, vom Qualitätsmanagementsystem bis zur Antwort auf eine Ausschreibung. Alle Module greifen auf denselben Bestand an dokumentierter Information zu, organisiert nach Ihren Normen. Die KI übernimmt das mühsame Lesen, die Entscheidung trifft immer ein Mensch.
Warum ein System besser ist als ein Stapel von Werkzeugen
Compliance-Arbeit hängt zusammen: Ein geändertes Verfahren zieht eine neue Schulung nach sich. Eine neue Anforderung verlangt neue Nachweise. Aus dem Risiko eines Lieferanten wird Ihre Abweichung. Liegt jeder dieser Punkte in einem anderen Werkzeug oder in einer anderen Tabelle, pflegen Sie die Verbindungen von Hand. Und genau diese Verbindungen reißen kurz vor dem Audit.
ComplyTrain hält das gesamte Programm in einem System. So bleiben die Verbindungen für Sie erhalten. Eine ausgefüllte Checkliste kann von sich aus die Korrekturmaßnahme auslösen und das Risiko eintragen. Eine Angabe, die Sie einmal machen, erscheint in Ihren Dokumenten und liegt jedem späteren Gespräch zugrunde. Ein Nachweis, den Sie an einer Stelle annehmen, beantwortet an anderer Stelle eine Frage aus einer Ausschreibung. Das Ergebnis ist nicht mehr Software, sondern weniger von dem manuellen Abgleich, mit dem regulierte Teams ihre Wochen verbringen.
An Ihren Normen ausgerichtet
Jede Norm kommt vollständig: Anforderungsbibliothek, Dokumentvorlagen, Workflows und Rollenmodell sind bereits vorhanden. Sie starten nie mit einem leeren System. Führen Sie eine zweite Norm ein, liest ComplyTrain die Dokumente, die Sie für die erste bereits geschrieben haben, und zeigt, welche Anforderungen sie erfüllen. Zu jeder gibt es eine schriftliche Begründung. Das verschafft Ihnen bei den Überschneidungen einen Vorsprung, ohne dass jemals etwas an Ihrer Stelle als erledigt markiert wird.
Für regulierte Arbeit gebaut und gehostet
ComplyTrain läuft in der EU (AWS eu-central-1). Jeder Kunde ist auf Ebene der Datenbank, der Identität und des Speichers isoliert: ein eigenes Schema, ein eigener Identity-Pool und ein eigener Storage-Bucket je Organisation. Skylen hat es für Organisationen gebaut, die daran gemessen werden, wie sie mit Informationen umgehen, nicht nur an dem, was sie herstellen.
In neun Sprachen verfügbar
Die Plattform läuft in neun Sprachen. Die Agenten verfassen Ihre Dokumentation in der Sprache, in der die Arbeit stattfindet, und nicht auf Englisch, das jemand vor dem Audit erst übersetzen muss. So funktioniert die Sprachunterstützung.
KI übernimmt das Lesen. Die Kontrolle behält Ihr Team.
Der Unterschied liegt nicht darin, dass KI im Spiel ist. Der Unterschied ist: Die KI übernimmt das aufwendige Lesen und Entwerfen, die Entscheidung trifft aber eine namentlich benannte Person. Und jede von der KI beeinflusste Änderung ist dokumentiert.
Verankert in Ihren eigenen dokumentierten Informationen
Der Assistent antwortet auf Grundlage Ihrer freigegebenen Verfahren, Aufzeichnungen und Nachweise, nicht auf Basis des offenen Internets. Sie legen fest, welche dokumentierte Information er lesen darf. So arbeitet er ausschließlich mit dem, was Sie freigegeben haben.
KI erstellt den ersten Entwurf, ein Mensch gibt ihn frei.
Die KI liest die gesamte Norm, entwirft die Abschnitte und prüft, wo Ihre dokumentierte Information die einzelnen Anforderungen erfüllt. Lücken markiert sie nach Schweregrad. Jeder Vorschlag kommt als nachverfolgte Änderung, die Sie annehmen, ablehnen oder überschreiben. Das geprüfte Dokument selbst schreibt die KI dabei nie um.
Jede KI-Änderung ist nachvollziehbar und lässt sich rückgängig machen
Sobald ein Dokument freigegeben ist, wird es gesperrt. Keine KI-Funktion kann es dann noch ändern. Jede KI-Sitzung und jeder Vorschlag wird einem benannten Akteur zugeordnet, ob Mensch oder Maschine. So bleiben KI-beeinflusste Änderungen nachvollziehbar und lassen sich über die Versionshistorie zurücknehmen. Jede Bewertung kann durch eine qualifizierte Person aufgehoben werden.
Wie ComplyTrain Sie kennenlernt
Das System lernt Ihre Organisation kennen
Statt Ihr Unternehmen monatelang in eine fremde Vorlage zu übertragen, richtet ComplyTrain Ihren Arbeitsbereich ein. Die Software liest ein, was Sie bereits haben, und fragt den Rest im Gespräch mit Ihnen ab.
Ihr Arbeitsbereich ist bereit, bevor Sie sich anmelden
Wir richten Ihre isolierte Umgebung für Sie ein. Vorinstalliert sind die Anforderungsbibliothek, Dokumentvorlagen, Workflows und das Rollenmodell für die Normen, die Sie halten. Für jede Norm liefern wir einen Umsetzungsplan, aufgeteilt bis zu Ihrem Zieltermin. Ein eigenes Einführungsprojekt zur Inbetriebnahme brauchen Sie nicht.
Es liest, was Sie schon haben
Richten Sie es auf Ihre Website und laden Sie die dokumentierte Information hoch, die Sie ohnehin führen. ComplyTrain liest und indexiert sie, auch eingescannte PDFs. Die Software ermittelt, welche Anforderungen Sie bereits erfüllen, und zeigt Ihnen, wo die tatsächlichen Lücken liegen.
Ein Compliance-Berater befragt Sie in verständlichem Deutsch
Ein KI-Berater stellt Ihnen Fragen zu Ihrem Unternehmen, immer nur eine nach der anderen, und fragt nur das, was er noch nicht weiß. Jede Frage leitet er an die Person weiter, die sie beantworten kann. Was Sie jetzt nicht beantworten können, wird als Aufgabe hinterlegt. So bleibt keine Frage offen.
Einmal erfassen - und mehrfach verwenden
Was Sie ComplyTrain mitteilen, wird mit Quelle und Verlauf erfasst. Es bleibt in Ihrer Hand und Sie können es jederzeit bearbeiten. Ihre Unternehmensdaten fließen in jedes erzeugte Dokument ein. Alles Übrige bildet die Grundlage für das nächste Gespräch und für das Interview zur nächsten Norm. So geht die zweite Norm deutlich schneller als die erste.
Die Module
Neun Module, die auf einem gemeinsamen Datenbestand arbeiten. Setzen Sie die Module ein, die Sie brauchen. Die übrigen kommen dazu, wenn Sie wachsen.
Qualitätsmanagement
Audits, Korrekturmaßnahmen, Prozesse und Freigaben in einem Qualitätsmanagementsystem, strukturiert nach ISO 9001.
Lenkung dokumentierter Information
Erstellen Sie Compliance-Dokumente mit KI, behalten Sie jede Version unter Kontrolle und exportieren Sie sie im eigenen Branding. Alles an einem Ort.
Schulungsmanagement
Weisen Sie Schulungen zu, belegen Sie deren Verständnis und halten Sie die Kompetenznachweise bereit, nach denen ein Auditor fragt.
Risikomanagement
Risiken erfassen, bewerten, behandeln und überprüfen - alles an einem Ort. Eine KI unterstützt jeden dabei, eine saubere Risikobewertung durchzuführen. Hinter jeder Entscheidung steht ein belastbarer Nachweis.
Anforderungsmanagement
Sehen Sie jede Anforderung, die Sie erfüllen müssen - über alle Standards hinweg sowie für Ihre eigenen Verträge und Richtlinien. Jede Anforderung ist mit der dokumentierten Information, den Nachweisen und den Prozessen verknüpft, die sie erfüllen.
Stakeholder-/Lieferantenmanagement
Ein aktuelles Verzeichnis der Lieferanten und Partner, auf die Sie angewiesen sind. Jeder Eintrag ist risikobewertet, bewertet sich planmäßig selbst neu und ist direkt mit Ihrem Risikoregister verbunden.
Fördermittel und Ausschreibungen
Die KI liest die Ausschreibungsunterlagen und extrahiert Anforderungen, Fristen und Regeln. Anschließend unterstützt sie Sie beim Entwurf der Antwort aus Ihren eigenen freigegebenen Inhalten. Jeden Schritt prüfen Sie selbst.
Medienbeobachtung
Branchennachrichten, die für Ihre Organisation zählen: Eine KI liest und bewertet sie und liefert sie als geplanten Überblick in Ihrer eigenen Sprache.
Berichte & Analysen
Acht integrierte Berichte über alle Module hinweg. Sie werden geplant, zugestellt und dort abgelegt, wo die Nachweise liegen.