Formulare und Wiedervorlage
Erfassen Sie Informationen jedes Mal auf dieselbe Weise. Legen Sie im Voraus fest, was als Nächstes geschieht.
Erstellen Sie wiederverwendbare Formulare mit den Abschnitten, Feldtypen und Pflichtangaben, die der jeweilige Vorgang verlangt. Legen Sie anschließend feste Regeln fest, die aus einer Einreichung Aufgaben, Freigaben, Nachweise oder ein bewertetes Risiko bzw. eine Korrekturmaßnahme machen.
Aus einem ausgefüllten Formular wird die nächste verantwortliche Handlung
Formulare sorgen dafür, dass strukturierte Informationen einheitlich erfasst werden: Inspektionen, Kontrollen, Rückmeldungen, Bewertungen. Eine Formularvorlage legt die Abschnitte fest, die Feldtypen, welche Angaben verpflichtend sind und welche wiederverwendbaren Auswahllisten gelten. Ein ausgefülltes Formular ist ein Datensatz zu dieser Vorlage. Beides sind bewusst zwei verschiedene Dinge.
Entscheidend ist, was danach passiert. Ausgabe-Regeln legen die Folgeschritte ausdrücklich fest. So löst ein Ergebnis, das Aufmerksamkeit erfordert, die Aufgabe selbst aus, statt darauf angewiesen zu sein, dass jemand es liest.
So sieht es aus
Strukturierte Formulare mit Abschnitten, Feldtypen und Pflichtangaben gestalten. Dies ist die Formularvorlage in der Bearbeitung, nicht ein bereits eingereichter Datensatz.
Anwendungsfälle
Ein nicht bestandenes Audit, das nicht verloren geht
Eine Inspektion erfasst ein Nichtbestehen. Die Ausgaberegel eröffnet die Korrekturmaßnahme, benachrichtigt den Verantwortlichen und legt die Aufgabe an - in der von Ihnen festgelegten Reihenfolge.
Dieselbe Prüfung, immer gleich gestellt
Eine wiederverwendbare Vorlage hält Abschnitte, Feldtypen und Auswahllisten einheitlich. So lassen sich Ergebnisse über verschiedene Standorte und Monate hinweg vergleichen.
Nachweise, die zusammenhängen
Eine Meldung wird mit dem Nachweis, dem Risiko oder der Korrekturmaßnahme verknüpft, zu der sie gehört. So lässt sich ein Formularergebnis später nachverfolgen.
Konsequent erfassen, dann handeln
Wiederverwendbare Vorlagen
Abschnitte, Feldtypen, Pflichtangaben und wiederverwendbare Auswahllisten. So wird dieselbe Prüfung jedes Mal auf dieselbe Weise gestellt.
Entwürfe und Einreichung
Ein gespeicherter Entwurf ist noch kein eingereichter Datensatz. Die Validierung erfolgt bei der Einreichung. Der Datensatz wird unverändert aufbewahrt.
Regeln für das weitere Vorgehen
Feldcode-Bedingungen entscheiden in einer festgelegten Reihenfolge, was als Nächstes folgt. Die Zuordnung ist dokumentiert.
Freigabestufen
Wenn eine Einreichung freigegeben werden muss, ist der Freigabeschritt Teil des Ablaufs. Auch das Verhalten bei einer Ablehnung ist definiert.
Aufgabe erstellen
Eine Regel kann die Aufgabe für die Nachbearbeitung anlegen und der Person zuweisen, die sie übernehmen soll.
Verknüpfte Datensätze
Meldungen sind mit Nachweisen, Risiken und Korrekturmaßnahmen verknüpft. Ein Formularergebnis ist damit keine Sackgasse.
Regeln nach Einreichung
Bedingungen für Folgemaßnahmen sichtbar machen
Eine Ausgaberegel liest die Antworten über den Feldcode, prüft eine Bedingung und löst eine Aktion aus. Die Reihenfolge, in der die Regeln laufen, legen Sie selbst fest. Ein nicht bestandenes Prüfergebnis kann eine Korrekturmaßnahme oder ein Risiko zur Bewertung anlegen, die zuständigen Personen benachrichtigen und die Aufgabe erstellen, mit der der Vorgang abgeschlossen wird.
Eine Regel erzeugt eine Aufgabe für einen Menschen, kein fertiges Ergebnis. Legt eine Regel ein Risiko an, geschieht das zur Bewertung. Freigabestufen und das Verhalten bei Ablehnung sind konfigurierbar, und nicht jede Eingabe erzeugt jeden denkbaren Folgeeintrag. Der Editor oben zeigt ein Konfigurationsbeispiel, das nicht gespeichert ist.
- Bedingungen für Feldcodes, mit expliziter Reihenfolge der Aktionen
- Maßnahmen, die Sie mit Aufgaben, Benachrichtigungen, Risiken oder Korrekturmaßnahmen verknüpfen
- Freigabestufen mit definiertem Ablehnungsverhalten
- Ein gemeldetes Risiko oder eine CAPA wird zur Bewertung vorgelegt, nicht vorab akzeptiert