Skemaer og opfølgning
Indsaml oplysninger på samme måde hver gang, og beslut på forhånd, hvad der så sker.
Byg genanvendelige formularer med de afsnit, felttyper og data, opgaven kræver. Opsæt derefter klare regler, der gør en indsendelse til opgaver, godkendelser, dokumentation eller en vurderet risiko eller korrigerende handling.
Gør en udfyldt formular til den næste handling med en ansvarlig
Formularer bruges til at indsamle struktureret information ensartet: inspektioner, kontroller, indberetninger, evalueringer. En formularskabelon fastlægger afsnittene, felttyperne, hvad der er påkrævet, og hvilke genbrugelige valgmuligheder der gælder. En indsendelse er en registrering ud fra den skabelon. De to ting er bevidst forskellige.
Det afgørende er, hvad der sker bagefter. Outputregler gør opfølgningen eksplicit. Et resultat, der kræver handling, skaber selv opgaven i stedet for at afhænge af den, der læste det.
Sådan ser det ud
Byg strukturerede formularer med sektioner, felttyper og obligatoriske data. Dette er formularskabelonen, du er ved at oprette, ikke en indsendt registrering.
Anvendelser
En fejlet inspektion, der ikke bliver væk
En inspektion registrerer en fejl. Din output-regel opretter den korrigerende handling, giver den ansvarlige besked og opretter opgaven - i den rækkefølge, du har fastlagt.
Samme tjek, stillet på samme måde
En genanvendelig skabelon holder afsnit, felttyper og valglister ens, så du kan sammenligne resultater på tværs af lokationer og måneder.
Dokumentation, der hænger sammen
En indsendelse knyttes til det bevis, den risiko eller den korrigerende handling, den hører til, så et formularresultat kan følges senere.
Indsaml dem konsekvent, og brug dem så
Genanvendelige skabeloner
Sektioner, felttyper, obligatoriske data og genbrugelige svarlister, så den samme kontrol stilles ens hver gang.
Kladder og indsendelse
Et gemt udkast er ikke det samme som en indsendt registrering. Valideringen kører ved indsendelse, og registreringen bevares, som den blev lavet.
Regler for det videre forløb
Betingelser på feltkoder afgør, hvad der følger, i en fast rækkefølge. Sammenhængen er skrevet ned.
Godkendelsestrin
Kræver en indsendelse godkendelse, er kontrolpunktet en del af flowet, og det er defineret, hvad der sker ved afvisning.
Opret opgave
En regel kan oprette den opgave, der udfører opfølgningen, og tildele den til den, der skal løse den.
Sammenkædede poster
Indsendelser kobles til dokumentation, risici og korrigerende handlinger. Et formularresultat er dermed ikke en blindgyde.
Regler, der kører, efter en formular er indsendt
Gør opfølgningens betingelser synlige
En output-regel læser svarene ud fra feltkoder, anvender en betingelse og udløser en handling. Reglerne kører i den rækkefølge, du fastsætter. Et fejlet inspektionsresultat kan rejse en korrigerende handling eller en risiko til vurdering, give besked til de rette personer og oprette den opgave, der lukker sagen.
Det, en regel producerer, er arbejde til en person, ikke en konklusion. En regel, der rejser en risiko, rejser den til vurdering. Godkendelsestrin og afvisning konfigureres, og ikke enhver indsendelse opretter alle mulige efterfølgende poster. Editoren ovenfor er et ikke-gemt konfigurationseksempel.
- Betingelser på feltkoder, med en eksplicit rækkefølge for handlingerne
- Handlinger knyttet til opgaver, notifikationer, risici eller korrigerende handlinger
- Godkendelsestrin med defineret afvisningsadfærd
- En rejst risiko eller CAPA kommer til gennemsyn, ikke forhåndsgodkendt