Ydelser
Compliance-rådgivning - fra bar mark til klar til audit
Nogle teams får stukket en standard i hånden uden en kvalitetsfunktion til at bygge den op. Vores konsulenter tager dig fra bar bund til klar til audit. Vi laver gap-analyse, bygger systemet op og skaber dokumentationen. Til sidst overdrager vi et kørende kvalitetsstyringssystem på platformen, uanset hvilken standard du arbejder efter.
Når full-service giver mening
Ikke alle organisationer har en kvalitetschef eller tid til at blive det. Har en kunde, et udbud eller en myndighed lagt en standard på dit bord, og tiden er knap, er det ikke altid hurtigst eller sikrest at bygge hele systemet selv. Det er derfor, vi tilbyder konsulentbistand.
Det gør vi
Vi arbejder sammen med dit team, ikke i stedet for det. En konsulent gennemfører gap-analysen, hjælper med at skrive og godkende procedurerne, opsætter dokumentstyring og sikrer, at intern audit og ledelsens evaluering rent faktisk finder sted. På den måde skabes den dokumentation, en auditor beder om, mens I arbejder. Når certificeringsauditten kommer, viser du det, du allerede kører, i stedet for at samle det sammen ugen før.
Og fordi systemet bygger på ComplyTrain fra første dag, står du ikke tilbage med et ringbind og en konsulent, der er rejst. Du beholder et levende kvalitetsstyringssystem - dokumenterne, kravene, registreringerne - som dit team ejer og driver, når vi trækker os, uanset hvilken standard det er bygget op om.
Hvem er det til?
Der er tre udgangspunkter, og vi møder dem alle tre:
- Ingen kvalitetsfunktion overhovedet. En kunde eller et udbud har lagt en standard på bordet, og opgaven er landet hos en, der i forvejen har et fuldtidsjob.
- Et system, der kun findes på papir. Procedurerne blev skrevet én gang, til et certifikat, og måden folk faktisk arbejder på gled væk fra dem for år tilbage.
- Et certifikat, du nu skal holde ved lige. Den første audit er bestået, opfølgningsauditterne bliver ved med at komme, og ingen har ansvaret for systemet imellem.
Det gør vi ikke
Vi udsteder ikke dit certifikat, og det gør ingen anden konsulent heller. Det kommer fra et akkrediteret certificeringsorgan, og deri ligger pointen: ingen må auditere det system, de selv har bygget.
Vi siger det også, hvis et projekt ikke er det, du har brug for. Mange teams har brug for platformen og fjorten dages egen indsats, ikke en konsulentopgave. Det bliver sagt på afklaringsmødet, ikke efter en faktura.
Sådan foregår et forløb
Fra bar mark til audit-klar
Afklaringsmøde
Vi tager udgangspunkt i din standard, din deadline og dit nuværende ståsted. Og så giver vi dig en ærlig vurdering af, om et projekt med os eller platformen alene passer bedst til dig.
Gap-analyse
Klausul for klausul kan du se, hvor du står i forhold til standarden. Det bliver til en prioriteret plan, som du kan følge sammen med os eller på egen hånd.
Byg og implementér
Vi opbygger systemet sammen med dit team i ComplyTrain: procedurer, dokumentstyring, de forskellige typer registreringer og intervallet for evaluering. Derefter driver vi det længe nok til at skabe reel dokumentation.
Klar til audit - og mere til
Vi klargør dig til certificeringsauditten. Bagefter kan vi blive og fungere som din kvalitetsfunktion, hvis du ønsker det, og vedligeholde dit kvalitetsstyringssystem, efterhånden som programmet vokser.
| ComplyTrain | En konsulent og et regneark | |
|---|---|---|
| En gap-analyse i forhold til standarden | Ja | JaDet gør enhver kompetent konsulent godt. |
| Procedurer skrevet sammen med dit team, ikke til det | Ja | DelvistAfhænger helt af den person, du har ansat |
| Et levende system, når samarbejdet slutter | Ja | NejEt dokumentsæt, en overdragelse og en mappe, der forældes |
| Hvert krav med sporbarhed til den dokumentation, der opfylder det | Ja | DelvistMuligt i et regneark, men sjældent vedligeholdt efter auditten |
| Vedligeholdes mellem audits, uden at du skal hyre nogen igen | Ja | Nej |
| Selve certifikatet | NejDet udstedes af et akkrediteret certificeringsorgan. Det kan hverken en konsulent eller en leverandør. | Nej |
Sådan kan vi samarbejde
Start der, hvor det giver mening: en let vurdering, en fuld opbygning, eller at du overlader hele kvalitetsfunktionen til os.
Gapanalyse
En gennemgang med fast omfang, der viser, hvor du står i forhold til standarden. Du får en prioriteret plan til at lukke afstanden. Det er den måde at komme i gang på, der kræver mindst.
Guidet implementering
Vi opbygger systemet sammen med dit team på platformen og gør dig klar til certificeringsauditten. Det er den hurtigste vej fra bar mark til auditklar.
Komplet kvalitetsstyringssystem
Vi fungerer som din kvalitetsfunktion. Vi driver og vedligeholder dit kvalitetsstyringssystem i ComplyTrain, så dit team kan koncentrere sig om arbejdet. Løsningen er til organisationer, der helst er fri for at opbygge en egen compliance-afdeling.
De standarder, vi fører teams igennem
De fleste opgaver handler om én af disse standarder eller to på én gang, for en leverandør bliver sjældent bedt om kun én:
- ISO 9001 - kvalitetsgrundlaget, som næsten alle udbud forudsætter, før samtalen overhovedet er begyndt.
- ISO 27001 - informationssikkerhed, som i stigende grad er en betingelse i kontrakten frem for noget, der skiller dig ud.
- AQAP-familien - NATO's publikationer om kvalitetssikring, når en forsvarskontrakt stiller kravet.
- AS9100 og EN 9100 - kvalitetsstandarden for luftfart og vejen ind til AQAP 2310.
- STANAG-serien - interoperabilitet og luftdygtighed, som regel videreført af en hovedleverandør.
Er den standard, du er bundet af, ikke på listen, så sig det på afklaringsmødet. Platformen er bygget op om et kravtræ, og det kan laves for enhver standard, der indeholder krav. Om vi har konsulenter, der kender netop din standard, er et andet spørgsmål. Det svarer vi ærligt på i stedet for at tage opgaven og lære undervejs på din deadline.
På det sprog, arbejdet foregår på
Vi leverer konsulentydelser på dansk, engelsk, fransk, tysk, polsk og ukrainsk.
Det betyder mere, end det lyder til. Et kvalitetssystem, der er skrevet på et sprog, dine folk ikke arbejder på, er et system, de ikke følger. En auditor, der beder en medarbejder forklare en procedure, opdager det i løbet af cirka et minut. Vi bygger systemet på sproget hos de folk, der skal bruge det, og platformen kører også på ni sprog. Dermed bliver procedurerne, uddannelsesregistreringerne og dokumentationen på det sprog, længe efter at vi er væk.
Spørgsmål vi får før den første samtale
Hvad koster et forløb?
Det afhænger af standarden, hvor du starter, og hvor meget dit eget team selv løfter. Vi afgrænser opgaven først og giver derefter en fast pris på netop den opgave i stedet for en åben timepris. Så flytter tallet sig ikke, når arbejdet går i gang. Vi offentliggør ikke en prisliste, for den samme standard er en helt anden opgave for en leverandør med ti ansatte end for en med to hundrede, og en liste ville vildlede den ene af dem.
Hvor lang tid tager det?
Det, næsten alle undervurderer, er ikke selve skrivearbejdet. Standarden kræver, at systemet har været i drift: at der er gennemført interne audits, at afvigelser er rejst og lukket, og at der er holdt en ledelsens evaluering. Det tager kalendertid, som du ikke kan presse sammen ved at knokle mere. Vi giver dig en realistisk dato efter gap-analysen, ikke før.
Er vi nødt til at købe ComplyTrain for at samarbejde med jer?
Forløbene er bygget op om det, og det er et bevidst valg. Du står tilbage med et levende system, som dit team ejer, ikke en mappe der forældes. Hvis du allerede kører et kvalitetsstyringssystem, som du vil beholde, så sig det ved scoping-mødet. Så fortæller vi dig ærligt, om et projekt hos os stadig giver mening.
Hvem udfører selve arbejdet?
Skylen-konsulenter og en lille kreds af navngivne associerede, som vi arbejder fast sammen med - sammen med jeres team, ikke i stedet for det. I ved, hvem der er på jeres forløb, før det går i gang. Det handler om mere end en præsentation: de mennesker, der ved, hvordan arbejdet faktisk foregår, er dem, der skal drive systemet, når vi er væk, så de er med, mens det bygges.
Er Skylen selv certificeret efter de standarder, I rådgiver om?
Ikke endnu. Skylen arbejder på at blive ISO 9001- og ISO 27001-certificeret, og det siger vi hellere ligeud end at antyde noget andet. Vores konsulenter har ført organisationer gennem certificering. At virksomheden selv har et certifikat, er en anden sag, og den er i gang.
Kan I lave bare en gap-analyse?
Ja, og det er den mest almindelige måde at begynde på. Omfanget ligger fast, og det ender med en prioriteret plan, der er din. Mange teams tager planen og laver arbejdet selv. Det er et helt fint resultat, og det foretrækker vi frem for et projekt, ingen havde brug for.