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Conseil en conformité - de zéro jusqu'à être prêt pour l'audit
Certaines équipes se voient imposer une norme sans disposer d'une fonction qualité pour la mettre en œuvre. Nos consultants vous accompagnent du point de départ jusqu'à l'audit : analyse des écarts, construction du système, production des preuves. À l'arrivée, vous disposez d'un SMQ opérationnel sur la plateforme, quelle que soit la norme à laquelle vous êtes soumis.
Quand une prestation complète a du sens
Toutes les organisations n'ont pas de responsable qualité, ni le temps d'en devenir un. Un client, un appel d'offres ou un régulateur vous impose une norme et le compte à rebours est lancé. Dans ce cas, construire tout le système par vous-même n'est pas toujours la voie la plus rapide ni la plus sûre. C'est à cela que sert notre conseil.
Ce que nous faisons
Nous travaillons avec votre équipe, pas à sa place. Un consultant mène l'analyse d'écart, aide à rédiger et à valider les procédures, met en place la maîtrise des informations documentées et veille à ce que l'audit interne et la revue de direction aient réellement lieu. Ainsi, les preuves d'audit que réclame un auditeur se constituent au fil de votre travail. Le jour de l'audit de certification, vous montrez ce que vous appliquez déjà au lieu de le rassembler la semaine précédente.
Et comme le système repose sur ComplyTrain dès le premier jour, vous ne restez pas avec un classeur et un consultant qui s'en va. Vous conservez un SMQ vivant, les documents, les exigences, les enregistrements, que votre équipe possède et pilote une fois que nous nous retirons, quelle que soit la norme sur laquelle il est bâti.
À qui cela s'adresse
Trois points de départ, et nous les rencontrons tous les trois :
- Aucune fonction qualité. Un client ou un appel d'offres vous impose une norme, et la tâche revient à quelqu'un qui occupe déjà un poste à temps plein.
- Un système qui n'existe que sur le papier. Les procédures ont été rédigées une fois, pour obtenir un certificat, et la façon de travailler s'en est éloignée depuis des années.
- Un certificat qu'il faut désormais conserver. Le premier audit est passé, les audits de surveillance se succèdent, et personne ne prend en charge le système entre deux.
Ce que nous ne faisons pas
Nous ne délivrons pas votre certificat, et aucun consultant ne le fait. Il émane d'un organisme de certification accrédité, et cette séparation a un sens : nul ne peut auditer le système qu'il a lui-même construit.
Nous vous le disons aussi quand un projet ne correspond pas à votre exigence. Beaucoup d'équipes ont besoin de la plateforme et de deux semaines de leur propre attention, pas d'une prestation. C'est lors de l'appel de cadrage que cela se dit, et non après réception d'une facture.
Comment se déroule une prestation
Du point de départ à la préparation à l'audit
Réunion de cadrage
Nous partons de votre norme, de votre échéance et de votre point de départ. Nous vous disons ensuite franchement ce qui vous convient le mieux : un projet mené avec nous ou la plateforme seule.
Évaluation des écarts
Une vue clause par clause de votre situation par rapport à la norme, transformée en un plan d'action priorisé que vous pouvez mettre en œuvre avec nous ou seul.
Créer et déployer
Nous construisons le système avec votre équipe sur ComplyTrain : procédures, maîtrise des informations documentées, types d'enregistrements et fréquence des revues. Nous l'exploitons ensuite assez longtemps pour produire de véritables preuves d'audit.
Prêt pour l'audit, et au-delà
Nous vous préparons à l'audit de certification. Si vous le souhaitez, nous restons ensuite votre fonction qualité et assurons la maintenance du système de management de la qualité à mesure que votre programme se développe.
| ComplyTrain | Un consultant et un tableur | |
|---|---|---|
| Analyse des écarts par rapport à la norme | Oui | OuiTout consultant compétent le fait bien. |
| Des procédures rédigées avec votre équipe, pas à sa place | Oui | PartielCela dépend entièrement de la personne que vous avez recrutée. |
| Un système vivant une fois la mission terminée | Oui | NonUn dossier documentaire, une reprise et un répertoire qui vieillit |
| Chaque exigence reliée aux preuves d'audit qui la satisfont | Oui | PartielFaisable dans un tableur, rarement tenu à jour après l'audit |
| Maintenu entre les audits, sans avoir à remobiliser qui que ce soit. | Oui | Non |
| Le certificat lui-même | NonElle est délivrée par un organisme de certification accrédité. Aucun consultant ni aucun fournisseur ne peut le faire. | Non |
Modes de collaboration
Commencez là où c'est pertinent pour vous : une évaluation légère, une mise en place complète, ou la prise en charge de l'ensemble de votre fonction qualité.
Évaluation des écarts
Un état des lieux à domaine d'application défini de votre situation par rapport à la norme, assorti d'un plan d'action hiérarchisé pour combler les écarts. La façon la plus simple de démarrer, sans engagement lourd.
Mise en œuvre accompagnée
Nous construisons le système avec vos équipes sur la plateforme et nous vous préparons à l'audit de certification. C'est la voie la plus rapide pour passer de zéro à un système prêt pour l'audit.
Système de management de la qualité complet
Nous assurons votre fonction qualité. Nous exploitons et maintenons votre système de management de la qualité sur ComplyTrain, ce qui permet à vos équipes de rester concentrées sur leur travail. Cette offre s'adresse aux organisations qui préfèrent ne pas constituer d'équipe conformité en interne.
Les normes sur lesquelles nous accompagnons les équipes
La plupart des missions portent sur l'une de ces normes, ou sur deux à la fois, car on demande rarement une seule chose à un fournisseur :
- ISO 9001 - le socle qualité que presque tous les appels d'offres présupposent avant même la première discussion.
- ISO 27001 - la sécurité de l'information, qui devient une condition du contrat plutôt qu'un facteur de différenciation.
- La famille AQAP - les publications de l'OTAN sur l'assurance qualité, lorsqu'un contrat de défense en fait une exigence.
- AS9100 et EN 9100 - la norme qualité de l'aéronautique, et la voie d'accès à l'AQAP 2310.
- La série STANAG - l'interopérabilité et la navigabilité, généralement imposées par un maître d'œuvre.
Si la norme qui vous engage ne figure pas dans cette liste, dites-le lors de l'appel de cadrage. La plateforme repose sur une arborescence d'exigences, et on peut en construire une pour toute norme qui comporte des exigences. Savoir si nous avons des consultants qui connaissent votre norme précise est une autre question. Nous y répondrons franchement, plutôt que d'accepter la mission et de nous former dans vos délais.
Dans la langue où le travail se fait
Nous assurons le conseil en danois, anglais, français, allemand, polonais et ukrainien.
Cela compte plus qu'il n'y paraît. Un système qualité rédigé dans une langue que vos équipes ne pratiquent pas est un système qu'elles ne suivront pas. Un auditeur qui demande à un opérateur d'expliquer une procédure s'en aperçoit en une minute. Nous le construisons dans la langue des personnes qui doivent l'utiliser, et la plateforme fonctionne elle aussi en neuf langues. Ainsi, les procédures, les enregistrements de formation et les preuves d'audit restent dans cette langue, longtemps après notre départ.
Questions qui nous sont posées avant un premier échange
Combien coûte un accompagnement ?
Cela dépend de la norme, de votre point de départ et de la part que votre équipe prend en charge. Nous définissons d'abord le domaine d'application, puis nous fixons un prix ferme pour ce domaine, au lieu d'un taux horaire ouvert : le montant ne bouge plus une fois le travail lancé. Nous ne publions pas de grille tarifaire, car une même norme représente un travail très différent pour un fournisseur de dix personnes et pour un fournisseur de deux cents. Une grille finirait par induire l'un des deux en erreur.
Combien de temps cela prend-il ?
Ce que presque tout le monde sous-estime, ce n'est pas la rédaction. C'est que la norme exige que le système ait déjà fonctionné : audits internes réalisés, non-conformités relevées puis clôturées, revue de direction tenue. Cela demande un délai que travailler plus ne permet pas de comprimer. Nous vous donnons une date réaliste après l'évaluation des écarts, pas avant.
Faut-il acheter ComplyTrain pour travailler avec vous ?
Les prestations reposent sur ce principe, et c'est un choix délibéré : votre équipe repart avec un système vivant qu'elle maîtrise, et non avec un dossier qui vieillit. Si vous exploitez déjà un système qualité que vous comptez conserver, dites-le lors de l'entretien de cadrage. Nous vous dirons franchement si un projet avec nous garde du sens.
Qui réalise le travail concrètement ?
Des consultants de Skylen et un petit cercle d'associés nommés avec lesquels nous travaillons régulièrement, aux côtés de votre équipe et non à sa place. Vous savez qui intervient sur votre mission avant qu'elle ne commence. Cela va au-delà des présentations : ceux qui savent comment le travail se déroule réellement sont ceux qui devront faire vivre le système après notre départ, ils sont donc présents pendant sa construction.
Skylen est-elle elle-même certifiée selon les normes sur lesquelles elle conseille ?
Pas encore. Skylen travaille à l'obtention des certifications ISO 9001 et ISO 27001, et nous préférons le dire clairement plutôt que de laisser croire autre chose. Nos consultants ont accompagné des organisations jusqu'à la certification. Que l'entreprise détienne son propre certificat est une autre question, actuellement en cours.
Pouvez-vous réaliser uniquement l'évaluation des écarts ?
Oui, et c'est la façon la plus courante de commencer. Le domaine d'application est fixe et le diagnostic s'achève sur un plan hiérarchisé qui vous appartient. De nombreuses équipes reprennent ce plan et exécutent le travail elles-mêmes. C'est un très bon résultat, et nous le préférons de loin à un projet dont personne n'avait l'exigence.