Préparer votre premier audit de certification ISO 9001

Votre premier audit de certification ISO 9001 se déroule en deux visites de l'organisme de certification. L'étape 1 vérifie si votre système de management de la qualité est documenté et prêt. L'étape 2 vérifie s'il fonctionne en pratique. Ce guide explique ce que couvre chaque étape, comment mener une analyse d'écart avant l'une et l'autre, et quels documents un auditeur s'attend à voir.

Étape 1 : la revue de préparation

L'étape 1 est une revue documentaire. L'auditeur confirme que votre SMQ existe sur le papier et couvre les exigences de l'ISO 9001. Il lit votre manuel qualité ou la déclaration de domaine d'application équivalente, vos processus documentés et la structure de vos enregistrements. Il vérifie aussi que vous avez défini le domaine d'application de la certification et identifié les processus qui s'y trouvent.

L'auditeur cherche des écarts, pas la perfection. Attendez-vous à une liste de constats à solder avant l'étape 2. Les constats courants à l'étape 1 sont un programme d'audit interne absent, une revue de direction non réalisée, ou des objectifs énoncés mais non mesurables. L'étape 1 fixe également la date de l'étape 2, en général quelques semaines à quelques mois plus tard.

Étape 2 : l'audit de certification

L'étape 2 vérifie si le personnel suit les processus que vous avez documentés. L'auditeur s'entretient avec des personnes des différentes fonctions concernées, observe le travail et remonte des enregistrements jusqu'à l'exigence qu'ils satisfont. Il procède par échantillonnage. Si vous affirmez étalonner des équipements selon un calendrier, il demandera les enregistrements d'étalonnage et vérifiera les dates.

Les constats de l'étape 2 sont gradués. Une non-conformité mineure désigne un cas isolé où un processus n'a pas été suivi. Une non-conformité majeure signifie qu'une exigence entière est absente ou systématiquement ignorée, et elle retarde votre certificat jusqu'à correction et présentation de preuves. Prévoyez au moins un constat mineur. Un premier audit parfaitement vierge est rare.

Commencer par une analyse d'écart

Menez l'analyse d'écart avant de réserver l'une ou l'autre étape. Prenez chaque clause de l'ISO 9001, de la clause 4 à la clause 10, et notez trois choses : ce que la clause exige, ce que vous faites aujourd'hui, et l'écart. Attribuez à chaque écart un responsable et une date. C'est le document le plus utile que vous puissiez produire, car c'est la même carte que celle qu'utilise l'auditeur - dressée par vous d'abord.

Faites attention aux clauses que les primo-candidats sous-estiment. La clause 6.1 sur les risques et opportunités exige des preuves de la façon dont vous les identifiez et les traitez. La clause 9 exige un cycle d'audit interne achevé et au moins une revue de direction avant l'étape 2. La clause 7.5 régit vos informations documentées, y compris la maîtrise des versions et la conservation.

Voir également notre présentation de l'ISO 9001.

Liste des documents

Ayez ces éléments prêts et à jour avant l'étape 1. Une déclaration de domaine d'application précisant ce que couvre le SMQ. Une politique qualité et des objectifs qualité mesurables. Des descriptions de processus pour les activités concernées. Un registre des risques et opportunités. Les rôles et responsabilités. Une procédure de maîtrise des documents et des enregistrements, avec historique des versions. Le programme d'audit interne, son planning et ses rapports. Les comptes rendus de revue de direction, avec éléments d'entrée et de sortie. Les enregistrements d'actions correctives. Les enregistrements de compétence et de formation du personnel concerné. La maîtrise des fournisseurs et des processus externalisés. Les preuves de surveillance, de mesure et, le cas échéant, d'étalonnage.

Les enregistrements de formation sont souvent le dossier le plus faible lors d'un premier audit. L'auditeur demandera qui a été formé, à quoi et quand, et attendra des preuves datées. Conserver ces preuves en un seul endroit, rattachées à chaque rôle, élimine toute une catégorie de constats.

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