Gestion des parties prenantes et des fournisseurs
Un registre unique et à jour des fournisseurs et partenaires dont vous dépendez. Chacun fait l'objet d'une évaluation du risque, se réévalue automatiquement aux échéances prévues et alimente directement votre registre des risques.
Tenez à jour un registre unique de vos fournisseurs, partenaires et parties intéressées. Chacun est évalué selon un questionnaire de risque unique, réévalué selon son propre calendrier. Les constats préoccupants sont signalés pour revue.
Reliez les décisions fournisseurs aux preuves d'audit, au risque et aux produits concernés
Regroupez fournisseurs, partenaires et autres parties intéressées dans un registre unique. Chaque fiche indique la classification, les contacts, les références de contrat et la fréquence de revue qui déterminent le niveau d'attention à lui accorder.
Les évaluations, les documents justificatifs et les dates de revue figurent sur la fiche. Lorsqu'un questionnaire signale un problème, il alimente un processus de traitement du risque examiné par une personne. Le registre ne se contente pas d'enregistrer une décision fournisseur : il permet de l'expliquer plus tard.
À quoi cela ressemble
Regroupez les informations sur vos fournisseurs et parties prenantes dans un seul registre. Un fournisseur y figure dès son enregistrement. Sa présence dans la liste ne constitue pas une évaluation.
Cas d\u2019usage
Répondre à la question de due diligence
Lorsqu'un client ou un auditeur vous demande comment vous évaluez vos fournisseurs, vous répondez par un registre à jour et un historique complet des évaluations. Des preuves, pas une simple parole.
Évaluez chaque fournisseur selon la même méthode
Un questionnaire pondéré, appliqué de la même façon à chaque fournisseur, attribue à chacun un score de risque de 0 à 100 et une bande associée, tous deux explicables. La notation ne dépend donc plus de la personne qui a rempli le formulaire.
Les revues qui tournent en rond
Les dates de réévaluation sont définies selon le risque de chaque fournisseur. Elles arrivent sous forme de tâches dans votre liste ComplyTrain. Les fournisseurs à risque élevé reviennent plus tôt, sans que personne ait à y penser.
Trouvez la réponse dans le contrat
Les contrats et certificats sont rattachés au fournisseur concerné. Ils sont indexés et interrogeables en langage clair. Demandez à quelle date un certificat expire ou ce qu'un fournisseur s'est engagé à faire en matière de notification des violations : la source est citée à l'appui.
Tout ce qu'exige le management du risque fournisseurs, au même endroit
Notation du risque explicable
Un questionnaire pondéré et cohérent produit en temps réel un score de 0 à 100 et un niveau de risque, que vous pouvez présenter à un auditeur ligne par ligne.
Des revues qui se planifient toutes seules
La date de réévaluation de chaque fournisseur se calcule à partir de son niveau de risque. Elle apparaît sous forme de tâche dans votre liste ComplyTrain. Le registre reste ainsi à jour automatiquement.
Les constats deviennent des risques maîtrisés
Les réponses préoccupantes à une évaluation sont enregistrées comme risques dans votre registre des risques, rattachées au fournisseur et en attente de revue par une personne.
Profil du fournisseur
Notez le niveau d'attention à accorder à chaque fournisseur
Un profil fournisseur regroupe sa classification, ses contacts, le contrat dont il relève et la fréquence à laquelle il doit être revu. C'est ce qui détermine la profondeur de la diligence. Un fournisseur critique en source unique et un fournisseur de fournitures de bureau ne doivent pas recevoir le même questionnaire ni la même fréquence de revue.
Les documents justificatifs sont rattachés à la fiche, et les produits ou les travaux qui dépendent d'un fournisseur y sont liés. La question « qu'est-ce que cela affecte ? » trouve ainsi une réponse avant même de devenir urgente.
- Classification, contacts et référence du contrat au dossier
- Fréquence des revues déterminée par la criticité de la relation
- Documents justificatifs conservés chez le fournisseur, et non dans une boîte de réception
Vérification préalable
Utilisez un questionnaire structuré, puis examinez ce qu'il produit.
Les évaluations sont des questionnaires configurables, associés au type d'entité examinée. Les questions posées à un fournisseur sont donc celles qui comptent pour cette relation. Les réponses alimentent des règles de notation. Un résultat qui laisse présager un problème est transmis au flux de traitement des risques, pour qu'une personne l'examine.
Le questionnaire ci-dessus n'a pas encore reçu de réponses. Le score affiché correspond au calcul sur un formulaire vide, et non à un constat sur le fournisseur. Un chiffre faible sur une évaluation sans réponses ne constitue pas une garantie. Une évaluation n'a de sens qu'une fois complétée et examinée.
- Des questionnaires configurés par type d'entité, et non un formulaire unique pour tous
- Des règles de scoring qui orientent un signalement vers un risque à examiner, et non vers un verdict automatique
- Suivi des dates de revue : la diligence est répétée, et non réalisée une seule fois.