Langues
La conformité dans la langue que votre équipe utilise vraiment
ComplyTrain fonctionne en neuf langues. Les agents rédigent vos informations documentées dans la langue du travail concerné. Pas en anglais, à faire traduire par quelqu'un avant l'audit.
La langue est un problème de conformité, pas une question de préférence
Les informations documentées existent pour être utilisées. ISO 9001 attend d'elles qu'elles soient disponibles et exploitables là où le travail se fait. Autrement dit, la personne qui applique une instruction de travail doit pouvoir la lire. Une procédure qui n'existe qu'en anglais, dans une usine où l'on travaille en polonais, est une procédure qu'on explique à l'oral avant de l'appliquer de mémoire. Le document est maîtrisé. La pratique ne l'est pas.
Le même écart réapparaît lors de l'audit. Un auditeur travaille dans la langue de l'audit. Quand le système qualité produit de l'anglais et que l'audit se déroule en espagnol, quelqu'un traduit le dossier à la main la semaine précédente. Cette traduction n'est pas versionnée, pas revue, et elle s'écarte un peu plus de l'original maîtrisé à chaque cycle. C'est précisément cet écart qui fait l'objet d'un constat. Voilà une source récurrente de non-conformités, sans aucun rapport avec la qualité du système sous-jacent.
La plupart des logiciels de conformité répondent à cela en traduisant leurs propres boutons et menus. Cela aide celui qui clique. Mais cela ne fait rien pour le document qu'il produit, alors que c'est justement ce document que l'auditeur lit.
Ce qui tourne dans votre langue
Trois éléments doivent être localisés pour que la langue cesse d'être un risque de conformité. La plupart des outils ne traitent que le premier.
L'interface
Menus, champs, files de revue et messages système dans les neuf langues. Chacun travaille dans la langue dans laquelle il pense. C'est ce qui distingue un système réellement utilisé d'un système que l'on contourne.
Les documents rédigés par les agents
Les procédures, les politiques et les enregistrements sont rédigés dans la langue de la personne à qui le travail revient. Il n'existe pas de version anglaise d'origine à laquelle on aurait ajouté une étape de traduction. Aucune seconde version ne risque donc de diverger.
La piste d'approbation
Les revues, les validations et le relevé de qui a accepté quoi restent rattachés au document dans cette langue. Les preuves d'audit que lit l'auditeur sont celles que votre équipe a produites.
Les neuf langues
ComplyTrain fonctionne en anglais, danois, allemand, espagnol, finnois, français, polonais, suédois et ukrainien.
Chaque utilisateur choisit la sienne. Le choix se fait par personne, pas par organisation. Un responsable qualité danois et un chef de production polonais travaillent donc dans le même système, sur les mêmes documents maîtrisés, chacun dans sa langue.
Un seul système, plusieurs pays
Les groupes qui opèrent dans plusieurs pays finissent en général par adopter l'une de ces deux organisations, toutes deux coûteuses. Soit chaque filiale gère son propre système qualité, et la maison mère n'a aucune vue consolidée. Soit le groupe exploite un système unique en anglais, et chaque site tient une copie traduite non officielle pour ceux qui font le travail.
La seconde solution est la plus répandue, et la plus dangereuse. C'est la copie non officielle qui se trouve sur le terrain. Et c'est elle qui devient obsolète.
Un système unique qui rédige dans la langue de chaque site supprime la raison d'être de cette copie clandestine. Le document maîtrisé et le document utilisé ne font plus qu'un. Découvrez comment cela s'articule avec la maîtrise documentaire et le SMQ structuré selon ISO 9001, ou consultez les normes que nous prenons en charge.
Choix de la langue
Chacun choisit le sien, et il s'agit d'un seul paramètre.
Le menu de langue est propre à chaque utilisateur, pas à l'organisation. Un responsable qualité danois et un chef de production polonais ouvrent le même document maîtrisé dans le même système, et chacun le lit dans sa langue.
Trois choses méritent d'être distinguées, car ce sont des décisions distinctes. La langue de l'interface, c'est ce menu. La langue de rédaction d'un document suit le travail que ce document encadre. Enfin, un document traduit reste une production automatique tant qu'une personne ne l'a pas relu. C'est une étape de relecture avec un nom en regard, et non quelque chose que le système considère silencieusement comme terminé.
- Neuf langues d'interface, définies pour chaque utilisateur
- La langue du document suit le travail, pas le compte
- La traduction est relue par une personne avant d'être approuvée.
Questions fréquentes
Devons-nous choisir une seule langue pour toute l'organisation ?
Non. La langue se règle pour chaque utilisateur. Un groupe présent dans plusieurs pays exploite un seul système de management de la qualité, et chacun consulte et travaille dans sa propre langue.
Que se passe-t-il lorsque l'auditeur travaille dans une langue différente de celle du site ?
Le document existe dans sa langue de rédaction, accompagné de son historique de revue et d'approbation. Lorsqu'un audit exige une autre langue, le document est produit dans cette langue par le même processus contrôlé, et non traduit de façon informelle en dehors du système.
ComplyTrain traduit-il automatiquement les documents depuis l'anglais ?
Non. Les agents rédigent directement dans la langue cible au lieu de traduire après coup. C'est important : une procédure traduite conserve la structure de phrase de la langue source, or les informations documentées de conformité sont lues attentivement par des personnes qui ne les ont pas rédigées.
Où les données sont-elles hébergées ?
Dans l'UE. ComplyTrain s'exécute sur AWS eu-central-1 (Francfort). Chaque client est isolé selon le modèle silo : un schéma, un pool d'utilisateurs Cognito et un bucket de stockage par tenant. La prise en charge des langues ne change rien au lieu d'hébergement des données.