Sprog
Compliancearbejde på det sprog, dit team faktisk bruger
ComplyTrain kører på ni sprog, og agenterne skriver din dokumentation på det sprog, arbejdet hører hjemme på. Ikke på engelsk, som nogen skal oversætte inden audit.
Sprog er et compliance-problem, ikke en smagssag
Dokumenteret information findes for at blive brugt. ISO 9001 forventer, at den er tilgængelig og egnet til brug dér, hvor arbejdet foregår. Det betyder, at den, der følger en arbejdsinstruktion, skal kunne læse den. En procedure, der kun findes på engelsk på en fabrik, hvor arbejdet udføres på polsk, bliver forklaret mundtligt og derefter fulgt efter hukommelsen. Dokumentet er styret. Praksis er det ikke.
Det samme hul åbner sig ved audit. En auditor arbejder på auditens sprog. Når kvalitetssystemet leverer engelsk, og auditen kører på spansk, sidder nogen ugen før og oversætter materialet i hånden. Den oversættelse er uden versionsstyring, ureviewet og fjerner sig fra det styrede original for hver runde, og det er netop den afdrift, der bliver noteret. Det er en tilbagevendende kilde til afvigelser, som intet har at gøre med kvaliteten af selve systemet.
De fleste compliance-programmer løser det ved at oversætte deres egne knapper og menuer. Det hjælper den, der klikker. Det gør intet for det dokument, personen producerer, og det er netop det, auditoren rent faktisk læser.
Hvad kører på dit sprog
Tre ting skal lokaliseres, før sproget holder op med at være en compliance-risiko. De fleste værktøjer klarer den første.
Grænsefladen
Menuer, felter, review-køer og systembeskeder på alle ni sprog. Folk arbejder på det sprog, de tænker på. Det afgør, om et system bliver brugt eller omgået.
Dokumenterne, som agenterne udarbejder
Procedurer, politikker og registreringer skrives på sproget hos den, arbejdet tilhører. Der er ingen engelsk original med et oversættelsestrin sat på bagefter. Dermed findes der ingen version nummer to, der kan skride.
Godkendelsessporet
Reviews, godkendelser og registreringen af, hvem der har accepteret hvad, forbliver knyttet til dokumentet på det pågældende sprog. Den dokumentation, en auditor læser, er den dokumentation, dit team har produceret.
De ni sprog
ComplyTrain kører på engelsk, dansk, tysk, spansk, finsk, fransk, polsk, svensk og ukrainsk.
Hver bruger vælger sit eget sprog. Valget følger personen, ikke organisationen. Så en dansk kvalitetschef og en polsk produktionsleder arbejder i det samme system, på de samme styrede dokumenter, hver på sit sprog.
Ét system, flere lande
Koncerner, der arbejder på tværs af grænser, ender som regel med en af to løsninger, og begge koster dyrt. Enten kører hvert datterselskab sit eget kvalitetsstyringssystem, og moderselskabet har intet samlet overblik. Eller også kører koncernen ét system på engelsk, mens hver enhed vedligeholder en uofficiel oversat kopi til dem, der udfører arbejdet.
Den anden løsning er den mest udbredte og den farligste. Den uofficielle kopi er den, der ligger på produktionsgulvet. Det er den, der bliver forældet.
Ét system, der udarbejder dokumenter på hver enheds eget sprog, fjerner grunden til, at skyggekopien overhovedet findes. Det styrede dokument og det brugte dokument er det samme dokument. Se, hvordan det spiller sammen med dokumentstyring og det ISO 9001-strukturerede kvalitetsstyringssystem, eller læs om de standarder, vi understøtter.
Ofte stillede spørgsmål
Skal vi vælge ét sprog for hele organisationen?
Nej. Sproget vælges for hver enkelt bruger. En koncern med afdelinger i flere lande kører ét kvalitetsstyringssystem, og den enkelte læser og arbejder på sit eget sprog.
Hvad sker der, når auditoren arbejder på et andet sprog end lokationen?
Dokumentet findes på det sprog, det blev skrevet på, med sin historik for gennemgang og godkendelse vedhæftet. Har en audit brug for et andet sprog, bliver dokumentet fremstillet på det sprog gennem den samme styrede proces. Det bliver ikke oversat uformelt uden for systemet.
Maskinoversætter ComplyTrain dokumenter fra engelsk?
Nej. Agenterne skriver direkte på målsproget i stedet for at oversætte bagefter. Det betyder noget, for en oversat procedure arver sætningsopbygningen fra kildesproget, og compliance-dokumentation bliver læst grundigt af folk, der ikke selv har skrevet den.
Hvor lagres dataene?
I EU. ComplyTrain kører i AWS eu-central-1 (Frankfurt), og hver kunde isoleres efter silomodellen: et schema, en Cognito-brugerpulje og en storage-bucket pr. tenant. Sprogunderstøttelse ændrer ikke, hvor data opbevares.