Sprog
Compliance på det sprog, dit team faktisk bruger
ComplyTrain kører på ni sprog. Agenterne skriver din dokumentation på det sprog, arbejdet hører til på. Ikke på engelsk, som nogen skal oversætte inden auditten.
Sprog er et compliance-problem, ikke en smagssag
Dokumenteret information findes for at blive brugt. ISO 9001 forventer, at den er tilgængelig og egnet til brug dér, hvor arbejdet foregår. Det betyder, at den, der følger en arbejdsinstruktion, skal kunne læse den. En procedure, der kun findes på engelsk på en fabrik, hvor arbejdet foregår på polsk, bliver forklaret mundtligt og derefter fulgt efter hukommelsen. Dokumentet er styret. Det er praksis ikke.
Det samme hul åbner sig ved audit. En auditor arbejder på auditsproget. Når kvalitetssystemet leverer engelsk, og audit foregår på spansk, sidder nogen og oversætter materialet i hånden ugen inden. Den oversættelse er uden versionsstyring, uden gennemgang, og den skrider længere væk fra det styrede originaldokument for hver runde. Og det er netop dette skred, der bliver noteret. Det er en tilbagevendende kilde til afvigelser, som intet har at gøre med kvaliteten af selve systemet.
De fleste compliance-programmer svarer på det ved at oversætte deres egne knapper og menuer. Det hjælper den, der klikker. Det gør intet for det dokument, personen frembringer, og det er netop dét, auditoren læser.
Hvad kører på dit sprog
Tre ting skal lokaliseres, før sprog holder op med at være en compliance-risiko. De fleste værktøjer klarer den første.
Grænsefladen
Menuer, felter, review-køer og systembeskeder på alle ni sprog. Folk arbejder på det sprog, de tænker på. Det afgør, om systemet bliver brugt eller omgået.
Dokumenterne, som agenterne udarbejder
Procedurer, politikker og registreringer skrives på sproget hos den, der ejer opgaven. Der er ingen engelsk original, som bagefter skal oversættes. Derfor findes der ingen anden version, der kan skride.
Godkendelsessporet
Gennemgange, godkendelser og oplysningen om, hvem der har accepteret hvad, forbliver knyttet til dokumentet på det pågældende sprog. Den dokumentation, en auditor læser, er den, dit team har produceret.
De ni sprog
ComplyTrain fungerer på engelsk, dansk, tysk, spansk, finsk, fransk, polsk, svensk og ukrainsk.
Hver bruger vælger selv sit sprog. Valget gælder den enkelte person, ikke virksomheden. En dansk kvalitetschef og en polsk produktionsleder kan altså arbejde i samme system, på de samme styrede dokumenter, hver på sit eget sprog.
Ét system, flere lande
Koncerner, der arbejder på tværs af grænser, ender som regel med en af to løsninger, og begge er dyre. Enten kører hvert datterselskab sit eget kvalitetsstyringssystem, så moderselskabet ikke har noget samlet overblik, eller også kører koncernen ét system på engelsk, mens hvert site vedligeholder en uofficiel oversat kopi til dem, der udfører arbejdet.
Den anden løsning er den mest udbredte og den farligste. Den uofficielle kopi er den, der ligger ude i produktionen. Og det er den, der bliver forældet.
Ét system, der udformer dokumenterne på hvert sites eget sprog, fjerner grunden til, at skyggekopien overhovedet findes. Det styrede dokument og det anvendte dokument er det samme dokument. Se, hvordan det spiller sammen med dokumentstyring og det ISO 9001-strukturerede kvalitetsstyringssystem, eller læs om de standarder, vi understøtter.
Valg af sprog
Hver medarbejder vælger sin egen, og det er én indstilling.
Sprogmenuen gælder pr. bruger, ikke pr. organisation. En dansk kvalitetschef og en polsk produktionsleder kan åbne det samme styrede dokument i det samme system og hver læse det på sit eget sprog.
Tre ting bør du holde adskilt, for det er tre forskellige valg. Grænsefladens sprog er denne menu. Det sprog, et dokument skrives på, følger det arbejde, dokumentet styrer. Og et oversat dokument er maskinoutput, indtil en person har gennemgået det. Det er et gennemgangstrin med et navn på, ikke noget systemet stiltiende erklærer færdigt.
- Ni sprog i brugerfladen, som hver bruger vælger selv
- Dokumentsproget følger arbejdet, ikke kontoen
- En oversættelse gennemgås af en person, før den godkendes.
Ofte stillede spørgsmål
Skal vi vælge ét sprog for hele organisationen?
Nej. Sproget vælges for hver enkelt bruger. En koncern med lokationer i flere lande kører ét kvalitetsstyringssystem, og hver medarbejder læser og arbejder på sit eget sprog.
Hvad sker der, når auditoren arbejder på et andet sprog end det, der tales på lokationen?
Dokumentet findes på det sprog, det er skrevet på, med tilhørende historik for gennemgang og godkendelse. Har en audit brug for et andet sprog, laves dokumentet på det sprog gennem den samme styrede proces. Det oversættes altså ikke uformelt uden for systemet.
Maskinoversætter ComplyTrain dokumenter fra engelsk?
Nej. Agenterne skriver direkte på målsproget i stedet for at oversætte bagefter. Det er vigtigt, for en oversat procedure arver kildesprogets sætningsopbygning, og compliance-dokumentation bliver læst grundigt af folk, der ikke selv har skrevet den.
Hvor opbevares data?
I EU. ComplyTrain kører i AWS eu-central-1 (Frankfurt), og hver kunde er isoleret efter silo-modellen: et schema, en Cognito user pool og en storage bucket pr. tenant. Sprogunderstøttelse ændrer ikke, hvor data ligger.