Privatlivspolitik

Denne privatlivspolitik beskriver, hvordan Skylen Solutions ApS, der driver virksomhed under brandet ComplyTrain ("ComplyTrain", "Skylen Solutions", "vi", "os" eller "vores"), indsamler, anvender og beskytter personoplysninger, når du besøger vores website på complytrain.net, kommunikerer med os, tilmelder dig eller anvender ComplyTrain-platformen eller i øvrigt interagerer med os som forretningskontakt. Vi behandler personoplysninger i overensstemmelse med EU's databeskyttelsesforordning (forordning (EU) 2016/679) ("GDPR") og databeskyttelsesloven.

Anvendelsesområde. Denne politik beskriver den behandling, hvor vi optræder som dataansvarlig, for eksempel data om brug af websitet, henvendelser, registreringsdata for konti og markedsføringskontakter. Når vi behandler personoplysninger i kundeindhold på ComplyTrain-platformen, optræder vi som databehandler på vegne af vores kunder. Denne behandling er reguleret af vores databehandleraftale ("DPA") og kundens egne privatlivsmeddelelser, ikke af denne politik (se afsnit 12).

1. Hvem vi er, og hvordan du kontakter os

Den dataansvarlige for dine personoplysninger er Skylen Solutions ApS, en virksomhed registreret i Danmark under CVR-nr. 45855287 med hjemstedsadresse på Vesterbrogade 1L, 2. (Industriens Hus), 1620 København V, Danmark.

Ved spørgsmål om denne politik eller dine personoplysninger kan du kontakte os på contact@skylen.com. Vores fulde kontaktoplysninger fremgår af afsnit 16.

2. De personoplysninger, vi indsamler

2.1 Oplysninger, du giver os

• Identitets- og kontaktoplysninger - navn, jobtitel, arbejdsgiver/organisation, arbejdsmailadresse og telefonnummer.
• Kontodata - brugernavn og loginoplysninger (adgangskoder gemmes i hashet form) samt kontoindstillinger.
• Henvendelses- og supportdata - indholdet af beskeder, demo- eller salgsforespørgsler og supportkorrespondance, du sender os.
• Markedsføringsdata - dine præferencer for at modtage kommunikation fra os.
• Faktureringsdata - faktureringskontakt, organisationsadresse og momsnummer. Kortbetalinger håndteres af vores betalingsudbyder. Vi opbevarer ikke fulde kortnumre.

2.2 Oplysninger, vi indsamler automatisk

• Brugsdata - viste sider og funktioner, foretagne handlinger samt datoer og tidspunkter for adgang.
• Tekniske data og enhedsdata - IP-adresse, browsertype og -version, operativsystem og enhedsidentifikatorer.
• Cookiedata - oplysninger indsamlet via cookies og lignende teknologier (se afsnit 4).

2.3 Oplysninger fra tredjeparter

Vi kan modtage begrænsede forretningskontaktoplysninger fra kilder såsom henvisninger og introduktioner, offentligt tilgængelige professionelle kilder samt vores kunderelations- og markedsføringsværktøjer.

Særlige kategorier af oplysninger. Vi søger ikke at indsamle særlige kategorier af personoplysninger (såsom helbreds-, politiske eller biometriske oplysninger) via vores website eller forretningskontakter. Send os venligst ikke sådanne oplysninger, medmindre vi udtrykkeligt anmoder om dem.

3. Hvordan vi anvender personoplysninger, og vores retsgrundlag

Vi anvender kun personoplysninger, når vi har et retsgrundlag efter GDPR artikel 6. Formålene nedenfor opsummerer, hvordan vi anvender personoplysninger, og det tilhørende retsgrundlag.

• Drift af vores website og besvarelse af henvendelser - kontaktoplysninger, henvendelsesindhold og brugsdata. Retsgrundlag: legitime interesser og foranstaltninger truffet forud for indgåelse af en kontrakt.
• Oprettelse og administration af konti samt levering af platformen - kontodata og brugsdata. Retsgrundlag: opfyldelse af en kontrakt.
• Fakturering, afregning og opkrævning af betaling - faktureringsdata og transaktionsoptegnelser. Retsgrundlag: opfyldelse af en kontrakt og retlig forpligtelse.
• Fremsendelse af service- og administrationsbeskeder - konto- og kontaktoplysninger. Retsgrundlag: opfyldelse af en kontrakt og legitime interesser.
• Fremsendelse af markedsføringskommunikation og nyhedsbreve - identitets-, kontakt- og markedsføringsdata. Retsgrundlag: samtykke eller legitime interesser for eksisterende kunder.
• Måling og forbedring af vores website og tjenester - brugs-, tekniske og cookiedata. Retsgrundlag: samtykke for ikke-nødvendige cookies og legitime interesser.
• Sikkerhed, forebyggelse af svig og platformens integritet - brugs-, tekniske og logdata. Retsgrundlag: legitime interesser og retlig forpligtelse.
• Overholdelse af retlige, regnskabsmæssige og skattemæssige forpligtelser - de relevante optegnelser. Retsgrundlag: retlig forpligtelse.
• Fastlæggelse, udøvelse eller forsvar af retskrav - relevante data i nødvendigt omfang. Retsgrundlag: legitime interesser.

Når vi baserer os på legitime interesser, har vi afvejet disse interesser mod dine rettigheder og frihedsrettigheder. Du kan gøre indsigelse mod en sådan behandling (se afsnit 10). Når vi baserer os på samtykke, kan du til enhver tid trække det tilbage.

4. Cookies og lignende teknologier

Vi anvender cookies og lignende teknologier til at drive vores website, huske dine præferencer og forstå, hvordan sitet bruges. Ikke-nødvendige cookies (såsom analyse- og markedsføringscookies) sættes kun med dit samtykke, som du giver via vores cookiebanner og til enhver tid kan ændre.

De kategorier, vi anvender, er:

• Strengt nødvendige - muliggør sitets kernefunktioner og sikkerhed. Disse kan ikke slås fra og kræver ikke samtykke.
• Funktionelle - husker dine valg og præferencer. Sættes kun med dit samtykke.
• Analyse - hjælper os med at forstå og forbedre brugen af sitet. Sættes kun med dit samtykke.
• Markedsføring - måler kampagner og leverer relevant indhold. Sættes kun med dit samtykke.

5. Markedsføringskommunikation

Vi kan sende dig information om vores tjenester, arrangementer og opdateringer, når du har givet samtykke, eller når du er en eksisterende kunde, og gældende lovgivning tillader det. Hver markedsføringsmail indeholder en enkel mulighed for at afmelde, og du kan til enhver tid framelde dig ved at kontakte os. Framelding af markedsføring stopper ikke nødvendige service- eller administrationsbeskeder vedrørende din konto.

6. Hvordan vi deler personoplysninger

Vi deler kun personoplysninger, når det er nødvendigt, og med passende sikkerhedsforanstaltninger. Modtagere kan omfatte:

• Tjenesteudbydere og underdatabehandlere - som hjælper os med at drive vores website og platform, såsom hosting, analyse, e-mail og CRM samt betalingsudbydere. Disse parter handler i henhold til kontrakt og må kun behandle personoplysninger efter vores instruks.
• Professionelle rådgivere - såsom advokater, regnskabskonsulenter, revisorer og forsikringsselskaber, hvor det er nødvendigt.
• Myndigheder og tilsynsmyndigheder - hvor det kræves ved lov, retskendelse eller en lovlig anmodning.
• Virksomhedsoverdragelser - i forbindelse med en fusion, et opkøb eller et salg af aktiver, hvor personoplysninger kan overføres med forbehold for denne politik.

Vi sælger ikke dine personoplysninger. Vi vedligeholder en ajourført liste over underdatabehandlere, der anvendes til at levere ComplyTrain-platformen, som kan rekvireres på contact@skylen.com. Ændringer håndteres i overensstemmelse med vores DPA.

7. Internationale overførsler

ComplyTrain-platformen hostes og behandles inden for Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde (EØS). Hvis personoplysninger overføres til et land uden for EØS, sikrer vi passende sikkerhedsforanstaltninger i overensstemmelse med kapitel V i GDPR - typisk Europa-Kommissionens standardkontraktbestemmelser - så dine data fortsat modtager et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau. Du kan anmode om yderligere information om disse foranstaltninger via kontaktoplysningerne i afsnit 16.

8. Hvor længe vi opbevarer personoplysninger

Vi opbevarer kun personoplysninger, så længe det er nødvendigt til de formål, der er beskrevet i denne politik, hvorefter de slettes eller anonymiseres. Ved fastlæggelse af opbevaringsperioder tager vi hensyn til dataenes art, formålet og eventuelle retlige eller kontraktlige krav. Vejledende gælder:

• Konto- og relationsdata - i hele kundeforholdets varighed og en rimelig periode derefter.
• Henvendelses- og markedsføringsdata - indtil du framelder dig, eller dataene ikke længere er nødvendige til det formål, de blev indsamlet til.
• Regnskabs- og transaktionsoptegnelser - opbevares i fem (5) år i overensstemmelse med bogføringsloven.

9. Hvordan vi beskytter personoplysninger

Vi opretholder passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at beskytte personoplysninger mod uautoriseret adgang, tab, ændring eller videregivelse. Disse omfatter adgangskontrol, kryptering under overførsel, logning og fortrolighedsforpligtelser for medarbejdere. Intet system er fuldstændig sikkert, men vi arbejder for at beskytte dine data og for at underrette dig og den relevante myndighed om ethvert brud på persondatasikkerheden, hvor loven kræver det.

10. Dine rettigheder

Med forbehold for betingelserne i GDPR har du ret til at:

• få indsigt i de personoplysninger, vi har om dig, og modtage en kopi;
• få urigtige eller ufuldstændige oplysninger berigtiget;
• få dine data slettet under visse omstændigheder;
• begrænse eller gøre indsigelse mod visse former for behandling, herunder direkte markedsføring;
• modtage visse data i et portabelt, maskinlæsbart format;
• til enhver tid trække samtykke tilbage, uden at det påvirker behandling, der er foretaget inden tilbagetrækningen; og
• indgive en klage til en tilsynsmyndighed (se afsnit 16).

For at udøve disse rettigheder kan du kontakte os på contact@skylen.com. Vi svarer inden for de frister, som GDPR kræver, og vi kan have behov for at verificere din identitet.

11. Automatiserede afgørelser

Vi træffer ikke afgørelser med retsvirkning eller tilsvarende væsentlig virkning for dig alene baseret på automatisk behandling i forbindelse med driften af vores website eller forretningskontakter. Når ComplyTrain-platformen anvender AI-understøttede funktioner på kundeindhold, foregår denne behandling på vegne af vores kunder i henhold til DPA'en og er fortsat underlagt kundens menneskelige tilsyn.

12. Kundeindhold og vores rolle som databehandler

Når vores kunder uploader dokumenter og andet indhold til ComplyTrain-platformen, kan dette indhold indeholde personoplysninger. I forhold til sådanne data optræder vi som databehandler, og kunden er dataansvarlig. Vi behandler dem kun efter kundens dokumenterede instruks, som fastsat i vores databehandleraftale indgået i henhold til GDPR artikel 28. Hvis dine personoplysninger fremgår af en kundes konto, og du ønsker at udøve dine rettigheder, bedes du kontakte den pågældende kunde (den dataansvarlige). Vi bistår kunden i det omfang, DPA'en kræver.

13. Links til tredjeparter

Vores website kan indeholde links til tredjeparters websites eller tjenester, som vi ikke kontrollerer. Denne politik gælder ikke for disse tredjeparter, og vi er ikke ansvarlige for deres behandling af persondata. Vi opfordrer dig til at læse deres privatlivsmeddelelser.

14. Børn og ikke-forbrugerbrug

Vores website og ComplyTrain-platformen er beregnet til organisationer og professionelle brugere og er ikke rettet mod børn eller mod forbrugere som defineret i EU's forbrugerbeskyttelseslovgivning. Vi indsamler ikke bevidst personoplysninger fra børn under 18 år.

15. Ændringer af denne politik

Vi kan opdatere denne politik fra tid til anden. Når vi foretager væsentlige ændringer, opdaterer vi datoen "Sidst opdateret" ovenfor og underretter dig, hvor det er relevant, via e-mail eller gennem tjenesten. Din fortsatte brug af vores website eller tjenesten efter ikrafttrædelsesdatoen udgør en anerkendelse af den opdaterede politik.

16. Kontakt os, og hvordan du klager

Skylen Solutions ApS (driver virksomhed under navnet ComplyTrain)

Vesterbrogade 1L, 2. (Industriens Hus), 1620 København V, Danmark. E-mail: contact@skylen.com · Moms: DK 45855287.

Tilsynsmyndighed. Hvis du har bekymringer om, hvordan vi håndterer dine personoplysninger, opfordrer vi dig til at kontakte os først. Du har også ret til at indgive en klage til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, Danmark - dt@datatilsynet.dk, +45 33 19 32 00, www.datatilsynet.dk.