Dokumentstyring
Udarbejd compliance-dokumenter med AI. Hold styr på alle versioner, og eksportér dem i dit eget design. Det hele ét sted.
Skriv dine kvalitetshåndbøger, procedurer, risikovurderinger og udbudssvar ét sted. AI hjælper med at udarbejde dem, og versionsstyring og godkendelse er bygget ind. Eksportér med dit eget logo til Word eller PDF.
Hold det rigtige dokument koblet til det arbejde, det styrer
I Document Control skriver, gennemgår og godkender du dine compliance-dokumenter: kvalitetshåndbøger, procedurer, risikovurderinger og tilbud på udbud. AI skriver et udkast ud fra det, din organisation allerede ved. Dit team retter til og godkender, og det færdige dokument er versioneret, styret og klar til audit.
Struktureret forfatning og Document Vault løser hver sin opgave og mødes ved godkendelsen. I forfatningen skrives og godkendes det styrede indhold. I vault ligger filerne med deres metadata, versioner, adgang og sprogdækning. Godkendt information kobles derfra til de krav, den dækker, til den træning, der afhænger af den, og til det daglige kvalitetsarbejde, der bruger den.
AI skriver udkastet, dit team beholder kontrollen
En indbygget AI-assistent skriver udkast til afsnit ud fra din eksisterende viden og foreslår forbedringer, mens du skriver. Sådan starter du med et udkast i stedet for et blankt ark. Dit team gennemgår og godkender hver ændring og har den endelige godkendelse. Ved godkendelse udgives en låst og uforanderlig version, og det registreres, hvilke krav den dækker.
Sådan ser det ud
Hold filen, dens metadata og versionsstyring samlet. Når du uploader en fil, registreres dens identitet og version. Det betyder ikke i sig selv, at indholdet er godkendt.
Anvendelser
Lad AI skrive det første udkast
Bed AI om at skrive et udkast til et afsnit ud fra det, din organisation allerede ved, eller lad den udfylde de dele, du ikke har nået. Sådan får du et forspring i stedet for en blank side, og dit team former og godkender resultatet.
Styrede procedurer
Arbejdsinstruktioner og procedurer holdes under versionsstyring. Den aktuelt godkendte version er tydeligt markeret, og hele historikken ligger klar til din audit.
Godkendelse du kan bevise
Godkendelser og "læst og forstået"-kvitteringer registreres som elektroniske signaturer på en bestemt version. Beviset ligger fast.
Send det, så det ser rigtigt ud
Eksportér ethvert dokument til Word eller PDF med dit eget design. Dit logo, dine farver og en ordentlig indholdsfortegnelse. Klar til at give til en kunde, en auditor eller et udbud.
Alt hvad et compliance-dokument skal bruge, samlet ét sted
AI-udkast
Udarbejd og forfin dine dokumenter med AI ud fra det, din organisation allerede ved. Dit team former og godkender.
Versionsstyring og godkendelse
Alle versioner spores, og hver godkendelse signeres. Sporingen af ændringer er indbygget, så du altid kan dokumentere, hvad der blev godkendt, og hvornår.
Eksport med eget logo
Færdige Word- og PDF-dokumenter i dit eget design, med en rigtig indholdsfortegnelse. Klar til at sende.
Versionshistorik
Vid, hvilken version beslutningen brugte
Alle filer i et vault beholder deres versionshistorik, og du kan åbne præcis den version, der er registreret, i stedet for at stole på et filnavn. Det betyder noget, hver gang en beslutning skal kunne forklares senere: dokumentationen knyttet til et auditfund, proceduren en træningsbekræftelse var knyttet til, eller specifikationen en produktændring blev vurderet mod.
Versionshistorik og godkendelse er bevidst adskilt. Historikken ovenfor viser de registrerede filversioner. Godkendelse af styret indhold sker i struktureret forfatning, hvor godkendelsen registreres som en elektronisk signatur på en bestemt version. Begge dele står i journalen, og de besvarer hvert sit spørgsmål.
- Åbn den registrerede version, ikke den som nogen håber er den nyeste
- Kurser og dokumentation kobles til en bestemt version. Dermed viser optegnelsen, hvad der var gældende.
- Dokumentlåsning, mens nogen arbejder i en fil
Distribution og sprog
Hold distribution og sprogdækning synlig
Et vault viser, hvilke sprog et dokument faktisk findes på. Et hul bliver dermed noget, du kan se, i stedet for noget, du opdager, når en lokation beder om en procedure på sit eget sprog.
Kontrollerede kopier, adgangstildelinger og oversættelser spores adskilt fra status for indeksering og synkronisering. Hvem der må læse et dokument, og om et system er færdig med at behandle det, er nemlig to forskellige ting. Sprogdækning viser, hvad der findes. Den siger ikke, at en oversættelse er blevet gennemgået.
- Se, hvilke sprog der findes i et vault, og hvilke der mangler
- Kontrollerede kopier og adgangstildelinger gemmes pr. dokument
- Adgangsrettigheder holdes adskilt fra indekserings- og synkroniseringsstatus