Maîtrise des informations documentées
Rédigez vos informations documentées avec l'IA, gardez chaque version sous contrôle et exportez-les à vos couleurs. Le tout au même endroit.
Rédigez vos manuels qualité, vos procédures, vos évaluations des risques et vos réponses aux appels d'offres au même endroit. L'IA vous aide à les rédiger. La gestion des versions et les circuits d'approbation sont intégrés, tout comme l'export personnalisé vers Word ou PDF.
Gardez le bon document relié au travail qu'il encadre
Le Document Control, c'est là que vos documents de conformité sont rédigés, revus et approuvés : manuels qualité, procédures, évaluations des risques, réponses aux appels d'offres. L'IA en rédige une première version à partir de ce que votre organisation sait déjà. Votre équipe l'affine et la valide. Le document final est ensuite versionné, contrôlé et prêt pour l'audit.
La rédaction structurée et le Document Vault remplissent deux fonctions distinctes, reliées au moment de l'approbation. La rédaction sert à écrire et à approuver le contenu contrôlé. Le vault héberge les fichiers avec leurs métadonnées, leurs versions, leurs droits d'accès et leur couverture linguistique. Les informations documentées approuvées sont ensuite reliées aux exigences qu'elles couvrent, aux formations qui en dépendent et au travail quotidien de la qualité qui s'en sert.
L'IA rédige, votre équipe garde la main
Un assistant IA intégré rédige des sections à partir de vos connaissances existantes et propose des améliorations au fil de l'écriture. Vous partez donc d'un brouillon déjà avancé plutôt que d'une page blanche. Votre équipe revoit et approuve chaque modification, et c'est elle qui prononce la validation finale. L'approbation publie une version verrouillée et immuable, et enregistre les exigences qu'elle couvre.
À quoi cela ressemble
Conservez ensemble le fichier, ses métadonnées et ses contrôles de version. Téléverser un fichier enregistre son identité et sa version, mais ne signifie pas à lui seul que le contenu est approuvé.
Cas d\u2019usage
Confiez le premier jet à l'IA
Demandez à l'IA de rédiger une section à partir de ce que votre organisation sait déjà, ou de compléter les parties que vous n'avez pas encore remplies. Vous partez avec une longueur d'avance plutôt que d'une page blanche, et votre équipe façonne et valide le résultat.
Procédures maîtrisées
Les instructions de travail et les procédures restent sous contrôle des versions. La version approuvée en vigueur est clairement identifiable, et l'historique complet reste disponible pour l'audit.
Une validation que vous pouvez prouver
Les approbations et les accusés de lecture et de compréhension sont enregistrés sous forme de signatures électroniques rattachées à une version précise. La preuve est ainsi consignée.
Une présentation soignée
Exportez n'importe quel document au format Word ou PDF à vos couleurs : votre logo, votre charte graphique et une véritable table des matières. Le document est prêt à être remis à un client, à un auditeur ou à joindre à un appel d'offres.
Tout ce qu'exige un document de conformité, au même endroit
Rédaction assistée par IA
Rédigez et affinez vos documents à l'aide de l'IA, à partir de ce que votre organisation sait déjà. Votre équipe met en forme et valide.
Contrôle des versions et validation
Chaque version est suivie, chaque approbation signée, la piste d'audit est intégrée. Vous pouvez ainsi montrer à tout moment ce qui a été approuvé, et à quelle date.
Export personnalisé
Des documents Word et PDF soignés, à votre image, avec une véritable table des matières. Prêts à envoyer.
Historique des versions
Savoir quelle version a servi à la décision
Chaque fichier d'un coffre conserve son historique de versions. Vous pouvez ouvrir la version exacte enregistrée au lieu de vous fier à un nom de fichier. C'est essentiel dès qu'une décision doit être expliquée plus tard : les preuves d'audit rattachées à un constat, la procédure liée à un accusé de réception de formation, la spécification au regard de laquelle une modification de produit a été revue.
L'historique des versions et l'approbation sont volontairement distincts. L'historique ci-dessus indique les versions de fichier enregistrées. L'approbation du contenu maîtrisé se fait dans la rédaction structurée, où la validation est saisie sous forme de signature électronique liée à une version précise. Les deux sont consignés et répondent à des questions différentes.
- Ouvrez la version enregistrée, pas celle que l'on espère être à jour.
- Les liens de formation et de preuves sont rattachés à une version. L'enregistrement indique ainsi ce qui était en vigueur.
- Verrouillage des documents pendant qu'une personne travaille sur un fichier
Diffusion et langues
Gardez la distribution et la couverture linguistique visibles
Le coffre-fort indique dans quelles langues un document existe réellement. Une lacune devient ainsi visible, au lieu d'être découverte au moment où un site réclame une procédure dans sa propre langue.
Les copies contrôlées, les droits d'accès et les traductions sont suivis séparément de l'état d'indexation et de synchronisation. Savoir qui est autorisé à lire un document et savoir si un système a terminé son traitement sont en effet deux faits distincts. La couverture linguistique signale ce qui est présent. Elle ne signifie pas qu'une traduction a été relue.
- Voyez quelles langues sont présentes dans un coffre et lesquelles manquent.
- Registres des copies contrôlées et droits d'accès conservés par document
- Droits d'accès distincts de l'état d'indexation et de synchronisation