Système de management de la qualité
Audits, actions correctives, processus et approbations dans un seul système de management de la qualité, organisé autour de la norme ISO 9001.
Planifiez et menez vos audits internes. Chaque constat aboutit à une action corrective vérifiée. Décrivez le déroulement attendu de vos activités, puis prouvez qu'il a été respecté. Validez enfin vos enregistrements par une véritable signature électronique.
Pilotez la qualité comme un système connecté
Le module de management de la qualité réunit vos audits, actions correctives, processus, approbations et informations documentées dans un seul système, organisé selon la structure de chapitres de la norme. Un audit trouve ainsi ce qu'il cherche, là où il s'attend à le trouver. ComplyTrain structure le SMQ autour de la norme. Cela décrit l'organisation du logiciel, ce n'est pas une certification de votre entreprise ni de la nôtre. La structure est la nôtre. Les preuves d'audit et l'audit restent les vôtres.
Les exigences délimitées deviennent des documents maîtrisés, des processus approuvés et le travail récurrent qui les maintient à jour. Chacun porte avec lui la preuve qui le fonde. La couverture des informations documentées et celle des processus opérationnels restent deux vues distinctes, car une procédure écrite et un processus réellement appliqué sont deux affirmations différentes.
Planifiez les audits selon ce qui demande de l'attention
Planifiez le programme, calez les audits, menez le travail sur le terrain et agissez sur vos constats, le tout au même endroit. Les zones à risque élevé sont programmées plus souvent, les audits sont générés automatiquement à leur échéance, et les auditeurs consignent leurs observations au fil de l'eau. Les plus significatives deviennent des constats reliés au chapitre exact qu'elles concernent. Intégrez directement les procédures approuvées, les enregistrements et les positions de formation comme preuves rattachées à une version précise. Ce que vous présentez correspond ainsi exactement à ce qui était en vigueur à ce moment-là.
Un relecteur peut remonter de n'importe quel constat jusqu'aux enregistrements dont il provient. Lorsque l'organisme de certification se présente, sélectionnez les preuves de votre choix et remettez un dossier unique et vérifié. Pas de portail, pas d'identifiant, rien d'exposé sur Internet.
À quoi cela ressemble
Planifiez un audit à partir de son domaine d'application, de ses objectifs et de ses preuves d'audit. Les preuves d'audit, les constats et l'échantillonnage disposent chacun de leur propre onglet.
Cas d\u2019usage
Première certification ISO 9001
Un fournisseur qui met en place un système de management de la qualité pour la première fois dispose d'emblée de la structure des chapitres, des types d'enregistrements, de la fréquence des audits et des circuits d'approbation. Pas d'un SharePoint vide.
Une surveillance sans précipitation
Les constats, les actions correctives et leurs preuves d'audit sont déjà reliés et rattachés à une version précise. L'audit de surveillance annuel consiste donc à parcourir des enregistrements à jour, et non à passer deux semaines à retrouver des documents.
Du constat à la correction, avec preuves à l'appui
Un audit interne soulève un constat. En une étape, vous le transformez en action corrective, avec une analyse structurée des causes racines, vérifiée par une seconde personne. La clôture n'intervient qu'après le passage de vos points de contrôle. Toute la chaîne reste traçable de bout en bout.
Une validation que vous pouvez prouver
Les approbations prennent la forme de signatures électroniques associées à une version précise. Chaque signature est apposée sur l'appareil de l'approbateur et reste bloquée tant que sa formation n'est pas à jour. La preuve figure ainsi au dossier, et non dans un e-mail qu'il faut retrouver.
Un système qualité unique, structuré selon la norme
Programme d'audit
Planifiez, programmez et réalisez vos audits internes. Rattachez chaque constat à la clause concernée et transformez-le en action corrective en une seule opération.
Gestion des auditsActions correctives (CAPA)
Analyse structurée des causes racines, actions typées et étape de vérification distincte. La clôture n'intervient qu'une fois réunies les preuves et la validation exigées par votre processus.
CAPA et analyse des causes racinesProcessus approuvés
Des définitions sous gestion de version, avec un responsable désigné à chaque étape. Chaque procédure s'exécute comme un enregistrement numéroté qui capture les preuves à mesure que le travail avance.
Automatisation des processus qualitéApprobations signées et enregistrements
Signatures électroniques sur vos propres certificats, validation conditionnée à une formation à jour et une piste d'audit à intégrité vérifiable en un clic.
Revue de direction
Périodes de reporting, éléments d'entrée examinés et décisions datées avec un responsable désigné. Une revue produit ainsi des actions de suivi, pas seulement un compte rendu.
Revue de directionConfiguration guidée ou manuelle
Choisissez vos normes et votre domaine d'application. L'IA vous propose ensuite une structure, ou vous la configurez vous-même. Chaque proposition de l'IA est acceptée ou refusée par une personne.
Mettre en place un système de management de la qualité
Action corrective et action préventive
Suivez le problème jusqu'à l'action vérifiée
Ici, une action corrective et préventive est un véritable enregistrement, pas une simple tâche à cocher. Chaque CAPA porte sa source, une analyse structurée des causes profondes, un confinement typé, des actions correctives et préventives, les preuves qui les appuient et son historique complet. La gravité déclenche le compte à rebours : une non-conformité critique reçoit automatiquement des délais de confinement et d'analyse plus courts.
Clôturer une action et la vérifier sont deux actes distincts, réalisés par deux personnes. Ainsi, « c'est terminé » ne remplace jamais « quelqu'un a vérifié que cela fonctionne ». L'IA peut proposer une cause profonde ou une action corrective, mais c'est toujours une personne qui la valide.
- Analyse structurée des causes profondes (5 pourquoi, diagramme d'Ishikawa et autres méthodes), et non un simple champ de texte libre
- Confinement, actions correctives et actions préventives : chaque type est distinct et son responsable désigné
- La clôture est conditionnée aux preuves d'audit, à la validation et à la revue exigées par votre propre procédure.
- Règles d'escalade et étapes de workflow que vous configurez selon votre processus
Définition des processus
Transformez vos cartographies de processus en tâches à responsabilité définie
Décrivez un processus en langage courant et laissez l'IA en rédiger le diagramme en couloirs. Affinez-le ensuite dans un éditeur structuré, avec un diagramme mis à jour en direct que vous pouvez exporter en image ou en PDF. Le diagramme ci-dessus est un brouillon enregistré : trois étapes reliées, dont l'étape de revue porte un rôle responsable, un objectif de cinq jours et une tâche qui ne peut aboutir sans ses preuves.
La définition, l'approbation et l'exécution restent des étapes distinctes. Une fois la définition approuvée et sa version figée, vous pouvez l'exécuter : de vraies personnes sont affectées à chaque couloir, chaque étape recueille ses preuves au fil du travail, et la fin de l'exécution laisse un enregistrement numéroté et verrouillé. Un processus documenté montre que vous savez comment le travail doit se dérouler ; une exécution terminée prouve, date à l'appui, qu'il s'est bien déroulé ainsi.
- L'IA génère une première version du logigramme à partir d'une description en langage courant. Vous l'affinez, puis vous la validez.
- Définitions sous gestion de version, avec une fréquence de revue définie et un historique en ajout seul
- Un responsable désigné à chaque étape, avec des preuves d'audit recueillies au fil du travail.
- Chaque exécution terminée laisse un enregistrement numéroté et verrouillé indiquant précisément ce qui a été fait.
Revue de direction
Faites de la revue de direction un moment de décision
Dans ComplyTrain, une revue de direction s'organise autour de sa période de reporting et des éléments d'entrée qu'elle doit examiner. Elle produit une décision assortie d'un responsable désigné et d'une échéance, et non un simple compte rendu.
La revue ci-dessus est encore à l'état de brouillon, un statut opérationnel réel qui reste visible. Elle montre la structure de l'enregistrement : la décision existe, elle a un responsable et elle est datée. Les actions de suivi renvoient à Planner, et les chiffres à l'appui proviennent de Reporting.
- Périodes de reporting avec les éléments d'entrée qu'une revue doit prendre en compte
- Chaque décision a un responsable et une échéance, pas seulement une ligne dans le compte rendu.
- Actions de suivi tracées après la réunion, et non archivées avec elle
Premiers pas
Commencez par votre domaine d'application et gardez la maîtrise de ce que l'IA modifie
La configuration commence par un choix : laisser l'IA guider la construction, ou la configurer vous-même. Dans les deux cas, vous sélectionnez les normes que vous appliquez, vous définissez le domaine d'application et les objectifs de mise en œuvre, et vous vous appuyez sur les modèles disponibles pour la norme concernée.
Le parcours guidé propose ; il ne décide pas. Chaque proposition (un document, un processus, une exigence mise en correspondance) est acceptée ou refusée par une personne. Et un document maîtrisé suit toujours son circuit d'approbation habituel avant d'avoir la moindre valeur.
- Choisissez les normes et le domaine d'application autour desquels le système est construit
- Prise en main par norme, avec les modèles disponibles pour chacune
- Guidé par l'IA ou configuré par vos soins, pour une structure finale identique
- Chaque proposition de l'IA est examinée par une personne avant d'être appliquée.