Управління якістю
Аудити, коригувальні дії, процеси та погодження - в одній системі управління якістю зі структурою за ISO 9001.
Плануйте та проводьте внутрішні аудити. Доводьте кожну невідповідність до коригувальної дії з підтвердженням виконання. Описуйте, як має відбуватися робота, і документуйте, що вона відбулася саме так. Підписуйте записи справжнім електронним підписом.
Керуйте якістю як єдиною системою
Модуль управління якістю зводить ваші аудити, коригувальні дії, процеси, погодження та записи в одну систему. Вона впорядкована за структурою розділів стандарту, тож аудит знаходить те, що очікує, і саме там, де очікує. ComplyTrain будує систему управління якістю за структурою стандарту. Це опис того, як влаштовано програмне забезпечення, а не сертифікація вашої чи нашої компанії. Каркас наш, а докази й сам аудит залишаються вашими.
Визначені у сфері застосування вимоги перетворюються на контрольовані документи, погоджені процеси та регулярну роботу, яка підтримує їх актуальність. За кожним із цих елементів стоять відповідні докази. Охоплення документацією та охоплення робочими процесами показуються окремо, адже написана процедура і процес, який люди справді виконують, - це два різні твердження.
Плануйте аудити навколо того, що потребує уваги
Сплануйте програму, складіть розклад аудитів, проведіть роботу на місцях і відреагуйте на знайдене - усе в одному місці. Ділянки з вищим ризиком плануються частіше, аудити створюються автоматично, коли настає їх строк, а аудитори фіксують спостереження просто під час роботи й підвищують значущі з них до невідповідностей, прив'язаних до конкретного розділу, якого вони стосуються. Підтягуйте погоджені процедури, записи та статуси навчання одразу як докази з фіксацією версії, тож ви показуєте саме те, що діяло на той момент.
Перевіряльник може простежити будь-яку невідповідність назад до записів, з яких вона постала. Коли приходить орган із сертифікації, ви відбираєте докази на власний розсуд і передаєте один перевірений пакет. Жодного порталу, жодного входу в систему, нічого не виставлено в інтернет.
Як це виглядає
Сплануйте аудит за його обсягом, цілями та доказовою базою. Для доказів, висновків і вибірки є окрема вкладка.
Сценарії використання
ISO 9001 уперше
Постачальник, який уперше впроваджує систему якості, одразу отримує структуру розділів, типи записів, графік аудитів і маршрути погоджень, а не порожній SharePoint.
Нагляд без метушні
Невідповідності, коригувальні дії та докази до них уже пов'язані між собою і прив'язані до версій. Тому щорічний наглядовий аудит - це перегляд актуальних записів наживо, а не два тижні пошуку документів.
Від виявлення до усунення - усе задокументовано
Внутрішній аудит фіксує невідповідність. Одним кроком ви перетворюєте її на коригувальну дію зі структурованим аналізом першопричини. Дію перевіряє інша особа, і вона закривається лише після проходження ваших контрольних точок. Увесь ланцюжок простежується від початку до кінця.
Погодження, яке можна довести
Затвердження фіксуються як електронні підписи, прив'язані до конкретної версії документа. Підписант ставить підпис на власному пристрої, і той не набуває чинності, доки підписант не пройде актуальне навчання. Так підтвердження зберігається в самому записі, а не в листі, який ще треба знайти.
Одна система якості, побудована за стандартом
Програма аудитів
Плануйте, призначайте та проводьте внутрішні аудити. Прив’язуйте виявлені невідповідності до конкретних пунктів стандарту й одразу перетворюйте кожну з них на коригувальну дію.
Керування аудитамиКоригувальні дії (CAPA)
Структурований аналіз першопричин, типізовані дії та окремий етап перевірки. Закрити невідповідність можна лише тоді, коли зібрано докази та отримано підписи, яких вимагає ваш процес.
CAPA та аналіз першопричинПогоджені процеси
Визначення з контролем версій та відповідальним на кожному кроці. Процеси виконуються як нумеровані записи, які фіксують докази безпосередньо під час роботи.
Автоматизація процесів управління якістюПідписані погодження та записи
Електронні підписи на власних сертифікатах, погодження лише за наявності чинного навчання та захищений від підробок журнал аудиту, який ви перевірите одним кліком.
Аналіз з боку керівництва
Періоди звітності, розглянуті вхідні дані та датовані рішення з визначеним відповідальним. Так огляд дає не протокол, а конкретні завдання для подальшої роботи.
Аналіз з боку керівництваНалаштування з підказками або вручну
Оберіть стандарти та обсяг. Далі дозвольте ШІ запропонувати структуру або налаштуйте її самостійно. Кожну пропозицію ШІ приймає чи відхиляє людина.
Впровадження системи управління якістю
Коригувальні та запобіжні дії
Ведіть проблему аж до перевіреної дії
Коригувальна та запобіжна дія тут - це повноцінний запис, а не пункт списку справ із наліпкою. Кожен CAPA містить своє джерело, структурований аналіз першопричин, типізовані заходи стримування, коригувальні та запобіжні дії, докази до них і повну історію. Ступінь критичності задає терміни: для критичної проблеми система автоматично встановлює жорсткіші дедлайни на стримування та аналіз.
Виконати дію і перевірити її - це дві окремі дії, які виконують двоє різних людей. Тож "ми це закінчили" ніколи не замінить "хтось переконався, що це спрацювало". Штучний інтелект може запропонувати першопричину чи коригувальну дію, але затверджує її завжди людина.
- Структурований аналіз першопричин - 5 Whys, діаграма Ісікави та інші методи, а не просто поле для вільного тексту
- Стримувальні, коригувальні та запобіжні дії - кожна з окремим типом і власником
- Закриття неможливе, доки не зібрано докази, не отримано погодження та не проведено перегляд, яких вимагає ваша власна процедура
- Правила ескалації та етапи робочого процесу, які ви налаштовуєте під свій процес
Опис процесів
Перетворіть карти процесів на роботу з чіткою відповідальністю
Опишіть процес звичайною мовою, і AI підготує чернетку діаграми доріжок. Далі доопрацюйте її в структурованому редакторі: діаграма оновлюється наживо, і ви можете експортувати її як зображення або PDF. Карта вгорі - це збережена чернетка: три пов'язані кроки, де крок перевірки має відповідальну роль, п'ятиденний термін і завдання, яке не можна завершити без доданого доказу.
Визначення, затвердження та виконання лишаються окремими етапами. Щойно визначення затверджене й прив'язане до версії, його можна запустити. На кожну доріжку призначаються конкретні люди, кожен крок фіксує свій доказ під час роботи, а після завершення запуску лишається пронумерований захищений запис. Задокументований процес показує, що ви знаєте, як має відбуватися робота. Завершений запуск - це датований доказ того, що вона так і відбулася.
- ШІ створює першу версію діаграми доріжок за вашим описом звичайною мовою, а ви її доопрацьовуєте та затверджуєте.
- Визначення з контролем версій, регулярним переглядом і журналом, до якого можна тільки додавати записи
- Кожен крок має відповідального. Докази фіксуються під час виконання роботи.
- Кожен завершений процес створює пронумерований захищений запис із точним переліком виконаних дій.
Аналіз з боку керівництва
Зробіть так, щоб аналіз з боку керівництва завершувався рішеннями
Аналіз системи управління в ComplyTrain будується навколо звітного періоду та вхідних даних, які потрібно розглянути. На виході ви отримуєте не протокол наради, а рішення з визначеним відповідальним і терміном виконання.
Наведений вище аналіз ще має статус чернетки. Це реальний бізнес-стан, тому він залишається видимим. Тут видно, який вигляд має запис: рішення існує, воно має відповідального і дату. Подальші завдання пов'язані з Planner, а супровідні цифри надходять із Reporting.
- Звітні періоди з даними, які має врахувати перевірка
- Кожне рішення має відповідального й термін виконання, а не просто запис у протоколі.
- Подальші дії відстежуються після наради, а не підшиваються до неї
Перші кроки
Почніть із визначення обсягу і контролюйте зміни, які вносить ШІ
Налаштування починається з вибору: доручити побудову штучному інтелекту чи налаштувати все самостійно. У будь-якому разі ви обираєте стандарти, за якими працюєте, задаєте обсяг і цілі впровадження та користуєтеся шаблонами, доступними для цього стандарту.
Керований режим лише пропонує, а не вирішує. Кожну пропозицію (документ, процес чи зіставлену вимогу) приймає або відхиляє людина. А контрольований документ, перш ніж набути чинності, проходить звичайне затвердження.
- Оберіть стандарти та обсяг, під які налаштовано систему
- Впровадження окремо для кожного стандарту з доступними для нього шаблонами
- З підказками ШІ або самостійно - підсумкова структура однакова
- Кожну пропозицію ШІ перевіряє людина, перш ніж вона набуде чинності.