Керування вимогами
Побачте кожну вимогу, з якою ви маєте справу - за всіма стандартами, а також за вашими договорами й політиками - пов'язану з документами, доказами та процесами, які її виконують.
Зберіть усі вимоги, з якими маєте справу, зі стандартів, яких дотримуєтеся, і з контрактів, що вас зобов'язують, в одному прозорому поданні. Кожна вимога пов'язана з відповідним документом, доказом і процесом. Спершу побачите прогалини.
Простежте кожну вимогу до роботи та доказів, які за нею стоять
Модуль керування вимогами зводить обов'язки зі стандартів, вимоги замовників, постачальників і внутрішні вимоги в одне поле з повною простежуваністю. Вимоги стандартів, які ми надаємо, стоять поряд із тими, що накладає договір чи замовник. Кожну можна відфільтрувати за сферою застосування, джерелом, критичністю та рівнем покриття.
Покриття - це не одне число. Посилання на документацію, підтверджувальні докази та затверджені робочі процеси відстежуються окремо, адже процедура, яка згадує пункт стандарту, запис, що його підтверджує, і процес, який люди справді виконують, - це три різні твердження. Видно, що доводить кожен зв'язок і що ще потребує перевірки рецензентом.
Як це виглядає
Знаходьте вимоги за сферою застосування, джерелом і охопленням. Наявні в системі вимоги стандартів можна переглядати поряд із клієнтськими та внутрішніми.
Сценарії використання
Кілька стандартів, один реєстр
Коли ви впроваджуєте кілька стандартів одночасно, та сама вимога повторюється під різними номерами пунктів. Готова таблиця відповідностей між стандартами показує, де справді є дублювання. Кожен зв'язок супроводжується письмовим обґрунтуванням. При цьому кожна вимога залишається на своєму місці у списку розбіжностей. Так ви бачите збіги, але жоден пункт не позначається як виконаний без вашого відома.
Обов'язки поза межами стандартів
Договірна вимога, внутрішня політика, специфічна вимога замовника - додайте власні, і вони стануть поряд зі стандартними. Система враховує їх у покритті та прогалинах так само, як вбудовані вимоги, замість того щоб тримати їх в окремій таблиці, яку ніхто не відкриває.
Документ, який можна передати аудитору
Матрицю відповідності можна експортувати у форматі CSV або як PDF з вашим брендуванням. Ті самі рядки в тому самому порядку, що й на екрані, сформовані з актуальних даних. Коли аудитор запитає, як ви виконуєте певний пункт стандарту, ви одразу створюєте документ із відповіддю, а не шукаєте його по теках.
Визначте межі системи разом з обґрунтуванням, якого вимагатиме аудитор
Не кожна вимога стосується кожної організації. Позначте те, що не застосовується, і додайте письмове обґрунтування для кожного винятку. Так ви закриваєте одну з найпоширеніших знахідок аудиту - невмотивовані винятки.
Простежуваність, охоплення та контроль в одному модулі
Простежуваність від пункту до доказу
Один рядок на кожну вимогу. У ньому видно документи та розділи, які її стосуються, докази, що її підтверджують, і чинний процес, який її виконує. Рядок розгортається до точних деталей, а звіт можна експортувати як документ для аудиту.
Прогалини, які можна передбачити
Два списки прогалин. Перший показує вимоги, які ніхто не задокументував. Другий - вимоги, для яких немає жодного реального процесу. Критичні пункти виводяться першими, тож усунення недоліків можна спланувати заздалегідь, а не виявити в найгірший момент.
Кожен стандарт і ваш власний
Вимоги ваших стандартів разом із зобов'язаннями з договорів і політик зберігаються в одному реєстрі. Кожен запис прив'язаний до тих самих доказів. Тож жоден із ваших обов'язків не залишиться поза системою обліку.
Простежуваність
Тримайте прогалини на видноті й вирішуйте, що робити далі
Матриця простежуваності зіставляє вимоги з документами, доказами та процесами, які їх покривають. Вона показує прогалини, а не згладжує їх усередненням. У матриці вище є непокриті вимоги. Це нормальний стан системи, яка ще будується, і саме тому такий вигляд корисний.
Прогалини в документації та прогалини в контролях розділені, винятки з обсягу вказані явно, а кожна прогалина пов'язана з роботою, яка її закриває: документом, який треба написати, процесом, який треба затвердити, або пунктом плану впровадження. Повторне використання між стандартами забезпечується через центральні відповідності та еквівалентності в межах організації. Для кожної фіксуються напрямок, сила та обґрунтування, тож зараховане за еквівалентністю можна відрізнити від прямого покриття.
- Документація, докази та охоплення процесів обліковуються окремо
- Пряме покриття та зарахування еквівалентності лишаються розрізнюваними
- Виключення зі сфери охоплення вказуються прямо, а не мовчки зараховуються до охоплених
- Перевірка за допомогою ШІ - це підтримка експертного аналізу з опорою на джерела, а не рішення про сертифікацію.