Гранти й тендери
Штучний інтелект зчитує тендерну документацію та виокремлює вимоги, терміни й правила. Далі він допомагає підготувати відповідь на основі ваших затверджених матеріалів, а кожен крок ви переглядаєте самостійно.
Розкладіть тендерний або грантовий пакет на структурований перелік вимог, термінів і формальних правил, кожен з яких можна відстежити до джерела. Готуйте чернетку за допомогою ШІ, що спирається на ваш власний затверджений контент, і збирайте заявку, готову до перевірки.
Створіть тендерну пропозицію, кожен пункт якої можна звірити з доказами
Робоча область тендера містить обсяг пропозиції, її кінцевий термін і процес погодження, який має відбутися до подання. Вимоги, розділи з відповідями та документи, що їх підтверджують, зберігаються в одному місці, а не розкидані по спільному диску й кількох поштових скриньках.
Робота над відповіддю на вимогу та рішення взяти цю вимогу на себе відстежуються окремо. Тож рішення "подавати чи не подавати" ухвалюється на основі того, що ви справді покриваєте. Погоджені відповіді можна використати повторно, а пакет документів для подання зберігає запис про рішення, що стоять за ним.
Як це виглядає
Тримайте разом обсяг тендерної пропозиції, кінцевий термін і процес перевірки, а крок затвердження налаштуйте перед тим, як щось буде відправлено.
Сценарії використання
Невелика команда, яка бореться за контракти, що переважають її вагу
Опрацюйте тендерну документацію за частину часу. Асистент виокремлює вимоги, терміни та правила й подає їх структурованим списком, який ви перевіряєте. Так навіть невелика команда без окремого відділу тендерів встигає відповідати на більше тендерів і без поспіху.
Усі дати з пакета в одному місці
Закриття етапу запитань і відповідей, намір подати пропозицію, подання, присудження - усі терміни, заховані в тендерній документації, зібрані в одному місці й відстежувані разом. Найближчий дедлайн ви бачите на дашборді, а прострочені - у звітах.
Використайте докази, які у вас уже є
Відповідайте на вимогу доказами, які у вашій організації вже є: процедурами якості, оцінками ризиків, записами про навчання, політиками. Використовуйте затверджені відповіді з вашої бібліотеки, а не переписуйте той самий опис можливостей для кожного тендера.
Дізнайтеся про прогалини ще до подання документів
Перш ніж підтвердити вибір, перегляньте вимоги, які ви зобов'язалися виконати, але для яких ще немає жодного розділу. Усі вони на одному екрані. Потім запустіть перевірку готовності: вона дасть оцінку у балах і покаже основні ризики.
Усе для тендерної пропозиції - в одному місці
Виокремлення вимог штучним інтелектом
Завантажте пакет документів і отримайте вимоги, терміни, правила щодо форми та перелік потрібних документів у вигляді структурованого списку для перевірки. Кожен пункт має посилання на джерело.
Складання чернеток на основі фактів за допомогою ШІ
Кожен розділ створюйте за допомогою штучного інтелекту. Він спирається на вимоги, на які має відповісти, на ваші зафіксовані позиції та на ваш затверджений контент. Поки такий розділ не схвалить людина, він має позначку «Чернетка ШІ».
Захист, який можна підтвердити
Матриця відповідності, яка водночас відстежує вашу заявку та експортується у форматі, потрібному для тендерної документації. До неї додається перевірка готовності, яка називає кожну непокриту вимогу ще до подання заявки.
Requirements
Відстежуйте роботу над вимогами окремо від рішення взяти їх у роботу
Кожна вимога в тендері має власний стан: хто на неї відповідає, які докази підтверджують відповідь і чи вона взагалі закрита. Це навмисно не те саме, що рішення брати участь у тендері. Саме розмежування цих речей робить рішення відмовитися обґрунтованим, а не інтуїтивним.
Наведені вище вимоги внесено вручну. Вимоги можна фіксувати так або опрацьовувати масово. Якщо докази вже є в іншому місці системи, їх прив'язують, а не копіюють.
- Хто відповідає за кожну вимогу, які докази зібрано та який стан покриття
- Прогалини видно ще до розмови про участь у тендері, а не після неї
- Докази, пов'язані з документами, записами про якість і навчальними позиціями
Бібліотека відповідей
Повторно використовуйте відповіді, які хтось справді перевірив
Відповіді, які доводиться шукати знову і знову, - дані про компанію, організація якості, стан безпеки - мають зберігатися в бібліотеці, а не в останній пропозиції, яку комусь пощастило знайти. Кожна відповідь має цикл перегляду й дату перегляду. Тож повторне використання не означає, що ви нишком надсилаєте те, що застаріло ще два роки тому.
Наведена вище відповідь досі є чернеткою з призначеною датою перегляду. Саме такого стану не можна допускати в поданні. Схвалення для повторного використання - це окремий, свідомий крок.
- Цикл перегляду та дата перегляду для кожної багаторазової відповіді
- Чернетки відповідей не додаються, доки їх не погоджено
- Одне місце, де ви оновлюєте відповідь, яка з’являється в багатьох тендерах