Tilskud og udbud
AI'en læser udbudsmaterialet og trækker krav, frister og regler ud. Derefter hjælper den dig med at skrive svaret ud fra dit eget godkendte indhold, og du gennemgår hvert skridt.
Lav en struktureret liste over krav, frister og formelle regler ud fra dit udbuds- eller ansøgningsmateriale. Hvert punkt kan spores tilbage til sin kilde. Skriv med AI, der bygger på dit eget godkendte indhold, og saml et bud, der er klar til gennemgang.
Byg et tilbud, du kan spore tilbage til dokumentationen
Et udbudsarbejdsrum rummer tilbuddets omfang, dets frist og den godkendelsesproces, der skal gennemføres, før noget indsendes. Krav, svarafsnit og den dokumentation, der understøtter dem, ligger ét sted i stedet for spredt ud over et fælles drev og flere indbakker.
Arbejdet med at besvare et krav og beslutningen om at byde på det spores hver for sig. Dermed føres en bid/no-bid-samtale ud fra det, der faktisk er dækket. Godkendte svar kan genbruges, og den indsendte pakke indeholder en oversigt over de beslutninger, der ligger bag.
Sådan ser det ud
Saml udbuddets omfang, deadline og reviewflow ét sted, og konfigurer godkendelsestrinnet, før noget sendes ud.
Anvendelser
Et lille team der byder over sin vægtklasse
Læs udbudsmaterialet på en brøkdel af tiden. Assistenten trækker krav, frister og regler ud i en struktureret liste, som du gennemgår. Dermed kan et lille team uden en dedikeret udbudsfunktion svare på flere udbud med mindre stress.
Alle datoer i pakken, samlet ét sted
Spørgerunde, tilkendegivelse af interesse, aflevering, tildeling. Alle frister ligger begravet i udbudsmaterialet. Vi trækker dem ud og samler dem ét sted. Den nærmeste vises på dit dashboard, og overskredne frister kommer med i dine rapporter.
Genbrug den dokumentation, du allerede har
Besvar et krav med den dokumentation, din organisation allerede har. Det kan være kvalitetsprocedurer, risikovurderinger, uddannelsesregistre eller politikker. Brug godkendte svar fra dit bibliotek i stedet for at skrive den samme kapacitetsbeskrivelse om igen til hvert udbud.
Ved, hvad der er udækket, før du sender ind
Før du forpligter dig, kan du se de krav, du har sagt, du vil opfylde, men som endnu ikke er dækket af noget afsnit. De vises samlet på én skærm. Kør et readiness-tjek for at få en vurdering med score og de vigtigste risici.
Alt hvad du skal bruge til et udbudssvar, samlet ét sted
Udtræk af krav med AI
Upload udbudsmaterialet, og få krav, frister, formalia og påkrævede dokumenter tilbage som en struktureret liste, du gennemgår. Hvert punkt er linket til sin kilde.
AI-udarbejdelse med forankring
Udarbejd hvert afsnit med AI, der tager udgangspunkt i de krav, det skal besvare, i dine registrerede positioner og i dit eget godkendte indhold. Afsnittet er markeret som AI-udkast, indtil en person godkender det.
Dækning du kan bevise
En compliance-matrix, der både følger dit bud og kan eksporteres som det dokument, udbuddene kræver. Dertil et readiness-tjek, der udpeger hvert krav, du endnu ikke har dækket, inden du sender ind.
Krav
Hold arbejdet med krav adskilt fra beslutningen om at forpligte sig
Hvert krav i et udbud har sin egen status: hvem der svarer på det, hvilken dokumentation der understøtter svaret, og om det overhovedet er dækket. Det er bevidst ikke det samme som at beslutte at byde. Når de to ting holdes adskilt, kan en beslutning om ikke at byde begrundes i stedet for at bygge på en mavefornemmelse.
Kravene ovenfor er indtastet manuelt. Krav kan registreres på den måde eller bearbejdes samlet. Findes dokumentationen allerede et andet sted i systemet, bliver den linket i stedet for kopieret.
- Ejerskab, dokumentation og dækningsstatus pr. krav
- Huller, du kan se før bid/no-bid-samtalen, ikke bagefter
- Dokumentation knyttet til dokumenter, kvalitetsregistreringer og uddannelsespositioner
Svarbibliotek
Genbrug svar, som nogen faktisk har gennemgået
Svar, du bliver ved med at blive bedt om - virksomhedsoplysninger, kvalitetsforhold, sikkerhed - hører hjemme i et bibliotek. Ikke i det seneste tilbud, nogen kan finde frem. Hvert svar har en gennemgangscyklus og en gennemgangsdato. Genbrug betyder altså ikke, at du i stilhed genindsender noget, der blev forældet for to år siden.
Svaret ovenfor er stadig et udkast med en gennemgangsdato sat. Det er præcis den tilstand, der ikke bør ende i en aflevering. At godkende et svar til genbrug er et bevidst skridt.
- En revideringscyklus og en revideringsdato på hvert genanvendeligt svar
- Udkast til svar, som ikke indsættes, før de er godkendt
- Ét sted at opdatere et svar, der optræder i mange tilbud