Політика конфіденційності

Ця Політика конфіденційності пояснює, як Skylen Solutions ApS, що працює під брендом ComplyTrain (далі «ComplyTrain», «Skylen Solutions», «ми», «нас» або «наш»), збирає, використовує та захищає персональні дані, коли ви відвідуєте наш вебсайт complytrain.net, спілкуєтеся з нами, реєструєтеся на платформі ComplyTrain чи користуєтеся нею або іншим чином взаємодієте з нами як діловий контакт. Ми зобов’язуємося обробляти персональні дані відповідно до Загального регламенту ЄС про захист даних (Регламент (ЄС) 2016/679) («GDPR») і Данського закону про захист даних (Databeskyttelsesloven).

Сфера застосування. Ця Політика описує обробку, у якій ми виступаємо як контролер даних, наприклад дані про використання вебсайту, запити, реєстраційні дані облікового запису та маркетингові контакти. Коли ми обробляємо персональні дані, що містяться в клієнтському контенті на платформі ComplyTrain, ми діємо як обробник даних від імені наших клієнтів; така обробка регулюється нашою Додатковою угодою про обробку даних («DPA») та власними повідомленнями клієнта про конфіденційність, а не цією Політикою (див. Розділ 12).

1. Хто ми і як з нами зв’язатися

Контролером даних, відповідальним за ваші персональні дані, є Skylen Solutions ApS, компанія, зареєстрована в Данії під номером CVR 45855287, із зареєстрованим офісом за адресою Vesterbrogade 1L, 2. (Industriens Hus), 1620 Copenhagen V, Denmark.

З будь-яких питань щодо цієї Політики або ваших персональних даних звертайтеся до нас за адресою contact@skylen.com. Повні контактні дані наведено в Розділі 16.

2. Персональні дані, які ми збираємо

2.1 Дані, які ви нам надаєте

• Ідентифікаційні та контактні дані - ім’я, посада, роботодавець/організація, службова електронна адреса та номер телефону.
• Дані облікового запису - ім’я користувача та автентифікаційні дані (паролі зберігаються у хешованому вигляді), а також налаштування облікового запису.
• Дані запитів і підтримки - вміст повідомлень, запитів на демонстрацію чи продаж, а також листування щодо підтримки, які ви нам надсилаєте.
• Маркетингові дані - ваші вподобання щодо отримання повідомлень від нас.
• Платіжні дані - контакт для виставлення рахунків, адреса організації та номер ПДВ. Оплата картками здійснюється через нашого платіжного провайдера; ми не зберігаємо повні номери карток.

2.2 Дані, які ми збираємо автоматично

• Дані про використання - переглянуті сторінки та функції, виконані дії, а також дати й час доступу.
• Технічні дані та дані пристрою - IP-адреса, тип і версія браузера, операційна система та ідентифікатори пристрою.
• Дані файлів cookie - інформація, зібрана через файли cookie та подібні технології (див. Розділ 4).

2.3 Дані від третіх сторін

Ми можемо отримувати обмежену інформацію про ділові контакти з таких джерел, як рекомендації та представлення, публічно доступні професійні джерела, а також наші інструменти управління відносинами з клієнтами та маркетингу.

Особливі категорії даних. Ми не прагнемо збирати особливі категорії персональних даних (наприклад, дані про здоров’я, політичні погляди чи біометричні дані) через наш вебсайт або ділові контакти. Будь ласка, не надсилайте нам такі дані, якщо ми спеціально про це не попросили.

3. Як ми використовуємо персональні дані та наші правові підстави

Ми використовуємо персональні дані лише за наявності правової підстави згідно зі статтею 6 GDPR. Наведені нижче цілі узагальнюють, як ми використовуємо персональні дані, та відповідні правові підстави.

• Функціонування нашого вебсайту та відповіді на запити - контактні дані, вміст запитів і дані про використання. Правова підстава: законні інтереси, а також дії, вчинені до укладення договору.
• Створення та адміністрування облікових записів і надання платформи - дані облікового запису та дані про використання. Правова підстава: виконання договору.
• Виставлення рахунків, оформлення інвойсів та отримання оплати - платіжні дані та записи про транзакції. Правова підстава: виконання договору та юридичне зобов’язання.
• Надсилання службових і адміністративних повідомлень - дані облікового запису та контактні дані. Правова підстава: виконання договору та законні інтереси.
• Надсилання маркетингових повідомлень і розсилок - ідентифікаційні, контактні та маркетингові дані. Правова підстава: згода або законні інтереси для наявних клієнтів.
• Вимірювання та вдосконалення нашого вебсайту та послуг - дані про використання, технічні дані та дані файлів cookie. Правова підстава: згода для необов’язкових файлів cookie та законні інтереси.
• Безпека, запобігання шахрайству та цілісність платформи - дані про використання, технічні дані та журнали. Правова підстава: законні інтереси та юридичне зобов’язання.
• Дотримання юридичних, бухгалтерських та податкових зобов’язань - відповідні записи. Правова підстава: юридичне зобов’язання.
• Встановлення, здійснення або захист правових вимог - відповідні дані за потреби. Правова підстава: законні інтереси.

Коли ми покладаємося на законні інтереси, ми зважили ці інтереси з вашими правами та свободами. Ви можете заперечити проти такої обробки (див. Розділ 10). Коли ми покладаємося на згоду, ви можете відкликати її будь-коли.

4. Файли cookie та подібні технології

Ми використовуємо файли cookie та подібні технології для роботи нашого вебсайту, запам’ятовування ваших уподобань і розуміння того, як використовується сайт. Необов’язкові файли cookie (наприклад, аналітичні та маркетингові) встановлюються лише за вашою згодою, яку ви надаєте через наш банер cookie і яку можете змінити будь-коли.

Ми використовуємо такі категорії:

• Строго необхідні - забезпечують основні функції сайту та безпеку. Їх не можна вимкнути, і вони не потребують згоди.
• Функціональні - запам’ятовують ваш вибір і вподобання. Встановлюються лише за вашою згодою.
• Аналітичні - допомагають нам зрозуміти та вдосконалити використання сайту. Встановлюються лише за вашою згодою.
• Маркетингові - вимірюють кампанії та доставляють релевантний контент. Встановлюються лише за вашою згодою.

5. Маркетингові повідомлення

Ми можемо надсилати вам інформацію про наші послуги, події та оновлення, якщо ви надали згоду або якщо ви є наявним клієнтом і це дозволяє чинне законодавство. Кожен маркетинговий електронний лист містить простий спосіб відмовитися від підписки, і ви можете відмовитися будь-коли, звернувшись до нас. Відмова від маркетингу не зупиняє важливих службових або адміністративних повідомлень, що стосуються вашого облікового запису.

6. Як ми передаємо персональні дані

Ми передаємо персональні дані лише за потреби та із застосуванням належних заходів захисту. Одержувачами можуть бути:

• Постачальники послуг і субобробники - які допомагають нам у роботі вебсайту та платформи, зокрема хостинг, аналітика, електронна пошта та CRM, а також платіжні провайдери. Ці сторони діють за договором і можуть обробляти персональні дані лише за нашими вказівками.
• Професійні консультанти - зокрема юристи, бухгалтери, аудитори та страховики, за потреби.
• Органи влади та регулятори - коли цього вимагає закон, рішення суду або законний запит.
• Передача бізнесу - у зв’язку зі злиттям, придбанням або продажем активів, у разі чого персональні дані можуть бути передані з дотриманням цієї Політики.

Ми не продаємо ваші персональні дані. Ми ведемо актуальний перелік субобробників, які використовуються для надання платформи ComplyTrain; його можна отримати за запитом на contact@skylen.com; зміни обробляються відповідно до нашої DPA.

7. Міжнародні передачі

Платформа ComplyTrain розміщується та обробляється в межах Європейського економічного простору (ЄЕП). Якщо будь-які персональні дані передаються до країни за межами ЄЕП, ми забезпечуємо належні заходи захисту відповідно до Розділу V GDPR, зазвичай Стандартні договірні положення Європейської Комісії, щоб ваші дані й надалі мали належний рівень захисту. Ви можете запросити додаткову інформацію про ці заходи захисту за контактними даними, наведеними в Розділі 16.

8. Як довго ми зберігаємо персональні дані

Ми зберігаємо персональні дані лише стільки, скільки необхідно для цілей, описаних у цій Політиці, після чого вони видаляються або анонімізуються. Визначаючи строки зберігання, ми враховуємо характер даних, мету, а також будь-які юридичні чи договірні вимоги. Як орієнтир:

• Дані облікового запису та відносин - протягом строку відносин з клієнтом і розумного періоду після цього.
• Дані запитів і маркетингу - до моменту вашої відмови або доки дані більше не потрібні для мети, з якою їх було зібрано.
• Бухгалтерські записи та записи про транзакції - зберігаються протягом п’яти (5) років відповідно до Данського закону про бухгалтерський облік (Bogføringsloven).

9. Як ми захищаємо персональні дані

Ми підтримуємо належні технічні та організаційні заходи для захисту персональних даних від несанкціонованого доступу, втрати, зміни чи розголошення. Вони включають контроль доступу, шифрування під час передачі, ведення журналів та зобов’язання персоналу щодо конфіденційності. Жодна система не є цілком захищеною, але ми працюємо над захистом ваших даних і над тим, щоб повідомляти вас та відповідний орган про будь-яке порушення захисту персональних даних, коли цього вимагає закон.

10. Ваші права

За умов, установлених GDPR, ви маєте право:

• отримати доступ до персональних даних, які ми зберігаємо про вас, та отримати їх копію;
• вимагати виправлення неточних або неповних даних;
• вимагати видалення ваших даних за певних обставин;
• обмежити певну обробку або заперечити проти неї, зокрема проти прямого маркетингу;
• отримати певні дані в портативному, машиночитаному форматі;
• відкликати згоду будь-коли, без впливу на обробку, здійснену до відкликання; та
• подати скаргу до наглядового органу (див. Розділ 16).

Щоб скористатися будь-яким із цих прав, зверніться до нас за адресою contact@skylen.com. Ми відповімо у строки, установлені GDPR, і можемо потребувати підтвердження вашої особи.

11. Автоматизоване прийняття рішень

Ми не приймаємо рішень, що спричиняють юридичні або аналогічно значущі наслідки для вас, виключно на основі автоматизованої обробки в ході роботи нашого вебсайту чи ділових контактів. Коли платформа ComplyTrain застосовує функції з підтримкою ШІ до клієнтського контенту, така обробка здійснюється від імені наших клієнтів згідно з DPA і залишається під наглядом людини з боку клієнта.

12. Клієнтський контент і наша роль як обробника

Коли наші клієнти завантажують документи та інший контент на платформу ComplyTrain, цей контент може містити персональні дані. Щодо таких даних ми діємо як обробник даних, а клієнт є контролером даних. Ми обробляємо їх лише за документованими вказівками клієнта, як зазначено в нашій Додатковій угоді про обробку даних, укладеній згідно зі статтею 28 GDPR. Якщо ваші персональні дані містяться в обліковому записі клієнта і ви бажаєте скористатися своїми правами, будь ласка, зверніться до цього клієнта (контролера); ми надамо йому допомогу згідно з вимогами DPA.

13. Посилання на сторонні ресурси

Наш вебсайт може містити посилання на вебсайти або послуги третіх сторін, які ми не контролюємо. Ця Політика не поширюється на цих третіх осіб, і ми не несемо відповідальності за їхні практики щодо конфіденційності. Радимо ознайомитися з їхніми повідомленнями про конфіденційність.

14. Діти та використання не споживачами

Наш вебсайт і платформа ComplyTrain призначені для організацій та професійних користувачів і не спрямовані на дітей чи споживачів у розумінні законодавства ЄС про захист прав споживачів. Ми свідомо не збираємо персональні дані дітей віком до 18 років.

15. Зміни до цієї Політики

Ми можемо час від часу оновлювати цю Політику. Коли ми вносимо суттєві зміни, ми оновлюємо дату «Останнє оновлення» вгорі та, за потреби, повідомляємо вас електронною поштою або через Сервіс. Ваше подальше користування нашим вебсайтом або Сервісом після дати набрання чинності означає підтвердження ознайомлення з оновленою Політикою.

16. Як зв’язатися з нами та подати скаргу

Skylen Solutions ApS (працює під брендом ComplyTrain)

Vesterbrogade 1L, 2. (Industriens Hus), 1620 Copenhagen V, Denmark. Email: contact@skylen.com · VAT: DK 45855287.

Наглядовий орган. Якщо у вас є занепокоєння щодо того, як ми обробляємо ваші персональні дані, радимо спершу звернутися до нас. Ви також маєте право подати скаргу до Данського агентства із захисту даних (Datatilsynet), Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, Denmark - dt@datatilsynet.dk, +45 33 19 32 00, www.datatilsynet.dk.