Datenschutzerklärung

Diese Übersetzung dient ausschließlich der Information. Rechtlich verbindlich ist allein die englische Fassung.

Diese Datenschutzerklärung beschreibt, wie Skylen Solutions ApS, auftretend unter der Marke ComplyTrain („ComplyTrain“, „Skylen Solutions“, „wir“ oder „uns“), personenbezogene Daten erhebt, verwendet und schützt, wenn Sie unsere Website unter complytrain.net besuchen, mit uns in Kontakt treten, sich für die ComplyTrain-Plattform registrieren oder diese nutzen oder auf andere Weise als geschäftlicher Kontakt mit uns in Verbindung treten. Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung der EU (Verordnung (EU) 2016/679) („DSGVO“) und dem dänischen Datenschutzgesetz (Databeskyttelsesloven).

Anwendungsbereich. Diese Erklärung beschreibt die Verarbeitungen, bei denen wir als Verantwortlicher auftreten, zum Beispiel Daten zur Website-Nutzung, Anfragen, Registrierungsdaten für Konten und Marketingkontakte. Soweit wir personenbezogene Daten verarbeiten, die in Kundeninhalten auf der ComplyTrain-Plattform enthalten sind, handeln wir als Auftragsverarbeiter im Auftrag unserer Kunden. Für diese Verarbeitung gelten unser Auftragsverarbeitungsvertrag („DPA“) und die Datenschutzhinweise des jeweiligen Kunden, nicht diese Erklärung (siehe Abschnitt 12).

1. Wer wir sind und wie Sie uns erreichen

Verantwortlicher für Ihre personenbezogenen Daten ist Skylen Solutions ApS, eine in Dänemark unter der CVR-Nr. 45855287 eingetragene Gesellschaft mit Sitz in Vesterbrogade 1L, 2. (Industriens Hus), 1620 Copenhagen V, Dänemark.

Bei Fragen zu dieser Erklärung oder zu Ihren personenbezogenen Daten erreichen Sie uns unter contact@skylen.com. Unsere vollständigen Kontaktdaten finden Sie in Abschnitt 16.

2. Welche personenbezogenen Daten wir erheben

2.1 Daten, die Sie uns bereitstellen

• Identitäts- und Kontaktdaten - Name, Funktion, Arbeitgeber bzw. Organisation, geschäftliche E-Mail-Adresse und Telefonnummer.
• Kontodaten - Benutzername und Anmeldedaten (Passwörter werden als Hash gespeichert) sowie Kontoeinstellungen.
• Anfrage- und Supportdaten - Inhalt Ihrer Nachrichten, Demo- oder Vertriebsanfragen und Supportkorrespondenz.
• Marketingdaten - Ihre Präferenzen für den Erhalt von Mitteilungen von uns.
• Abrechnungsdaten - Rechnungskontakt, Anschrift der Organisation und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Kartenzahlungen wickelt unser Zahlungsdienstleister ab; vollständige Kartennummern speichern wir nicht.

2.2 Daten, die wir automatisch erheben

• Nutzungsdaten - aufgerufene Seiten und Funktionen, durchgeführte Aktionen sowie Datum und Uhrzeit des Zugriffs.
• Technische Daten und Gerätedaten - IP-Adresse, Browsertyp und -version, Betriebssystem und Gerätekennungen.
• Cookie-Daten - Informationen, die über Cookies und ähnliche Technologien erhoben werden (siehe Abschnitt 4).

2.3 Daten von Dritten

Wir erhalten unter Umständen begrenzte geschäftliche Kontaktdaten aus Quellen wie Empfehlungen und Vermittlungen, öffentlich zugänglichen beruflichen Quellen sowie aus unseren CRM- und Marketing-Tools.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten. Wir erheben über unsere Website oder geschäftliche Kontakte keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten (etwa Gesundheits-, politische oder biometrische Daten). Bitte senden Sie uns solche Daten nicht, es sei denn, wir fordern sie ausdrücklich an.

3. Wie wir personenbezogene Daten verwenden und auf welcher Rechtsgrundlage

Wir verwenden personenbezogene Daten nur, wenn eine Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO vorliegt. Die folgenden Zwecke fassen zusammen, wie wir personenbezogene Daten verwenden und auf welche Rechtsgrundlage wir uns dabei stützen.

• Betrieb unserer Website und Beantwortung von Anfragen - Kontaktdaten, Anfrageinhalte und Nutzungsdaten. Rechtsgrundlage: berechtigte Interessen sowie vorvertragliche Maßnahmen.
• Einrichtung und Verwaltung von Konten sowie Bereitstellung der Plattform - Kontodaten und Nutzungsdaten. Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung.
• Abrechnung, Rechnungsstellung und Zahlungseinzug - Abrechnungsdaten und Transaktionsnachweise. Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung sowie rechtliche Verpflichtung.
• Versand von Service- und Verwaltungsmitteilungen - Konto- und Kontaktdaten. Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung sowie berechtigte Interessen.
• Versand von Marketingmitteilungen und Newslettern - Identitäts-, Kontakt- und Marketingdaten. Rechtsgrundlage: Einwilligung oder berechtigte Interessen bei Bestandskunden.
• Messung und Verbesserung unserer Website und Dienste - Nutzungs-, technische und Cookie-Daten. Rechtsgrundlage: Einwilligung bei nicht erforderlichen Cookies sowie berechtigte Interessen.
• Sicherheit, Betrugsprävention und Integrität der Plattform - Nutzungs-, technische und Protokolldaten. Rechtsgrundlage: berechtigte Interessen sowie rechtliche Verpflichtung.
• Erfüllung rechtlicher, buchhalterischer und steuerlicher Pflichten - die betreffenden Aufzeichnungen. Rechtsgrundlage: rechtliche Verpflichtung.
• Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen - die jeweils erforderlichen Daten. Rechtsgrundlage: berechtigte Interessen.

Soweit wir uns auf berechtigte Interessen stützen, haben wir diese gegen Ihre Rechte und Freiheiten abgewogen. Sie können einer solchen Verarbeitung widersprechen (siehe Abschnitt 10). Soweit wir uns auf eine Einwilligung stützen, können Sie diese jederzeit widerrufen.

4. Cookies und ähnliche Technologien

Wir setzen Cookies und ähnliche Technologien ein, um unsere Website zu betreiben, Ihre Präferenzen zu speichern und zu verstehen, wie die Website genutzt wird. Nicht erforderliche Cookies (etwa Analyse- und Marketing-Cookies) setzen wir nur mit Ihrer Einwilligung. Diese erteilen Sie über unser Cookie-Banner und können sie jederzeit ändern.

Wir verwenden folgende Kategorien:

• Unbedingt erforderlich - ermöglichen zentrale Funktionen und die Sicherheit der Website. Sie lassen sich nicht abschalten und erfordern keine Einwilligung.
• Funktional - speichern Ihre Entscheidungen und Präferenzen. Nur mit Ihrer Einwilligung.
• Analyse - helfen uns, die Nutzung der Website zu verstehen und zu verbessern. Nur mit Ihrer Einwilligung.
• Marketing - messen Kampagnen und liefern relevante Inhalte. Nur mit Ihrer Einwilligung.

5. Marketingmitteilungen

Wir senden Ihnen Informationen zu unseren Diensten, Veranstaltungen und Neuigkeiten, wenn Sie eingewilligt haben oder wenn Sie Bestandskunde sind und das geltende Recht dies erlaubt. Jede Marketing-E-Mail enthält eine einfache Möglichkeit zur Abmeldung, und Sie können jederzeit widersprechen, indem Sie uns kontaktieren. Die Abmeldung vom Marketing stoppt keine wesentlichen Service- oder Verwaltungsmitteilungen zu Ihrem Konto.

6. Wie wir personenbezogene Daten weitergeben

Wir geben personenbezogene Daten nur im erforderlichen Umfang und mit geeigneten Schutzmaßnahmen weiter. Empfänger können sein:

• Dienstleister und Unterauftragsverarbeiter - die uns beim Betrieb unserer Website und Plattform unterstützen, etwa in den Bereichen Hosting, Analyse, E-Mail und CRM sowie Zahlungsdienstleister. Diese Parteien handeln auf vertraglicher Grundlage und dürfen personenbezogene Daten nur nach unseren Weisungen verarbeiten.
• Fachliche Berater - etwa Rechtsanwälte, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Versicherer, soweit erforderlich.
• Behörden und Aufsichtsstellen - soweit gesetzlich, durch Gerichtsbeschluss oder durch eine rechtmäßige Aufforderung verlangt.
• Unternehmensübergänge - im Zusammenhang mit einer Fusion, einem Erwerb oder einem Verkauf von Vermögenswerten; in diesem Fall können personenbezogene Daten unter Geltung dieser Erklärung übertragen werden.

Wir verkaufen Ihre personenbezogenen Daten nicht. Wir führen eine aktuelle Liste der Unterauftragsverarbeiter, die wir zur Bereitstellung der ComplyTrain-Plattform einsetzen. Diese erhalten Sie auf Anfrage unter contact@skylen.com; Änderungen behandeln wir im Einklang mit unserem DPA.

7. Internationale Datenübermittlungen

Die ComplyTrain-Plattform wird innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) gehostet und verarbeitet. Soweit personenbezogene Daten in ein Land außerhalb des EWR übermittelt werden, sorgen wir im Einklang mit Kapitel V der DSGVO für geeignete Garantien, in der Regel die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission, sodass Ihre Daten weiterhin ein angemessenes Schutzniveau genießen. Weitere Informationen zu diesen Garantien können Sie über die Kontaktdaten in Abschnitt 16 anfordern.

8. Wie lange wir personenbezogene Daten speichern

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die in dieser Erklärung beschriebenen Zwecke erforderlich ist. Danach werden sie gelöscht oder anonymisiert. Bei der Festlegung der Speicherdauer berücksichtigen wir die Art der Daten, den Zweck sowie etwaige rechtliche oder vertragliche Anforderungen. Als Orientierung:

• Konto- und Beziehungsdaten - für die Dauer der Kundenbeziehung und einen angemessenen Zeitraum danach.
• Anfrage- und Marketingdaten - bis Sie widersprechen oder die Daten für den Zweck der Erhebung nicht mehr benötigt werden.
• Buchhaltungs- und Transaktionsunterlagen - fünf (5) Jahre nach dem dänischen Buchführungsgesetz (Bogføringsloven).

9. Wie wir personenbezogene Daten schützen

Wir treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust, Veränderung oder Offenlegung zu schützen. Dazu gehören Zugriffskontrollen, Verschlüsselung während der Übertragung, Protokollierung und Verschwiegenheitspflichten der Mitarbeiter. Kein System ist vollständig sicher. Wir arbeiten jedoch daran, Ihre Daten zu schützen und Sie sowie die zuständige Behörde über jede Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten zu informieren, soweit das Gesetz dies verlangt.

10. Ihre Rechte

Vorbehaltlich der Voraussetzungen der DSGVO haben Sie das Recht,

• Auskunft über die bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten und eine Kopie zu verlangen;
• unrichtige oder unvollständige Daten berichtigen zu lassen;
• Ihre Daten unter bestimmten Umständen löschen zu lassen;
• bestimmte Verarbeitungen einzuschränken oder ihnen zu widersprechen, einschließlich Direktmarketing;
• bestimmte Daten in einem übertragbaren, maschinenlesbaren Format zu erhalten;
• eine Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die vor dem Widerruf erfolgte Verarbeitung berührt wird; und
• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzulegen (siehe Abschnitt 16).

Um eines dieser Rechte auszuüben, kontaktieren Sie uns unter contact@skylen.com. Wir antworten innerhalb der von der DSGVO vorgegebenen Fristen und müssen gegebenenfalls Ihre Identität überprüfen.

11. Automatisierte Entscheidungsfindung

Beim Betrieb unserer Website und bei geschäftlichen Kontakten treffen wir keine Entscheidungen, die Ihnen gegenüber rechtliche oder ähnlich erhebliche Wirkung entfalten und ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhen. Soweit die ComplyTrain-Plattform KI-gestützte Funktionen auf Kundeninhalte anwendet, erfolgt diese Verarbeitung im Auftrag unserer Kunden nach dem DPA und unterliegt weiterhin der menschlichen Aufsicht durch den Kunden.

12. Kundeninhalte und unsere Rolle als Auftragsverarbeiter

Wenn unsere Kunden Dokumente und andere Inhalte auf die ComplyTrain-Plattform hochladen, können diese Inhalte personenbezogene Daten enthalten. In Bezug auf solche Daten handeln wir als Auftragsverarbeiter, und der Kunde ist Verantwortlicher. Wir verarbeiten sie nur auf dokumentierte Weisung des Kunden, wie in unserem nach Art. 28 DSGVO geschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrag festgelegt. Erscheinen Ihre personenbezogenen Daten im Konto eines Kunden und möchten Sie Ihre Rechte ausüben, wenden Sie sich bitte an diesen Kunden (den Verantwortlichen); wir unterstützen ihn, soweit dies nach dem DPA erforderlich ist.

13. Links zu Drittanbietern

Unsere Website kann Links zu Websites oder Diensten Dritter enthalten, die wir nicht kontrollieren. Diese Erklärung gilt nicht für diese Dritten, und wir sind für deren Umgang mit dem Datenschutz nicht verantwortlich. Wir empfehlen Ihnen, deren Datenschutzhinweise zu lesen.

14. Kinder und Nutzung außerhalb des Verbraucherbereichs

Unsere Website und die ComplyTrain-Plattform richten sich an Organisationen und berufliche Nutzer. Sie richten sich nicht an Kinder oder an Verbraucher im Sinne des EU-Verbraucherschutzrechts. Wir erheben wissentlich keine personenbezogenen Daten von Kindern unter 18 Jahren.

15. Änderungen dieser Erklärung

Wir können diese Erklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren. Bei wesentlichen Änderungen aktualisieren wir das oben genannte Datum „Zuletzt aktualisiert“ und informieren Sie, soweit angemessen, per E-Mail oder über den Dienst. Wenn Sie unsere Website oder den Dienst nach dem Wirksamkeitsdatum weiter nutzen, bestätigen Sie damit die aktualisierte Erklärung.

16. Kontakt und Beschwerden

Skylen Solutions ApS (auftretend als ComplyTrain)

Vesterbrogade 1L, 2. (Industriens Hus), 1620 Copenhagen V, Dänemark. E-Mail: contact@skylen.com · USt-IdNr.: DK 45855287.

Aufsichtsbehörde. Wenn Sie Bedenken zum Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten haben, bitten wir Sie, sich zunächst an uns zu wenden. Sie haben außerdem das Recht, Beschwerde bei der dänischen Datenschutzbehörde (Datatilsynet) einzulegen, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, Dänemark - dt@datatilsynet.dk, +45 33 19 32 00, www.datatilsynet.dk.