Politique de confidentialité : traitement des données

Cette traduction est fournie à titre informatif uniquement. Seule la version anglaise fait foi.

Cette Politique de confidentialité explique comment Skylen Solutions ApS, exploitant la marque ComplyTrain (« ComplyTrain », « Skylen Solutions », « nous » ou « notre »), collecte, utilise et protège les données à caractère personnel lorsque vous consultez notre site complytrain.net, échangez avec nous, créez un compte ou utilisez la plateforme ComplyTrain, ou interagissez autrement avec nous en tant que contact professionnel. Nous nous engageons à traiter les données à caractère personnel conformément au Règlement général sur la protection des données de l'UE (Règlement (UE) 2016/679) (« RGPD ») et à la loi danoise sur la protection des données (Databeskyttelsesloven).

Domaine d'application. Cette Politique décrit les traitements pour lesquels nous agissons en qualité de responsable du traitement : par exemple les données d'utilisation du site, les demandes, les données de création de compte et les contacts marketing. Lorsque nous traitons des données à caractère personnel contenues dans le contenu client de la plateforme ComplyTrain, nous agissons en qualité de sous-traitant pour le compte de nos clients. Ce traitement est régi par notre Accord de traitement des données (« DPA ») et par les propres informations de confidentialité du client, et non par cette Politique (voir Section 12).

1. Qui nous sommes et comment nous contacter

Le responsable du traitement de vos données à caractère personnel est Skylen Solutions ApS, société immatriculée au Danemark sous le CVR n° 45855287, dont le siège social est situé Vesterbrogade 1L, 2. (Industriens Hus), 1620 Copenhagen V, Danemark.

Pour toute question concernant cette Politique ou vos données à caractère personnel, écrivez-nous à contact@skylen.com. Nos coordonnées complètes figurent en Section 16.

2. Les données à caractère personnel que nous collectons

2.1 Données que vous nous fournissez

Données d'identité et de contact : nom, fonction, employeur ou organisation, adresse e-mail professionnelle et numéro de téléphone.
Données de compte : identifiant et données d'authentification (les mots de passe sont stockés sous forme hachée), et paramètres du compte.
Données de demande et d'assistance : le contenu des messages, des demandes de démonstration ou commerciales, et de la correspondance d'assistance que vous nous adressez.
Données marketing : vos préférences concernant la réception de nos communications.
Données de facturation : contact de facturation, adresse de l'organisation et numéro de TVA. Les paiements par carte sont traités par notre prestataire de paiement. Nous ne conservons pas les numéros de carte complets.

2.2 Données que nous collectons automatiquement

Données d'utilisation : pages et fonctionnalités consultées, actions effectuées, dates et heures d'accès.
Données techniques et relatives à l'appareil : adresse IP, type et version du navigateur, système d'exploitation et identifiants de l'appareil.
Données de cookies : informations collectées au moyen de cookies et de technologies similaires (voir Section 4).

2.3 Données provenant de tiers

Nous pouvons recevoir des informations limitées de contact professionnel issues de sources telles que des recommandations et des mises en relation, des sources professionnelles publiquement accessibles, et nos outils de gestion de la relation client et de marketing.

Catégories particulières de données. Nous ne cherchons pas à collecter de catégories particulières de données à caractère personnel (telles que des données de santé, politiques ou biométriques) via notre site ou nos contacts professionnels. Merci de ne pas nous transmettre de telles données, sauf demande expresse de notre part.

3. Comment nous utilisons les données à caractère personnel et nos bases légales

Nous n'utilisons les données à caractère personnel que lorsque nous disposons d'une base légale au titre de l'article 6 du RGPD. Les finalités ci-dessous résument la façon dont nous utilisons ces données et les bases légales correspondantes.

Exploiter notre site et répondre aux demandes : données de contact, contenu des demandes et données d'utilisation. Base légale : intérêts légitimes, et démarches préalables à la conclusion d'un contrat.
Créer et gérer les comptes et fournir la plateforme : données de compte et données d'utilisation. Base légale : exécution d'un contrat.
Facturer et encaisser les paiements : données de facturation et relevés de transactions. Base légale : exécution d'un contrat, et obligation légale.
Envoyer des messages de service et administratifs : données de compte et de contact. Base légale : exécution d'un contrat, et intérêts légitimes.
Envoyer des communications marketing et des newsletters : données d'identité, de contact et marketing. Base légale : consentement, ou intérêts légitimes pour les clients existants.
Mesurer et améliorer notre site et nos services : données d'utilisation, techniques et de cookies. Base légale : consentement pour les cookies non essentiels, et intérêts légitimes.
Assurer la sécurité, la prévention de la fraude et l'intégrité de la plateforme : données d'utilisation, techniques et de journalisation. Base légale : intérêts légitimes, et obligation légale.
Respecter les obligations légales, comptables et fiscales : les enregistrements concernés. Base légale : obligation légale.
Constater, exercer ou défendre des droits en justice : les données nécessaires. Base légale : intérêts légitimes.

Lorsque nous nous appuyons sur nos intérêts légitimes, nous les avons mis en balance avec vos droits et libertés. Vous pouvez vous opposer à un tel traitement (voir Section 10). Lorsque nous nous appuyons sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment.

4. Cookies et technologies similaires

Nous utilisons des cookies et des technologies similaires pour exploiter notre site, mémoriser vos préférences et comprendre comment le site est utilisé. Les cookies non essentiels (tels que les cookies d'analyse et de marketing) ne sont déposés qu'avec votre consentement, que vous donnez via notre bandeau cookies et que vous pouvez modifier à tout moment.

Les catégories que nous utilisons sont les suivantes :

Strictement nécessaires : ils permettent les fonctions essentielles et la sécurité du site. Ils ne peuvent pas être désactivés et ne requièrent pas de consentement.
Fonctionnels : ils mémorisent vos choix et préférences. Déposés uniquement avec votre consentement.
Analyse : ils nous aident à comprendre et à améliorer l'utilisation du site. Déposés uniquement avec votre consentement.
Marketing : ils mesurent les campagnes et proposent des contenus pertinents. Déposés uniquement avec votre consentement.

5. Communications marketing

Nous pouvons vous adresser des informations sur nos services, nos événements et nos actualités lorsque vous y avez consenti ou lorsque vous êtes un client existant et que la loi applicable le permet. Chaque e-mail marketing comporte un moyen simple de vous désabonner, et vous pouvez vous y opposer à tout moment en nous contactant. Le refus du marketing n'interrompt pas les messages de service ou administratifs essentiels liés à votre compte.

6. Comment nous partageons les données à caractère personnel

Nous ne partageons les données à caractère personnel que dans la mesure nécessaire et avec des garanties appropriées. Les destinataires peuvent inclure :

Prestataires de services et sous-traitants ultérieurs : ceux qui nous aident à exploiter notre site et notre plateforme, par exemple pour l'hébergement, l'analyse, l'e-mail et le CRM, et les prestataires de paiement. Ces parties agissent sous contrat et ne peuvent traiter les données à caractère personnel que selon nos instructions.
Conseils professionnels : avocats, comptables, auditeurs et assureurs, lorsque cela est nécessaire.
Autorités et régulateurs : lorsque la loi, une décision de justice ou une demande légale l'exige.
Opérations sur l'entreprise : dans le cadre d'une fusion, d'une acquisition ou d'une cession d'actifs, auquel cas les données à caractère personnel peuvent être transférées dans le respect de cette Politique.

Nous ne vendons pas vos données à caractère personnel. Nous tenons à jour une liste des sous-traitants ultérieurs intervenant dans la fourniture de la plateforme ComplyTrain, disponible sur demande à contact@skylen.com. Les modifications sont gérées conformément à notre DPA.

7. Transferts internationaux

La plateforme ComplyTrain est hébergée et traitée au sein de l'Espace économique européen (EEE). Lorsque des données à caractère personnel sont transférées vers un pays situé hors de l'EEE, nous veillons à ce que des garanties appropriées soient en place conformément au Chapitre V du RGPD, en général les clauses contractuelles types de la Commission européenne, afin que vos données continuent de bénéficier d'un niveau de protection adéquat. Vous pouvez demander de plus amples informations sur ces garanties au moyen des coordonnées figurant en Section 16.

8. Durée de conservation des données à caractère personnel

Nous ne conservons les données à caractère personnel que le temps nécessaire aux finalités décrites dans cette Politique, après quoi elles sont supprimées ou anonymisées. Pour fixer les durées de conservation, nous tenons compte de la nature des données, de la finalité et de toute exigence légale ou contractuelle. À titre indicatif :

Données de compte et de relation : pendant la durée de la relation client et une période raisonnable par la suite.
Données de demande et de marketing : jusqu'à votre opposition ou jusqu'à ce que les données ne soient plus nécessaires à la finalité pour laquelle elles ont été collectées.
Enregistrements comptables et de transactions : conservés pendant cinq (5) ans conformément à la loi comptable danoise (Bogføringsloven).

9. Comment nous protégeons les données à caractère personnel

Nous maintenons des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données à caractère personnel contre tout accès non autorisé, perte, altération ou divulgation. Celles-ci comprennent des contrôles d'accès, le chiffrement en transit, la journalisation et des obligations de confidentialité pesant sur notre personnel. Aucun système n'est totalement sûr, mais nous nous employons à protéger vos données et à vous notifier, ainsi que l'autorité concernée, toute violation de données à caractère personnel lorsque la loi l'exige.

10. Vos droits

Sous réserve des conditions prévues par le RGPD, vous avez le droit de :

accéder aux données à caractère personnel que nous détenons à votre sujet et en recevoir une copie ;
faire rectifier des données inexactes ou incomplètes ;
faire effacer vos données dans certaines circonstances ;
limiter certains traitements ou vous y opposer, y compris la prospection directe ;
recevoir certaines données dans un format portable et lisible par machine ;
retirer votre consentement à tout moment, sans que cela affecte les traitements effectués avant le retrait ; et
introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle (voir Section 16).

Pour exercer l'un de ces droits, écrivez-nous à contact@skylen.com. Nous répondrons dans les délais imposés par le RGPD et pourrons être amenés à vérifier votre identité.

11. Décision automatisée

Nous ne prenons pas de décision produisant des effets juridiques ou vous affectant de manière significative de façon similaire, fondée uniquement sur un traitement automatisé, dans le cadre de l'exploitation de notre site ou de nos contacts professionnels. Lorsque la plateforme ComplyTrain applique des fonctionnalités assistées par IA au contenu client, ce traitement est effectué pour le compte de nos clients au titre du DPA et reste soumis à une supervision humaine par le client.

12. Contenu client et notre rôle de sous-traitant

Lorsque nos clients téléversent des documents et d'autres contenus sur la plateforme ComplyTrain, ces contenus peuvent comporter des données à caractère personnel. À l'égard de ces données, nous agissons en qualité de sous-traitant, et le client est le responsable du traitement. Nous ne les traitons que sur les instructions documentées du client, telles qu'énoncées dans notre Accord de traitement des données conclu au titre de l'article 28 du RGPD. Si vos données à caractère personnel figurent dans le compte d'un client et que vous souhaitez exercer vos droits, veuillez contacter ce client (le responsable du traitement). Nous l'assisterons comme le prévoit le DPA.

13. Liens vers des tiers

Notre site peut contenir des liens vers des sites ou services tiers que nous ne contrôlons pas. Cette Politique ne s'applique pas à ces tiers, et nous ne sommes pas responsables de leurs pratiques en matière de confidentialité. Nous vous invitons à consulter leurs informations de confidentialité.

14. Mineurs et usage non destiné aux consommateurs

Notre site et la plateforme ComplyTrain sont destinés aux organisations et aux utilisateurs professionnels. Ils ne s'adressent pas aux mineurs ni aux consommateurs au sens du droit de l'UE sur la protection des consommateurs. Nous ne collectons pas sciemment de données à caractère personnel auprès de mineurs de moins de 18 ans.

15. Modifications de cette Politique

Nous pouvons mettre à jour cette Politique de temps à autre. En cas de modification importante, nous actualiserons la date de « Dernière mise à jour » ci-dessus et, le cas échéant, vous en informerons par e-mail ou via le Service. Le fait de continuer à utiliser notre site ou le Service après la date d'effet vaut prise de connaissance de la Politique mise à jour.

16. Nous contacter et comment déposer une réclamation

Skylen Solutions ApS (exploitant la marque ComplyTrain)

Vesterbrogade 1L, 2. (Industriens Hus), 1620 Copenhagen V, Danemark. E-mail : contact@skylen.com · TVA : DK 45855287.

Autorité de contrôle. Si vous avez des préoccupations quant à la façon dont nous traitons vos données à caractère personnel, nous vous invitons à nous contacter en premier lieu. Vous avez également le droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité danoise de protection des données (Datatilsynet), Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, Danemark - dt@datatilsynet.dk, +45 33 19 32 00, www.datatilsynet.dk.