Formulaires et suivi
Recueillez les informations de la même manière à chaque fois et décidez à l'avance de la suite à donner.
Créez des formulaires réutilisables avec les sections, les types de champs et les données requises adaptés à chaque tâche. Définissez ensuite des règles explicites qui transforment une soumission en tâches, en approbations, en preuves, ou encore en risque évalué ou en action corrective.
Transformez un formulaire rempli en prochaine action à mener
Les formulaires servent à recueillir des informations structurées de façon cohérente : inspections, contrôles, retours, revues. Un modèle de formulaire définit les sections, les types de champ, les éléments obligatoires et les listes de choix réutilisables. Une soumission, elle, est un enregistrement établi à partir de ce modèle. Les deux sont volontairement distincts.
Ce qui compte, c'est ce qui se passe ensuite. Les règles de sortie rendent le suivi explicite : un résultat qui exige une intervention génère la tâche correspondante, au lieu de dépendre de la personne qui l'a lu.
À quoi cela ressemble
Concevez des formulaires structurés avec des sections, des types de champ et des données obligatoires. Il s'agit ici du modèle de formulaire en cours de rédaction, et non d'un enregistrement soumis.
Cas d\u2019usage
Une inspection non conforme qui ne se perd pas
Une inspection enregistre un échec. La règle de sortie déclenche l'action corrective, avertit le responsable et crée la tâche, dans l'ordre que vous avez défini.
Le même contrôle, posé de la même façon
Un modèle réutilisable maintient des sections, des types de champs et des listes de choix cohérents. Vous pouvez ainsi comparer les résultats d'un site à l'autre et d'un mois sur l'autre.
Des preuves d'audit qui font le lien
Une soumission est reliée à la preuve d'audit, au risque ou à l'action corrective dont elle relève. Le résultat d'un formulaire peut ainsi être suivi par la suite.
Recueillez-les de façon cohérente, puis agissez en conséquence
Modèles réutilisables
Sections, types de champs, données obligatoires et listes de choix réutilisables. Le même contrôle est ainsi formulé de la même façon à chaque fois.
Projets et appel d'offres
Un brouillon enregistré n'est pas un enregistrement soumis. La validation s'exécute au moment de la soumission et l'enregistrement est conservé tel qu'il a été établi.
Règles applicables à la suite
Des conditions sur les codes de champ déterminent la suite, dans un ordre défini, selon une correspondance consignée par écrit.
Points de validation
Lorsqu'un appel d'offres doit être approuvé, l'étape de validation fait partie du flux et le comportement en cas de rejet est défini.
Création de tâches
Une règle peut déclencher la tâche de suivi et l'attribuer à la personne qui doit la prendre en charge.
Enregistrements liés
Les appels d'offres renvoient aux preuves d'audit, aux risques et aux actions correctives. Un résultat de formulaire n'est donc jamais une impasse.
Règles après soumission
Rendre visibles les conditions de suivi
Une règle de sortie lit les réponses par code de champ, applique une condition et produit une action. Les règles s'exécutent dans l'ordre que vous définissez. Un résultat d'inspection défavorable peut déclencher une action corrective ou soumettre un risque à examen, prévenir les personnes concernées et créer la tâche qui permet de le clôturer.
Une règle produit du travail pour une personne, pas une conclusion. Une règle qui soulève un risque le soumet à examen. Les seuils d'approbation et le comportement en cas de rejet se configurent, et un envoi ne crée pas systématiquement chaque enregistrement possible en aval. L'éditeur ci-dessus est un exemple de configuration non enregistré.
- Conditions sur les codes de champ, avec un ordre d'exécution explicite
- Actions rattachées à des tâches, des notifications, des risques ou des actions correctives
- Points de validation avec comportement de rejet défini
- Un risque ou une CAPA soulevé arrive pour revue, et non pré-accepté