Schulungsnachweise, die Kompetenz belegen
Anwesenheitslisten belegen, dass eine Schulung stattgefunden hat. Auditoren wollen aber den Nachweis, dass die Teilnehmer das Gelernte auch anwenden können. Erfahren Sie, was ein belastbarer Kompetenznachweis enthalten muss und wie Sie ihn aufbauen, bevor Sie die Schulung durchführen.
Auditoren stellen oft eine Frage, die das gesamte Audit Ihres Schulungssystems bestimmt: Können Sie nachweisen, dass die Person, die eine Aufgabe ausführt, dafür kompetent ist? Die Teilnahme an einer Schulung und eine Unterschrift auf einer Liste sind etwas wert. Sie belegen, dass die Schulung stattgefunden hat, und dieser Nachweis gehört zwingend zum Schulungsmanagement. Der nächste Schritt ist der Nachweis, dass die Person das Gelernte auch anwenden kann. Dieser Artikel zeigt, wie ein solcher Nachweis aussieht und wie Sie Schulungsnachweise aufbauen, die einem Audit standhalten.
Was Auditoren verlangen
Eine unterschriebene Teilnehmerliste ist nützlich. Sie belegt, dass jemand die Schulung erhalten hat, und wann. Sie ist der Ausgangspunkt eines guten Nachweises, und Sie sollten sie aufbewahren. Für sich allein zeigt sie aber nicht, was die Person behalten hat oder ob sie es anwenden kann. Deshalb verlangt ein Auditor in der Regel mehr.
Wenn ein Auditor eine Rolle stichprobenartig prüft und einen Kompetenznachweis anfordert, erwartet er meist eine durchgängige Kette: die Anforderung an die Rolle, die dafür durchgeführte Schulung, eine Bewertung des Verständnisses und einen datierten Nachweis, der das Ganze einer namentlich genannten Person zuordnet.
In der Praxis bedeutet das vier Dinge pro Nachweis. Erstens die Kompetenzanforderung, abgeleitet aus der Tätigkeit oder dem Prozess, den sie stützt. Zweitens den Schulungsinhalt und das Durchführungsdatum, einschließlich der Teilnehmenden. Drittens ein Bewertungsergebnis, etwa eine bestandene Prüfung oder eine überwachte Freigabe. Viertens ein Termin für die Überprüfung oder Auffrischung, denn Kompetenz kann verfallen, wenn sich Verfahren ändern.
Wo unstrukturiertes Onboarding an seine Grenzen stößt
Bei Schulungsnachweisen treten immer wieder dieselben Probleme auf. Die Nachweise verteilen sich auf E-Mails, ein gemeinsames Laufwerk und eine Tabelle. So lässt sich auf Anfrage nur schwer ein vollständiges Bild liefern. Datumsangaben geraten durcheinander, sodass eine Freigabe scheinbar vor dem Verfahren liegt, das sie abdeckt. Manche Nachweise belegen zwar den Abschluss, aber keine Bewertung, und das Verständnis bleibt undokumentiert. Und oft ist unklar, wer die Schulung zuletzt gegen die aktuelle Fassung der Arbeitsanweisung geprüft hat.
Diese Lücken sind verbreitet, und sie lassen sich vermeiden. Sie entstehen meist dadurch, dass Onboarding als Aufgabe behandelt wird, die man abschließt, und nicht als Nachweis, den man führt. Ein praktischer Ansatz: Gestalten Sie den Nachweis, bevor Sie die Schulung durchführen, statt ihn hinterher zusammenzusuchen.
Belastbare Nachweise aufbauen
Beginnen Sie bei der Rolle. Listen Sie die Kompetenzen auf, die jede Rolle braucht, und ordnen Sie jede einem Dokument, einem Verfahren oder einer Vorschrift zu. Diese Zuordnung ist das Gerüst, dem ein Auditor folgen kann. Hängen Sie dann die Schulung, die Bewertung und die Freigabe an diese Zuordnung, damit jede Anforderung einen Nachweis hat.
Halten Sie die Nachweise unveränderbar und mit Zeitstempel. Einen Nachweis, den Sie im Nachhinein bearbeiten können, könnte ein Auditor infrage stellen. Speichern Sie die Fassung des Verfahrens, auf die die Person geschult wurde. So können Sie bei einer Änderung des Verfahrens feststellen, wer nachgeschult werden muss, und bestätigen, wer für welche Fassung kompetent war.
Legen Sie Auffrischungsintervalle fest und lassen Sie das System daran erinnern. Ein Nachweis ohne Überprüfungstermin kann veralten, ohne dass es jemand bemerkt. Unser Qualitätsmanagementsystem ist an der Gliederung der ISO 9001 ausgerichtet. Diese behandelt Kompetenz als gesteuerten Input in die Prozessqualität, nicht als einmaliges Ereignis. Mehr dazu lesen Sie in unserer Übersicht zum ISO 9001 QMS. Wie die Daten der einzelnen Mandanten getrennt werden, zeigt unser Datenisolationsmodell.
Wo die Daten liegen
Schulungsnachweise sind Personalunterlagen. Deshalb sind Hosting und Isolation sowohl für Ihr Audit als auch für Ihre Datenschutzpflichten wichtig. ComplyTrain hostet in AWS eu-central-1 (Frankfurt). Jeder Kunde wird nach dem Silo-Modell isoliert: schema-per-tenant, Cognito-pool-per-tenant und bucket-per-tenant. Ihre Nachweise liegen in Ihrem eigenen Schema, Ihrem eigenen User-Pool und Ihrem eigenen Storage-Bucket, nicht zusammengelegt mit den Daten einer anderen Organisation.
Eine kurze Checkliste
Prüfen Sie vor Ihrem nächsten Audit vier Dinge für eine Stichprobe von Rollen. Erstens: Jede Rolle hat eine dokumentierte Kompetenzanforderung. Zweitens: Jeder Anforderung ist eine Schulung zugeordnet, mit erfasster Teilnahme. Drittens: Jeder Schulungsnachweis hat ein datiertes Bewertungsergebnis. Viertens: Jeder Nachweis hat einen Überprüfungstermin und die Fassung des Verfahrens, auf der er beruht. Fehlt eines dieser vier Dinge, zeigt der Nachweis zwar Aktivität, belegt aber noch keine Kompetenz.
Wenn Sie sehen möchten, wie diese Nachweise an einem Ort aufgebaut und geführt werden, buchen Sie eine Vorführung von ComplyTrain und bringen Sie eine Rolle mit, die Sie testen möchten.