Записи про навчання, які підтверджують компетентність
Відомості про відвідування підтверджують, що навчання відбулося, але аудитори хочуть доказів, що люди здатні застосувати вивчене. Дізнайтеся, що потрібно для надійного запису про компетентність і як побудувати його ще до проведення навчання.
Аудитор часто ставить одне запитання, яке визначає весь перебіг перевірки вашої системи навчання: чи можете ви показати, що людина, яка виконує роботу, компетентна це робити? І відвідування заняття, і підпис у відомості щось та означають. Вони фіксують, що навчання відбулося, і такий запис є необхідною частиною управління навчанням. Наступний крок - показати, що людина здатна застосувати вивчене. У цій статті йдеться про те, який вигляд має таке підтвердження і як побудувати записи про навчання, що витримають перевірку.
Чого вимагають аудитори
Підписана відомість про відвідування корисна. Вона підтверджує, що людина пройшла навчання, і коли саме. Це відправна точка доброго запису, і його слід зберігати. Проте сама по собі вона не показує, що людина засвоїла і чи здатна це застосувати. Тому аудитор зазвичай шукає більше.
Коли аудитор обирає роль для вибіркової перевірки й просить підтвердження компетентності, він зазвичай очікує послідовність: вимога до ролі, проведене відповідно до неї навчання, оцінювання розуміння та датований запис, що пов'язує це з конкретною особою.
На практиці це означає чотири складові в кожному записі. Перше - вимога до компетентності, що випливає з посади або процесу, який вона підтримує. Друге - зміст навчання та дата проведення, включно з переліком учасників. Третє - результат оцінювання, наприклад прохідний бал або підтвердження під наглядом. Четверте - дата перегляду чи повторного навчання, оскільки компетентність може втрачати актуальність зі зміною процедур.
Де зазвичай дає збій стихійний онбординг
Записи про навчання часто стикаються з тими самими повторюваними проблемами. Підтвердження розкидані між поштою, спільним диском і таблицею, тож скласти повну картину на вимогу важко. Дати можуть збиватися, і підтвердження ніби передує процедурі, якої воно стосується. Деякі записи показують проходження, але не містять оцінювання, тож розуміння лишається незадокументованим. І буває незрозуміло, хто востаннє звіряв навчання з чинною версією робочої інструкції.
Ці прогалини поширені, і їх можна уникнути. Зазвичай вони виникають тоді, коли онбординг сприймають як завдання, яке треба закрити, а не як запис, який треба зберігати. Практичне рішення - спроєктувати запис до того, як проводити навчання, а не збирати його потім.
Як побудувати записи, що витримають перевірку
Почніть з ролі. Перелічіть компетентності, потрібні кожній ролі, і зіставте кожну з документом, процедурою або нормативною вимогою. Ця карта - основа, якою може рухатися аудитор. Далі прив'яжіть до неї навчання, оцінювання та підтвердження, щоб кожна вимога мала своє підтвердження.
Зберігайте записи незмінними та з відмітками часу. Запис, який можна відредагувати заднім числом, аудитор може поставити під сумнів. Зберігайте версію процедури, за якою навчали людину, щоб після зміни процедури можна було визначити, кого треба перенавчити, і підтвердити, хто був компетентним у якій версії.
Встановіть інтервали повторного навчання й дозвольте системі про них нагадувати. Запис без дати перегляду може застаріти непомітно. Функціональність нашої QMS побудована навколо ISO 9001, який розглядає компетентність як керований вхідний елемент якості процесу, а не як разову подію. Докладніше - в огляді нашої QMS за ISO 9001, а також у моделі ізоляції даних, де описано, як розділяються дані орендарів.
Де зберігаються дані
Записи про навчання є кадровими даними, тож хостинг та ізоляція важливі і для вашого аудиту, і для ваших зобов'язань із захисту даних. ComplyTrain розміщується в AWS eu-central-1 (Франкфурт). Кожен клієнт ізольований за моделлю силосу: окрема схема, окремий пул Cognito та окремий бакет для кожного орендаря. Ваші записи зберігаються у вашій власній схемі, вашому власному пулі користувачів і вашому власному сховищі, а не разом з даними іншої організації.
Короткий контрольний перелік
Перед наступним аудитом перевірте чотири речі на вибірці ролей. Перше: кожна роль має задокументовану вимогу до компетентності. Друге: кожна вимога має прив'язане навчання із зафіксованим відвідуванням. Третє: кожен запис про навчання має датований результат оцінювання. Четверте: кожен запис має дату перегляду та версію процедури, на якій він ґрунтувався. Якщо бракує хоча б одного з чотирьох, запис показує активність, але ще не підтверджує компетентність.
Щоб побачити, як такі записи створюються та зберігаються в одному місці, замовте огляд ComplyTrain і візьміть із собою роль, яку хочете перевірити.