Uddannelsesregistreringer, der dokumenterer kompetence
Deltagerlister beviser, at kurset blev afholdt. Men auditorer vil se bevis for, at deltagerne kan bruge det, de har lært. Se, hvad et holdbart kompetenceregister skal indeholde, og hvordan du bygger det op, før du afholder kurset.
En auditor stiller ofte ét spørgsmål, der former hele gennemgangen af dit uddannelsessystem: kan du dokumentere, at den person, der udfører arbejdet, også er kompetent til det? At deltage i et kursus og skrive under på en liste tæller begge for noget. De viser, at uddannelsen fandt sted, og den dokumentation er en nødvendig del af uddannelsesstyringen. Næste skridt er at vise, at personen kan bruge det, de har lært. Denne artikel handler om, hvordan den dokumentation ser ud, og hvordan du opbygger uddannelsesregistreringer, der holder ved en audit.
Hvad auditorer beder om
En underskrevet deltagerliste er nyttig. Den beviser, at nogen har modtaget uddannelsen, og hvornår. Den er udgangspunktet for en god registrering, og du bør gemme den. Men alene viser den ikke, hvad personen har husket, eller om de kan bruge det i praksis. Derfor kigger en auditor som regel efter mere.
Når en auditor udtager en rolle som stikprøve og beder om dokumentation for kompetence, forventer de typisk en sammenhængende kæde: kravet til rollen, den uddannelse, der er givet på baggrund af kravet, en vurdering af forståelsen og en dateret registrering, der knytter det hele til en navngiven person.
I praksis betyder det fire ting per registrering. For det første kompetencekravet, som udspringer af jobbet eller den proces, det understøtter. For det andet uddannelsens indhold og dato for gennemførelse, herunder hvem der deltog. For det tredje et resultat af en vurdering, for eksempel en beståelsesgrænse eller en godkendelse under opsyn. For det fjerde en dato for gennemgang eller opfriskning, fordi kompetence kan blive forældet, når procedurer ændrer sig.
Hvor ad hoc-onboarding ofte kommer til kort
Uddannelsesregistreringer løber ofte ind i de samme problemer. Dokumentationen ligger spredt i mails, på et fælles drev og i et regneark, og så er det svært at fremvise et samlet billede på forlangende. Datoer kan komme i uorden, så en godkendelse ser ud til at ligge før den procedure, den dækker. Nogle registreringer viser gennemførelse, men ingen vurdering, og så er forståelsen ikke dokumenteret. Og det kan være uklart, hvem der sidst har gennemgået uddannelsen op mod den gældende version af arbejdsinstruktionen.
Den slags huller er almindelige, og de kan undgås. De opstår som regel, fordi onboarding bliver behandlet som en opgave, der skal overstås, i stedet for en registrering, der skal bevares. En praktisk løsning er at designe registreringen, inden du gennemfører uddannelsen, i stedet for at samle den bagefter.
Sådan opbygger du dokumentation, der holder
Tag udgangspunkt i rollen. List de kompetencer, hver rolle kræver, og knyt hver enkelt til et dokument, en procedure eller en regulering. Det kort er den rygrad, en auditor kan følge. Knyt derefter uddannelse, vurdering og godkendelse til kortet, så hvert krav har dokumentation bag sig.
Hold registreringerne uforanderlige, og forsyn dem med tidsstempel. En registrering, du kan redigere bagefter, kan en auditor stille spørgsmål ved. Gem den version af proceduren, personen blev uddannet i. Når proceduren så ændrer sig, kan du finde ud af, hvem der skal genopdrages, og bekræfte, hvem der var kompetent i hvilken version.
Fastsæt intervaller for opfriskning, og lad systemet gøre opmærksom på dem. En registrering uden en dato for gennemgang kan blive forældet, uden at nogen opdager det. Vores QMS-funktionalitet er struktureret efter ISO 9001, som behandler kompetence som et styret input til proceskvalitet og ikke som en engangshændelse. Du kan læse mere i vores oversigt over ISO 9001-QMS og se, hvordan kundedata holdes adskilt i vores model for dataisolering.
Hvor data ligger
Uddannelsesregistreringer er personoplysninger, så hosting og isolering har betydning både for din audit og for dine forpligtelser i forhold til databeskyttelse. ComplyTrain hoster i AWS eu-central-1 (Frankfurt). Hver kunde er isoleret efter silo-modellen: schema-per-tenant, Cognito-pool-per-tenant og bucket-per-tenant. Dine registreringer ligger i dit eget schema, din egen user pool og din egen storage bucket, ikke sammenblandet med en anden organisations data.
En kort tjekliste
Inden din næste audit bør du bekræfte fire ting for en stikprøve af roller. Et: hver rolle har et dokumenteret kompetencekrav. To: hvert krav har uddannelse knyttet til sig, med deltagelse registreret. Tre: hver uddannelsesregistrering har et dateret resultat af en vurdering. Fire: hver registrering har en dato for gennemgang og den version af proceduren, den bygger på. Mangler bare én af de fire, viser registreringen aktivitet, men dokumenterer endnu ikke kompetence.
Vil du se, hvordan disse registreringer opbygges og samles ét sted, så book en gennemgang af ComplyTrain og tag en rolle med, du vil teste den på.