Розсилка
Випуск 01: дотримуватися, відповідати, бути сертифікованим
Різниця, яка вирішує тендери, і які докази насправді потрібні на кожному рівні.
Це перший випуск розсилки ComplyTrain. Кожен другий четвер: одна думка, варта вашого часу, і матеріали, що за нею стоять, для тих, кому треба змусити систему управління працювати, а не описувати її.
Ми починаємо з трьох слів, бо вони спричиняють у тендерній документації більше клопоту, ніж будь-які інші.
Ці три слова не синоніми
Покупець вписує у вимогу «відповідає ISO 9001». Постачальник відповідає «ми працюємо за ISO 9001». Обидві сторони йдуть із зустрічі в переконанні, що домовилися, і жодна не перекручує власного речення. Розрив випливає через місяці, коли хтось просить номер сертифіката.
Дотримуватися
Ви прочитали стандарт і використовуєте його як настанову. Ваші процеси схожі на те, чого він вимагає. Немає зовнішньої заяви й немає обовʼязку доказу понад ваше власне судження. Це цілком легітимна позиція, і саме з неї починає більшість організацій.
Відповідати
Ви виконуєте вимоги і можете це показати. Друга половина цього речення і є несучою. Відповідність, яку ви не можете довести, зовні не відрізняється від простого дотримання стандарту - а зовні стоїть саме ваш клієнт.
Бути сертифікованим
Акредитований орган із сертифікації провів ваш аудит і видав сертифікат. Це єдиний із трьох рівнів, який третя сторона прийме без власної перевірки, і єдиний, що приходить із терміном дії та наглядовими аудитами.
Що це змінює у тендерній пропозиції
Якщо вимога просить відповідності, а ви лише дотримуєтеся стандарту, скажіть це прямо і опишіть свій шлях. Покупці дискваліфікують через розбіжність набагато частіше, ніж через сам розрив.
- Прочитайте, чого вимога справді просить: настанови, доведеної відповідності чи номера сертифіката.
- Якщо ви заявляєте про відповідність, визначте заздалегідь, які записи ви б надали - і перевірте, чи змогли б надати їх уже цього тижня.
- Якщо вимагається сертифікація, сприймайте графік як накопичення доказів, а не як паперову роботу. Саме це визначає календар.
Ми розписали обидві сторони докладніше: дотримуватися, відповідати, бути сертифікованим та як відбувається сертифікація.
Також варто прочитати
- Дотримання, відповідність, сертифікація: що насправді означають ці три слова
Дотримання», «відповідність» і «сертифікація» описують три різні рівні зобов'язань, витрат і ринкової цінності. Докладний посібник із прикладами для всіх, хто починає працювати з формальною відповідністю.
- Як відбувається сертифікація: шлях від рішення до сертифіката, крок за кроком
Шлях новачка через процес сертифікації: аналіз розбіжностей, побудова системи, аудити Stage 1 і Stage 2, отримання сертифіката та цикл наглядових аудитів, який його підтримує.
- Внутрішні, зовнішні, аудити другою стороною: перевірки, від яких залежить відповідність вимогам - і контракти
Три види аудиту відповідності - внутрішній, сертифікаційний та аудит другою стороною (з боку клієнта): що вимагає кожен із них, на що звертають увагу аудитори і як їхні висновки впливають на контракти та тендери.