Nyhedsbrev
Nummer 01: Følger, efterlever, certificeret
Den skelnen, der afgør udbud, og hvilken dokumentation hvert niveau faktisk kræver.
Dette er første nummer af ComplyTrains nyhedsbrev. Hver anden torsdag: én idé, der er din tid værd, og læsningen bag den - til dem, der skal få et ledelsessystem til at virke frem for at beskrive det.
Vi begynder med tre ord, fordi de skaber flere problemer i udbudsmateriale end nogen andre.
De tre ord er ikke synonymer
En køber skriver „ISO 9001-efterlevelse“ ind i et krav. En leverandør svarer „vi arbejder efter ISO 9001“. Begge parter forlader mødet i troen på, at de blev enige, og ingen af dem fordrejer deres egen sætning. Hullet viser sig måneder senere, når nogen beder om et certifikatnummer.
Følger
I har læst standarden og bruger den som vejledning. Jeres processer ligner det, den beder om. Der er ingen udadvendt påstand og ingen dokumentationspligt ud over jeres egen vurdering. Det er et legitimt sted at være, og det er der, de fleste organisationer starter.
Efterlever
I opfylder kravene, og I kan vise det. Anden halvdel af den sætning er den bærende. Efterlevelse, I ikke kan dokumentere, kan ikke skelnes fra blot at følge standarden, set udefra - og udefra er præcis der, jeres kunde står.
Certificeret
Et akkrediteret certificeringsorgan har auditeret jer og udstedt et certifikat. Det er det eneste af de tre, en tredjepart accepterer uden selv at undersøge jer, og det eneste, der kommer med en udløbsdato og opfølgende audits.
Hvad det ændrer i et udbudssvar
Hvis et krav beder om efterlevelse, og I følger standarden, så sig det ligeud og beskriv jeres vej derhen. Købere diskvalificerer langt oftere for uoverensstemmelsen end for hullet.
- Læs hvad kravet faktisk beder om: vejledning, dokumenteret efterlevelse eller et certifikatnummer.
- Hvis I hævder efterlevelse, så beslut på forhånd, hvilke optegnelser I ville fremlægge - og tjek, at I kunne fremlægge dem i denne uge.
- Hvis certificering er kravet, så se tidsplanen som opsamling af dokumentation frem for papirarbejde. Det er det, der sætter kalenderen.
Vi har skrevet begge sider af det ud i længere form: følger, efterlever, certificeret og sådan fungerer certificering.
Også værd at læse
- Følger, compliant, certificeret: hvad de tre ord faktisk betyder
"Følger", "i overensstemmelse med" og "certificeret" beskriver tre forskellige niveauer af forpligtelse, omkostning og markedsværdi. En grundig guide med eksempler til dig, der er ny inden for formel compliance.
- Sådan foregår certificeringen: vejen fra beslutning til certifikat, trin for trin
En gennemgang af certificeringsprocessen for dig, der prøver det første gang: gap-analyse, opbygning af systemet, Stage 1- og Stage 2-audit, selve certifikatet og den løbende overvågning, der holder det ved lige.
- Interne, eksterne og andenparts: de audits, der afgør compliance - og kontrakter
De tre typer audit - intern audit, certificeringsaudit og kundens audit hos leverandøren: hvad hver type kræver, hvad auditorer ser efter, og hvordan resultaterne påvirker kontrakter og udbud.