Newsletter
Numéro 01 : s'inspirer, se conformer, être certifié
La distinction qui décide des appels d'offres, et les preuves que chaque niveau exige réellement.
Voici le premier numéro de la lettre d'information ComplyTrain. Un jeudi sur deux : une idée qui vaut votre temps, et les lectures qui la sous-tendent, pour celles et ceux qui doivent faire fonctionner un système de management plutôt que le décrire.
Nous commençons par trois termes, parce qu'ils créent plus d'ennuis dans les dossiers d'appel d'offres que tous les autres.
Ces trois termes ne sont pas synonymes
Un acheteur inscrit « conforme à l'ISO 9001 » dans une exigence. Un fournisseur répond « nous travaillons selon l'ISO 9001 ». Les deux parties quittent la réunion en croyant s'être entendues, et aucune ne dénature sa propre phrase. L'écart apparaît des mois plus tard, quand quelqu'un demande un numéro de certificat.
S'inspirer
Vous avez lu la norme et vous l'utilisez comme guide. Vos processus ressemblent à ce qu'elle demande. Il n'y a aucune affirmation vers l'extérieur ni aucune obligation de preuve au-delà de votre propre jugement. C'est une position légitime, et c'est là que commencent la plupart des organisations.
Se conformer
Vous satisfaites les exigences, et vous pouvez le montrer. La seconde moitié de cette phrase est celle qui porte. Une conformité que vous ne pouvez pas prouver ne se distingue pas, vue de l'extérieur, du simple fait de s'inspirer de la norme - et l'extérieur, c'est exactement là où se tient votre client.
Être certifié
Un organisme de certification accrédité vous a audité et a délivré un certificat. C'est le seul des trois qu'un tiers acceptera sans vous inspecter lui-même, et le seul qui s'accompagne d'une date d'expiration et d'audits de surveillance.
Ce que cela change dans une réponse à un appel d'offres
Si une exigence demande la conformité et que vous en êtes à vous inspirer de la norme, dites-le clairement et décrivez votre trajectoire. Les acheteurs écartent bien plus souvent pour l'incohérence que pour l'écart lui-même.
- Lisez ce que l'exigence demande vraiment : des lignes directrices, une conformité prouvée, ou un numéro de certificat.
- Si vous revendiquez la conformité, décidez à l'avance quels enregistrements vous produiriez - et vérifiez que vous pourriez les produire cette semaine.
- Si la certification est exigée, traitez le calendrier comme une accumulation de preuves plutôt que comme de la paperasse. C'est cela qui fixe les délais.
Nous avons développé les deux aspects plus longuement : s'inspirer, se conformer, être certifié et comment fonctionne la certification.
À lire également
- Suivre, se conformer, être certifié : ce que ces trois mots signifient réellement
« Suivi », « conforme » et « certifié » décrivent trois niveaux différents d'engagement, de coût et de valeur sur le marché. Un guide détaillé, avec des exemples, destiné à toute personne qui aborde la conformité formelle.
- Comment fonctionne la certification : les étapes, de la décision au certificat
La certification pas à pas, pour une première demande : analyse des écarts, construction du système, audits d'étape 1 et d'étape 2, obtention du certificat et cycle de surveillance qui le maintient.
- Audits internes, externes, seconde partie : les audits qui décident de la conformité - et des contrats
Les trois types d'audit de conformité : audit interne, audit de certification et audit client (seconde partie) Ce que chacun exige, ce que recherchent les auditeurs et comment les constats influent sur les contrats et les appels d'offres.