Hvad forsvarsleverandører faktisk kontrollerer i en leverandøraudit

En leverandøraudit fra en forsvarshovedleverandør er ikke en samtale. Det er en struktureret gennemgang af dokumenteret bevismateriale. Auditoren møder op med en tjekliste, en scoringsmatrix og et begrænset tidsvindue. De er ikke interesserede i mundtlige forsikringer eller løfter om fremtidige forbedringer. De vil se registreringer: styrede, søgbare og sporbare. Denne artikel beskriver det bevismateriale, en hovedleverandør eller forsvarskøber typisk forventer, og forklarer, hvordan en lille leverandør kan forberede sig uden en fuldtidsafdeling for kvalitet.

Dokumentstyring: Det første, de åbner

Dokumentstyring er næsten altid det første område, en auditor gennemgår. Årsagen er enkel: hvis jeres dokumenter ikke er styrede, kan intet andet i jeres kvalitetsledelsessystem stoles på. Auditorer tjekker følgende:

En masterliste (eller et register) over styrede dokumenter, der viser dokument-ID, titel, revisionsniveau, godkendelsesansvar og ikrafttrædelsesdato. Bevis for, at forældede revisioner fjernes fra anvendelsesstederne eller tydeligt markeres som erstattede. En defineret godkendelsesproces, hvilket betyder, at hvert dokument har en navngiven person (eller rolle) med ansvar for gennemgang og frigivelse. Distributionsregistreringer eller en adgangskontrolmekanisme, der viser, at den korrekte revision når frem til de personer, der har brug for den.

Typiske fejl omfatter umærkede Word-filer på delte drev, dokumenter uden revisionshistorik og procedurer, som medarbejderne aldrig har set. Hvis I arbejder i et lille team, kan et velstruktureret mappehierarki med navngivningskonventioner (for eksempel PRO-007_Rev-C_Soldering-Procedure.pdf) opfylde kravet. Men navngivning alene er ikke nok: I har brug for et register, der binder hvert dokument til dets aktuelle revision og dets godkendelsesregistrering.

ComplyTrains QMS-modul er struktureret omkring kravene i ISO 9001, herunder dokumentstyring med revisionssporing og godkendelsesarbejdsgange. Har du brug for et udgangspunkt, kan du se vores oversigt på /product/qms.

Sporbarhed: At følge tråden fra ordre til levering

Forsvarsarbejde indebærer næsten altid krav om sporbarhed. Auditoren udvælger en færdig genstand (eller et parti) og sporer den baglæns. De vil se:

Indkøbsordre- eller kontraktreference knyttet til jobbet. Materialecertifikater ved modtagelse (mill certs, certificates of conformance) matchet med det specifikke lot eller parti. Registreringer af inspektion under processen knyttet til produktionsordren. Registreringer af slutinspektion eller test. Pakke- og forsendelsesregistreringer, herunder eventuel kundekrævet mærkning eller etikettering.

Auditoren kan også spore forlæns: med udgangspunkt i et råmaterialecertifikat, kan I vise, hvilke færdige genstande det endte i? Det er tilbagekaldelsesscenariet. Hvis svaret er 'vi ville skulle lede alt igennem', er det et afvig.

For en lille leverandør kræver sporbarhed ikke et enterprise resource planning-system. Det kræver en konsekvent jobnummerkonvention og disciplinen til at knytte hver registrering (inspektion, materialecertifikat, testresultat) til det jobnummer. En mappe pr. job, fysisk eller digital, med en tjekliste over de påkrævede registreringer indeni, er en praktisk tilgang.

Korrigerende og forebyggende handlinger: At bevise, at I lærer af fejl

Auditorer beder om at se jeres log over korrigerende handlinger. De tjekker tre ting. For det første, at afvig (interne kasseringer, kundeklager, auditfund) registreres, ikke bare rettes og glemmes. For det andet, at der udføres rodårsagsanalyse, ikke en beskrivelse på én linje som 'operatørfejl'. For det tredje, at effektiviteten verificeres: efter at I har implementeret en rettelse, gik I så tilbage og bekræftede, at problemet ikke gentog sig?

Et almindeligt auditspørgsmål er: 'Vis mig jeres seneste tre korrigerende handlinger.' Hvis I ikke kan fremlægge dem, eller hvis hver rodårsag er anført som 'menneskelig fejl' uden systematisk undersøgelse, registrerer auditoren et afvig. Forsvarshovedleverandører ser en moden proces for korrigerende handlinger som en indikator for leverandørpålidelighed. De ved, at enhver leverandør har problemer. De vil se, at I håndterer dem.

Små leverandører kæmper ofte her, fordi korrigerende handlinger lever i e-mailtråde eller mundtlige samtaler. En simpel log (regneark eller database) med felter for beskrivelse, rodårsag, inddæmningshandling, korrigerende handling, ansvarlig person, måldato og verifikation af effektivitet vil tilfredsstille de fleste auditorer. Vores standardvejledning på /standards/iso-9001 skitserer kravene til korrigerende handlinger, der kortlægges direkte til det, hovedleverandørerne forventer.

Kompetenceregistreringer: Kan I bevise, at jeres folk er kvalificerede?

Auditoren beder om at se kompetenceregistreringer for personale, der udfører kritisk arbejde. Dette omfatter (men er ikke begrænset til):

Uddannelsesregistreringer, der viser, at hver enkelt person er blevet oplært i de specifikke procedurer, der er relevante for deres rolle. Kvalifikationsregistreringer for særlige processer (svejsecertificeringer, loddekvalifikationer, NDT-operatørcertificeringer), hvor det er relevant. Bevis for, at oplæring genopfriskes med definerede intervaller, ikke en engangshændelse fra 2017. Registreringer af introduktionsoplæring, herunder kendskab til kvalitetspolitikken og eventuelle kundespecifikke krav.

Auditorens tilgang er som regel at udvælge en person på produktionsgulvet, tjekke hvilke procedurer der gælder for deres arbejde og derefter lede efter uddannelsesregistreringen. Hvis registreringen ikke findes, eller hvis kvalifikationen er udløbet, er det et afvig.

For en lille leverandør er en kompetencematrix (en tabel, der lister personale op mod krævede kompetencer, med datoer for gennemførelse og næste gennemgang) tilstrækkelig. Matrixen skal vedligeholdes, hvilket betyder, at når nogen skifter rolle, eller når en procedure revideres, opdateres uddannelsesregistreringerne.

Kalibrering og udstyrsstyring

Hvis jeres arbejde involverer måling (og i forsvar gør det næsten altid), tjekker auditoren jeres kalibreringsregistreringer. De vil se et kalibreringsregister, der lister alt måleudstyr, kalibreringsintervaller, kalibreringsstatus og identiteten på kalibreringsleverandøren. De verificerer, at kalibreringscertifikater er sporbare til nationale eller internationale standarder. De kan udvælge et måleinstrument fra produktionsgulvet og bede jer om at fremlægge dets kalibreringsregistrering på stedet.

Ukalibreret udstyr fundet i brug er et alvorligt afvig. Hvis et måleinstrument var forfaldent til kalibrering og blev brugt til at godkende produkter i den periode, kan auditoren kræve, at I tilbagekalder eller reinspicerer de produkter. Mærk jeres udstyr tydeligt (kalibreringsmærkat med forfaldsdato), adskil udstyr, der er taget ud af drift, og hold certifikater tilgængelige.

Ledelsens gennemgang og intern audit

Forsvarshovedleverandører forventer bevis for, at ledelsen gennemgår kvalitetssystemet med definerede intervaller. Referater eller registreringer af ledelsens gennemgangsmøder bør dække: auditresultater, kundefeedback, procespræstation, status på korrigerende handlinger og ressourcebehov. Auditoren tjekker, at ledelsen er aktivt involveret, ikke at kvalitet er uddelegeret fuldstændigt til én person uden beføjelser.

Interne audits forventes ligeledes. I har brug for en tidsplan, gennemførte auditrapporter og bevis for, at fund fra interne audits fødes ind i processen for korrigerende handlinger. Hvis I er en virksomhed med fem personer, kan I stadig gennemføre interne audits. Kravet er, at auditoren er uafhængig af den aktivitet, der auditeres (produktionslederen kan auditere indkøb og omvendt).

Sådan forbereder en lille leverandør sig uden en kvalitetsafdeling

De fleste små leverandører i forsvarsforsyningskæden har ikke en dedikeret kvalitetschef. Ejeren, driftslederen eller en erfaren tekniker bærer kvalitetsansvaret ved siden af deres primære rolle. Det forstår auditorer. Det, de ikke vil acceptere, er fraværet af et system.

Forberedelse koger ned til fire trin. For det første: byg et register over jeres styrede dokumenter og verificer, at hvert dokument har en aktuel revision, en godkendelse og en distributionsmetode. For det andet: udvælg tre gennemførte jobs og test jeres egen sporbarhed: kan I følge hvert enkelt fra ordre til levering med et komplet sæt registreringer? For det tredje: gennemgå jeres log over korrigerende handlinger og bekræft, at hver post har en rodårsag, en defineret handling og et verifikationstrin. For det fjerde: bekræft, at kompetenceregistreringer (kompetencematrix, kvalifikationscertifikater, kalibreringsregistreringer) er aktuelle og kan hentes frem inden for minutter.

En QMS-platform struktureret omkring ISO 9001 kan erstatte det kludetæppe af regneark, delte drev og arkivskabe, som de fleste små leverandører er afhængige af. ComplyTrain leverer dokumentstyring, sporing af korrigerende handlinger og administration af uddannelsesregistreringer i ét system, hostet i AWS eu-central-1 (Frankfurt) med isolation via schema-per-tenant, Cognito-pool-per-tenant og bucket-per-tenant. Vil du se, hvordan det kortlægges til tjeklisten ovenfor, kan du anmode om en gennemgang på /product/qms.