AAP-56 - оформлення військової кореспонденції

Що це таке

AAP-56 - це Allied Administrative Publication NATO про військову кореспонденцію. Це внутрішній довідник зі стилю: як оформлюють, адресують і завершують лист, меморандум чи інший документ військової кореспонденції, а не технічна чи якісна вимога, яку впроваджує хтось поза ланцюгом підготовки кореспонденції NATO. Будь-який документ ділиться на три частини - шапку, основний текст і закінчення - і публикація розкриває, що має містити кожна.

Кого документ справді зобов'язує

Документ адресований «автору кореспонденції» та «офісу, що готує кореспонденцію» - тому елементу військового персоналу NATO або національних сил, який готує, підписує та видає лист. Це внутрішня адміністративна аудиторія, а не постачальник, виробник чи підрядник: слово «постачальник» у тексті не з'являється, і жодного договірного механізму документ не визначає. Зобов'язання походить через STANAG 2630: «Згоду країн використовувати цю публикацію зафіксовано в STANAG 2630.» Країна ратифікує STANAG і впроваджує його через власні національні та командні інструкції, а не через договір із замовником. Редакція перед вами, Edition A, Version 1, promulgated у березні 2018 року і «набуває чинності з моменту отримання», без попередньої редакції, яку вона замінює.

Шапка, основний текст і закінчення

Шапка листа «завжди має містити, з урахуванням вимог безпеки» назву та адресу офісу підготовки, ім'я, звання, електронну пошту та телефон контактної особи, дату у форматі день-місяць-рік, ідентифікаційну посилання, тему та адресата - точне розташування необов'язкове, якщо кожен елемент «легко розпізнати». У основному тексті абзаци нумерують, коли їх два або більше; підпункти йдуть фіксованою послідовністю літер, цифр і рівнів у дужках; кореспонденцію можуть ділити на Parts або Sections з літерами чи цифрами, а нумерація абзаців триває без розриву. Закінчення завжди містить блок підпису - власноручний підпис з іменем і званням підписанта - і, якщо підписант не є уповноваженою особою з шапки, рядок на кшталт «for», «by delegation» або «by direction».

Нумерація сторінок, шрифти та оформлення

Односторінковий лист і перша сторінка багатосторінкового не нумеруються; наступні сторінки мають арабські цифри; сторінки додатків завжди нумерують від «A - 1», додатки до annex - аналогічно. Arial або Times New Roman «переважні, але можуть визначатися командною або національною практикою», розмір 10 - 12 пунктів. Дефіси вживають «обережно» - нерівний правий край кращий за перенесене слово, слово ніколи не переносять на кінець сторінки - поля задають національні або командні інструкції, AAP-32 названо безпосередньо для форматів Letter і A4.

Додаткові документи, таблиці та посилання

Annexes «розширюють або пояснюють батьківський документ», літерами підряд від A; appendices те саме для annex, нумерація від 1 у межах кожного. Enclosures - повні документи, що додають до кореспонденції; кожен додатковий документ перелічують і ідентифікують у шапці або закінченні. Рядки таблиці мають порядковий номер, стовпці позначають літерами, щоб поправка могла вказати точну комірку. Посилання на інший лист містить офіс походження, ідентифікаційну посилання, тему та дату; уривок з документа ідентифікують «за номерами розділу, статті та абзацу в оригіналі, за потреби, але ніколи за номерами сторінок», які лишаються чинними навіть якщо переклад або перевидання змінює пагінацію.

Скорочення та акроніми

Вони «зазвичай не вживаються у військовій кореспонденції за цим agreement, якщо її циркулюють між Allied Forces.» Якщо скорочення все ж уживають, при першій появі слова пишуть повністю, а скорочення або акронім - у дужках; AAP-15, власний глосарій скорочень NATO, визначає, які вже закріплені. Загальні міжнародні скорочення на кшталт mm, ft і kg не заборонені.

Як це перевіряють

Ніхто не оцінює кореспонденцію за AAP-56 через сертифікацію, аудит чи договірну схему відповідності - документ нічого такого не називає. Гриф секретності «має бути проставлений згідно з регламентом офісу, що готує кореспонденцію», а все, чого публикація не охоплює, «на розсуд автора кореспонденції». Правильність тут - питання того, чи офіс походження, а зрештою команда чи країна, дотримуються власних інструкцій і цього формату, а не перевірки третьою стороною.

Стандарти, на які він посилається

• AAP-32Довідково

Інші стандарти в темі «Сухопутні операції»

• AAITP-02AAITP-02 етикетка відстеження активів NATO та символи штрихкодів
• AJP-3.2AJP-3.2 - доктрина сухопутних операцій
• AJP-3.18AJP-3.18 - забезпечення операцій знешкодженням вибухонебезпечних предметів
• AJP-3.22AJP-3.22 Об'єднана союзна доктрина зі стабілізаційної поліцейської діяльності
• AMovP-06AMovP-6 директива щодо багатомодального перевезення небезпечних вантажів
• APersP-01APersP-01 коди НАТО для ступенів військового персоналу