Мови
Робота з відповідністю мовою, якою справді спілкується ваша команда
ComplyTrain працює дев'ятьма мовами. Агенти готують вашу документацію тією мовою, якою ведеться робота. Не англійською, яку хтось муситиме перекладати перед аудитом.
Мова - це питання відповідності, а не вподобань
Задокументована інформація існує, щоб нею користувалися. ISO 9001 вимагає, щоб вона була доступною і придатною до використання саме там, де виконується робота. Простіше кажучи, людина, яка діє за робочою інструкцією, має бути здатна її прочитати. Якщо процедура існує лише англійською, а на заводі працюють польською, її пояснюють усно, а потім виконують з пам'яті. Документ під контролем. Практика - ні.
Та сама прогалина відкривається під час аудиту. Аудитор працює мовою аудиту. Коли система якості веде документацію англійською, а аудит іде іспанською, хтось за тиждень до нього вручну перекладає весь пакет. Такий переклад не має версії, його ніхто не переглядав, і з кожним циклом він дедалі більше розходиться з контрольованим оригіналом. Саме це розходження й фіксують у висновках. Це постійне джерело зауважень, яке жодним чином не пов'язане з якістю самої системи.
Більшість програм для управління відповідністю вирішує це перекладом власних кнопок і меню. Це допомагає тому, хто натискає кнопки. Але нічого не дає документу, який вони створюють, а саме його читає аудитор.
Що працює вашою мовою
Три речі потрібно локалізувати, щоб мова перестала бути ризиком для відповідності. Більшість інструментів роблять лише перше.
Інтерфейс
Меню, поля, черги на перевірку та системні повідомлення - усіма дев'ятьма мовами. Людина працює тією мовою, якою думає. Саме це відрізняє систему, якою користуються, від тієї, яку обходять.
Документи, які складають агенти
Процедури, політики та записи створюються мовою тієї людини, якій належить робота. Немає англійського оригіналу, до якого потім прикручують переклад, а отже, немає й другої версії, яка могла б розійтися з першою.
Журнал погоджень
Рецензії, погодження та запис про те, хто що прийняв, залишаються прив'язаними до документа цією мовою. Аудитор читає саме ті докази, які створила ваша команда.
Дев'ять мов
ComplyTrain працює англійською, данською, німецькою, іспанською, фінською, французькою, польською, шведською та українською.
Кожен користувач сам обирає свою мову. Вибір належить окремій людині, а не всій організації. Тож данський менеджер з якості та польський керівник виробництва працюють в одній системі, з одними й тими самими контрольованими документами - кожен своєю мовою.
Одна система, кілька країн
Групи компаній, що працюють у різних країнах, зазвичай приходять до одного з двох варіантів, і обидва коштують дорого. Або кожна дочірня компанія веде власну систему якості, і материнська компанія не бачить зведеної картини. Або група веде одну систему англійською, а кожен майданчик тримає неофіційну перекладену копію для тих, хто виконує роботу.
Другий варіант трапляється частіше і несе більше ризиків. Саме неофіційна копія лежить у цеху. І саме вона застаріває.
Єдина система, яка створює документи мовою кожного майданчика, усуває причину, через яку взагалі з'являється тіньова копія. Контрольований документ і документ, яким користуються, - це той самий документ. Подивіться, як це працює разом із контролем документів та системою якості за структурою ISO 9001, або ознайомтеся зі стандартами, які ми підтримуємо.
Вибір мови
Кожен обирає власне налаштування, і воно одне.
Мова меню налаштовується для кожного користувача окремо, а не для всієї організації. Менеджер з якості з Данії і керівник виробництва з Польщі відкривають той самий контрольований документ в одній системі, і кожен читає його своєю мовою.
Тут варто розрізняти три речі, бо це три окремі рішення. Мова інтерфейсу - це саме це меню. Мова, якою складають документ, залежить від роботи, яку цей документ регулює. А перекладений документ залишається машинним результатом, доки його не перегляне людина. Це окремий етап перевірки з конкретним відповідальним, а не щось, що система тихо позначає завершеним сама.
- Дев'ять мов інтерфейсу, кожен обирає свою
- Мова документа залежить від роботи, а не від облікового запису
- Перш ніж затвердити переклад, його перевіряє людина.
Поширені запитання
Чи потрібно обирати одну мову для всієї організації?
Ні. Мова налаштовується для кожного користувача окремо. Група компаній з майданчиками в кількох країнах працює за єдиною системою якості, а кожен співробітник читає та працює своєю мовою.
Що робити, коли аудитор працює іншою мовою, ніж мова майданчика?
Документ зберігається тією мовою, якою його було створено, разом з історією перегляду та затвердження. Якщо аудит вимагає іншої мови, документ готують нею в межах того самого контрольованого процесу, а не перекладають неофіційно поза системою.
Чи перекладає ComplyTrain документи з англійської автоматично?
Ні. Агенти пишуть одразу цільовою мовою, а не перекладають готовий текст. Це важливо: перекладена процедура успадковує будову речень вихідної мови, а документацію з відповідності уважно читають люди, які її не складали.
Де зберігаються дані?
У ЄС. ComplyTrain працює в AWS eu-central-1 (Франкфурт). Дані кожного клієнта ізольовані за моделлю silo: для кожного орендаря окрема схема, окремий пул користувачів Cognito та окремий кошик сховища. Підтримка мов не впливає на місце зберігання даних.